大事记在现代档案管理中的作用

徐文凌

中华文明五千年，中华民族的历史源远流长，据史料记载最早的大事记可以追溯到文字产生之前，秦始皇年代，当时人们采用结绳、刻契，在竹子、木头、甲骨上刻道道或刻一定的符，来记载发生的重要事件。今天，人类社会飞速发展，科技日新月异，人工智能遍地开花，推动着档案管理的信息化进程。大事记作为档案编研工作的重要内容，承载着社会记忆，发挥着回顾和记载的简史作用，是档案信息资源开发利用的重要编写方法。

那么，我们就从大事记的概念、编写方法和要求三个方面先来谈一谈大事记。

1 什么是大事记

大事记是按照时间顺序，简略地记述一个地区、一个机关、一个专题、一个历史阶段发生的重大事件的参考资料。它是用简要的文字，系统地、扼要地记述一定人物、事件、机构等方面的重要活动和发展变化情况。

大事记的格式单一、固定，由标题和主体两部分组成。标题主要有这样几种形式：

1）由制文单位、事由和文种构成，如《中国医学大事记》;

2）由制文单位和文种构成，如《××人民政府大事记》;由事由和文种构成，如《改革开放40年中国科学技术发展大事记》;

3）由制文单位、时间和文种构成，如《××市人民政府八月份大事记》等。

主体一般由时间和事件两部分组成。时间按年、月、日的顺序依次排列;每件大事年、月、日齐备。对时间不确切的事件，应尽力进行考证，大事记条款，严格按照大事发生的先后顺序排列，先排有确切日期的大事，后排接近准确日期的大事，日期不清者附于月末，月份不清者附于年末。事件是指重要工作活动和重大事件。具体内容包括以下几个方面：党和国家方针政策贯彻执行中所产生的重大反响和出现的重大问题;机构设置、体制变动、重要人事调动等机构和组织变动情况;重要会议和重大活动，包括内务和外事活动;上级到该地区、本部门参加重大活动，或检查、指导工作并作出重大决策或重要部署、指示等;该地区、本部门的重要工作或重大事件等。

2 编写大事记的方法

参考国内资料，大事记编写一般采用以编年体为基础，辅之以纪事本末体的方法。

1）编年体。按照年、月、日记录，即时间顺序编写，脉络清楚。以时间为经，以史事为纬，反映历史发展的脉络，记事简明扼要。但缺点是不能集中叙述和反映事件之间的联系和事态发展的客观规律。

2）分类编年体。在以时间记述的基础上，把事件分为诸如医疗、文化、教育、科技等各个专题。

3）记事本末体。即编年与记事本末相结合，是除了兼取编年体之长，又以事件为纲，按事列目，独立成篇。

4）大事年表与编年体大事记结合体。大事年表与编年体大事记与方志大事记的功能较为接近。大事年表对大事记述要素不全，过于简单，如果大事年表补充记述要素，就成了编年体大事记。因此，二者结合编写效果更好。

3 编写大事记的基本要求

编写大事记是要供人阅读、参考，还要为编写历史、修志提供重要线索和参考依据。为此，必须把它写成观点正确、内容充实、真实可靠、用语确切的材料。

3.1 内容要真实

1）大事记的材料来源一定要真实可靠，要有依据。如单位档案室归档的材料，上级部门发出的正式文件，召开的各种会议材料、开展的各项活动材料，以及日志所记录的事件等。

2）编写大事记时，在核准材料的准确性后如实编写，切忌虚假、夸张，不能随意加进编者的主观见解，更不允许歪曲事实。

3.2 时间要准确

1）所记载的大事的时同定要与事件发生、发展的时间一致，大事发生的时间，一律使用阿拉伯数字书写;一般应写明年月日，年份均用全数（如“2019年不得写成19年”），必要时要写明日期，特殊情况根据需要应写明时分。

2）大事记的时间切忌用最近、近日、月初、月末、上旬、中旬、下旬”等这些不确切的时间表述。大事记的时限比较长，应写明事件的起始时间。

3.3 文字要简要

编写大事记文字不要冗长，只要能给读者一目了然的梗概就行。要做到事件的内容完整，语言表述简练准确。如一个标题能反映事件的主要内容，就采用标题即可。如反映不了内容的，则必须稍加补充。

4 大事记在档案管理中的作用

大事记是党政机关、企事业单位、社会团体记载自己重要工作活动或自己辖区所发生的重大事件的一种应用文体。作为一种公务文书，大事记忠实地记载着一个地区、一个部门的重要工作活动和重大事件，因此，它首先可以为本地区、本部门的工作总结、工作检查、工作汇报、工作统计和上级机关掌握面上情况提供系统的、轮廓性的材料。其次，大事记具有史料价值，可以录以备查的作用。当前随着互联网的发展和自媒体的遍地开花，大事记的作用已经不仅仅局限在某个单位和部门，共享资源、共享信息放大了它在档案管理中的作用。

第一，加强信息搜集汇编成册。在信息搜集上建议“广征博采，宁多勿漏”，随时记录和搜集本地区、本部门所发生的大事，实事求是地把事件的发生、发展过程和背景记载下来，拥有丰富详实的资料。年终整理成为本年度的大事记，为若干年后提供真实可靠的历史资料。同时，大事记犹如一粒粒珍珠，串联记忆，丰富了档案内容，有效地提高了档案信息的利用。

第二，实现资源共享服务社会。大事记因其篇幅简短，内容干练，是各级各类档案馆（室）中最实用的一种编研材料。各类史志的基础材料都是来源于大事记，参考取材离不開大事记。比如，在改革开放四十年成就展中，重大活动、重大项目、重要成绩和数据应有尽有，这说明对大事记信息的深度加工分类和信息资源的对外开放方便查阅。随着网络的发达和自媒体时代的到来，发挥优势，广开源头，全方位，新理念，把大事记工作做深、做细、做实，畅通档案信息平台，实现资源共赢共享，提高档案工作的服务质量。

第三，培养专业人才建立可靠队伍。编写大事记应按照历史唯物主义的观点，实事求是的原则，尊重客观历史和事实，这就需要挑选政治可靠、人品端正、工作认真的素质较高的工作人员，因此，加大从事档案工作人员的教育和培养力度，定期开展专业知识的培训学习，着力打造与新时代新阶段相适应的档案人才队伍十分重要。当今的档案工作在创新中谋求发展，档案的内涵和外延不断充实丰富，这些都要依靠人才的保障。所以，加快人才队伍建设，满足工作需要已成为当务之急。

参考文献

[1]徐晶.浅谈档案管理基础工作在现代档案管理中的作用[J].华章，2014（1）：254-254.

[2]张砚琴.浅谈企业大事记的编写[C].齐鲁档案论坛——山东省档案学会2009年学术年会会刊，2009.