建立不动产登记档案管理新模式的思考

文/马淑惠 日照市莒县国土资源局 山东日照 276826

在新时代的背景下，建立统一的房地产登记制度对提高房地产管理的质量和效率具有十分重要的作用。尽管档案管理提出了更高的要求，但房地产统一登记档案管理仍存在一些问题和困难。如果不加以有效处理，就会影响到管理的整体质量，因此有必要探索新的模式。在此基础上，本文主要探讨建立房地产登记档案管理新模式，以促进房地产登记档案管理的发展。

1、不动产登记档案管理存在的问题

随着时代的发展，纸质档案管理日趋落后，房地产登记档案管理过程与信息化管理过程相似。传统的工作模式正在向新的管理模式转变。在这个过程中，房地产记录的管理仍然存在很多问题。

1.1 档案数据库问题

由于更新数据库，或数据库本身功能不全，技术跟不上新时代的要求，有些房地产登记文件已经过时，数据丢失，无法识别等。对于一些被交易的房屋，没有及时更新，造成信息准备问题。

1.2 平台数据互通问题

房地产登记档案可以由具有登记功能的政府机构，如县、区、市等进行登记。在房地产数据文件集成的过程中，数据注册和记录的信息和模式因地而异。不可避免地会出现一些问题，如信息缺失、数据缺失、数据不共享等。由于各区域档案数据库目前存在不一致的情况，信息互通方面的一些问题增加了房地产登记档案管理的工作量，也导致房地产登记档案管理效率低下。

1.3 不动产数据的真实性问题

房地产登记档案的完整性和真实性是房地产登记档案管理的首要任务。确保注册档案的真实性是管理的前提。在房地产档案登记中，规范档案登记程序，核实房地产所在地、建筑面积、房屋用途、房屋名称信息和户主身份等，严格控制档案的真实有效性，避免数据不准确。资料不全等情况为未来房地产记录管理不必要的工作量。

1.4 纸质档案存放管理问题

由于部分不动产档案需要以纸张形式保存，旧地方和保存地的环境发生变化，可能造成不同程度的损坏和遗失。例如，当存储环境潮湿时，会导致一些信息变得模糊不清或无法识别笔迹。此外，纸质档案的存放地点分布广泛，分布在各地区不同的地方。出现的大大小小的问题将会增加对房地产登记档案的管理。

2、建立不动产登记档案新型管理的几点思考

2.1 理顺管理机制, 规范操作流程

整合优化房地产登记档案、人事、仓库资源，建立明确分工和协调管理机制。房地产登记处根据房地产登记处的工作量配备了档案专业人员，加强了一线管理人员和搜索窗口，并进行了适当的工作人员流动，增加了紧迫感，调动了工作人员的资历。全面梳理业务流程，从申请验收开始，经过审批，到最后的检查、认证、归档，这是文件形成和归档的生命线，使业务处理和归档环节紧密相连。严格执行作业标准和统一归档标准。

2.2 建立统一信息平台, 健全网络风险防范机制

以不动产登记信息平台为基础, 建立不动产档案管理系统。实现“统一归档、统一监管、统一查询与服务”等主要功能, 同时要注重做好网络风险防范工作, 采取严格的保密措施, 为不动产统一登记信息化平台建设奠定技术基础。

2.3 制定目标计划, 逐步分步实施

根据房地产登记制度的建立，整合房地产登记档案，建立新的管理工作应分三个阶段实施。第一阶段的目标是理顺关系，查明分散档案的情况，清理档案，为整合做准备。第二阶段旨在整合现有文件，规范电子文件，建立电子文件数据库，逐步转移文件，逐步实现集中统一管理。第三阶段的目标是规范档案管理，建立完整的数据库，实现以传统管理和信息化管理为补充的房地产档案的根本转型，为房地产登记档案管理提供保障，为社会提供高效快速的服务。

2.4 设立省市不动产登记档案数据中心

近年来，二维代码和物理网络信息技术的发展取得了长足的进步。大数据时代的到来，给档案管理和流通带来了巨大的发展空间。我们应该充分利用这一高科技环境，构建一个基于计算机网络环境集成、资源数字化、服务网络化的房地产登记文件信息管理系统，并优化了分散在各部门的房地产登记文件的组合和无缝连接。实现数据的安全传输和充分共享，实现房地产登记和档案信息资源的内在价值和社会效益，为社会提供全方位、综合的信息服务；实现房地产档案信息资源总体效率的最大化。

2.5 强化建设电子文档的安全性

房地产登记档案的检索和使用基础是档案数据库。因此，有必要建立电子数据库，不断规范电子文件。同时，要做好档案资料备份工作，建立档案资料的网络风险机制，并采取相应措施做好保密工作，做好房地产登记档案资料的保密和预防工作，并确保房地产登记管理的制度和规范化。提高房地产登记的效率和质量。

2.6 做好登记档案的编研工作

在进行记录管理时，编辑和研究工作是非常重要的。编辑和研究工作是将静态文件资源转化为动态文件资源并进行处理和制作的过程。开展编辑研究工作，可以更好地服务于社会事业，也可以更好地学习社会科学和人文史。此外，通过对房地产登记档案的管理，可以大大扩大房地产登记档案的影响，也可以显示整理研究的结果，使更多人了解房地产登记档案的作用，发挥了一定的宣传作用。

2.7 提升不动产登记档案管理人员的素养

就房地产登记档案管理而言，它具有复杂性的特点，因此对人员的综合素质要求很高。因此，管理者的素质应不断提高，这也是保证房地产登记档案管理发展的基础。从当前形势看，在房地产登记档案管理中，管理人员应提高自身质量，有关部门应加强对档案管理人员的培训工作，并根据管理人员存在的问题制定相应的培训方案.此外，还需要加强职业道德培训，从而大大提高工作能力。

结语：

在新的环境要求下建立新的房地产登记档案管理模式，可以解决传统的房地产登记档案管理中存在的诸多问题，并积极引导和推广这种新的管理模式，为从业人员和群众带来方便。同时，我们也要注意在新的管理模式运行过程中存在的问题。相关管理部门需要不断完善房地产登记档案管理体系，使管理模式更好地服务于行业。此外，行业人员需要适应新的管理模式，实现相互适应。使房地产登记档案的标准管理模式符合党在新报告中提出的发展理念，适应大数据时代的发展趋势，跟上现代化步伐。