人事档案电子化管理研究

李艳丽

摘 要：人事档案有非常重要的作用，它是人力资源管理中重要的人事资料。加强人事档案管理可以提高人事管理的工作效率。在信息化背景下，人事档案实行电子化管理是时代发展的必然选择。采用电子化的管理方式对人事档案进行管理可以提高管理工作的有效性，提高档案管理的标准化程度。本文主要针对人事档案电子化管理进行相关研究，希望通过本文对提高我国人事档案电子化管理的有效性具有一定的指导性作用。

关键词：人事档案；电子化管理；服务；措施

档案承载多种信息资料，人事档案是人力资源管理中重要的组成资料。人事档案主要记录人力资源在学校就业等方面最初的资料。人力资源开发则需要通过这些资料进行人力资源管理。人事档案管理中需要秉持相应的管理理念，那就是对人才的重视和尊重。组织、企业在考察人力资源时，很大程度上需要参考人事档案。传统人事档案管理模式已经不能满足档案管理发展的要求，因此，在信息化背景下，采用电子化手段加强人事档案管理是行之有效的管理模式，可以促进人事档案管理向着高效、科学、规范的方向发展。

1 电子化人事档案管理的必然性

1）电子化人事档案管理有较高的安全性。电子化人事档案管理主要是依靠软件管理，可以杜绝借阅人将档案信息带走，对增强档案信息资料的安全性有重要的作用。当发现人事档案信息存在被泄露的情况，可以通过法律措施加以解决，电子化人事档案管理具有更高的安全性。

2）电子化人事档案管理移交过程更加规范保密。人事档案是一个不断修正、补充的过程。因此电子化人事档案管理需要制定完善相应的档案修正制度。人事档案在移交过程中，利用电子化模式管理可以提高移交过程的规范性和保密性。各组织单位需要加强档案移交原则的宣传，以此促进人事档案电子化管理的程度。

3）电子化人事档案管理更加高效减少不必要环节。传统的人事档案管理需要将档案的借阅情况进行实时的了解。档案在调借过程中需要经过多个手续。比如借阅人事申请、登记以及事后处理等。而采用电子化的模式对人事档案进行管理可以省去中间环节。管理员才有资格操作人事档案软件，提高了档案管理工作的有效性。

2 人事档案管理的现状

1）档案资料收集不全面。我国目前人事档案管理普遍存在资料收集不全的问题。表现为中高级的干部档案资料较为全面，而普通职员档案资料存在缺失。出现此类问题的原因在于企业在人力资源招聘时，没有严格把关，或者档案管理时没有及时收集人力资源档案资料。

2）档案资料更新落后。人事档案资料是随着社会发展不断更新的。当人力资源出现人事上的变动时，需要及时将变动信息补充进档案里。但是实际档案管理中人事档案信息更新严重落后，当事人近期工作状况不能及时更新。档案信息更新的滞后性给当事人和档案管理工作者带来较大困难。

3）档案资料标准化建设不高。人事档案标准化和规范化程度较低是常见问题。主要表现为人事档案电子化管理系统软件要想移植到其他用户具有较大困难，因为软件的兼容性不高。在此情况下不能将人事档案电子化管理全方位的推进。此外，各组织结构的差异性导致档案资料没有统一标准。这些问题的存在加重了电子化档案管理的困难性。

4）档案资料真实性较低。人事档案资料更新的滞后性影响了档案资料的真实性，在没有及时补充档案资料下，档案信息的真伪存在很大问题。再者，人事档案管理工作人员在档案资料的审查问题上不严格，当事人编造假的档案资料，蒙混过关的情况也时有发生。以上问题的存在直接降低了人事档案资料的真实可靠性。这对当事人和各组织单位都是不公平的[1]。

5）档案资料管理安全性有待提高.人事档案电子化管理在运行中也会存在档案安全性的问题。因为在计算机网络模式下，如果人事档案电子管理系统软件出现问题时有可能造成人事档案信息的泄露。因此需要加强网络安全的管理力度，防止黑客和病毒对软件的攻击。加强局域网的安全管理，升级安全配置，增强人事档案电子化管理的安全性。

6）档案管理人员素质不高。传统的人事档案管理人员只是具备档案查询的能力，但是在电子化管理模式引入之下，需要提高认识档案管理人员的自身素质。目前人事档案管理人员对软件的了解和掌握能力低下，电子化人才严重不足。再加上档案管理工作的复杂性繁琐性，又造成了管理人员的流失。虽然我国也加强对档案管理人员的培训，但是培训内容的繁杂性，也没有起到较好的效果。因此，人事档案管理人员的素质问题也成为制约电子化管理的因素之一。

3 加强人事档案电子化管理的有效措施

1）建立完善人事档案管理体系。建立完善人事档案管理体系是目前尤为重要的问题。体系的建立可以促使档案管理有法可依，对完善档案管理的规章流程有重要的意义。因此各级组织单位需要针对自身情况建立完善人事档案的管理体系，优化档案管理流程。比如档案保存、查询、转移等环节。

2）完善人事档案电子数据库建设。档案自动化管理需要数据库的支持，数据库是集中起来的档案资料。人事档案电子数据库的建设需要保障数据库内容的完整性。积极引导各组织单位人员真实填写个人档案资料，切实提高资料信息的真实完整性。再者，人事工作人员需要积极收集当事人的各种证明资料，确保数据的完整性和真实性[2]。

3）人事档案审查严格对待。电子信息技术的应用提高了人事档案管理工作的准确性，但是如果电子人事档案一旦出现疑虑，将会在档案复核中产生巨大困难。因此，档案管理人员需要在利用电子信息技术管理档案时，严格审查档案资料。若存在疑虑需要在确认无误后录入，确保档案资料的真实性。

4）完善人事档案资源平台。人事档案资源平台的建立是实现人事档案电子化管理的基础，社会各组织人员可以通过认识资源平台操作使用，提高人事档案管理的有效性。其中人事档案资源平台建立的前提是在人事管理机构建立信息中心，信息中心主要起指挥作用，借助于电子信息技术对档案借阅人员进行管理，并授权给借阅人。

5）努力提高认识档案管理人员自身素质。人事档案电子化管理模式下，对档案管理人员的素质要求越来越高，因此需要切实提高档案管理人员的职业道德和职业能力[3]。需要档案管理人员在熟悉传统档案管理方式的基础下，对电子化档案管理有所了解，需要掌握相关的电子信息技术。并强化自身的职业道德建设，做好档案管理的保密工作。对于新入职的人员需要进行岗前培训，考察合格后方可上岗。并引入高素质的档案管理人才，壮大档案管理队伍建设。

4 结语

综上所述，信息化背景下人事档案管理工作也发生了较大变化。电子化管理模式可以提高人事档案管理的工作效率。并能在一定程度上减少由于纸质档案造成的档案丢失等问题的出现，提高了档案管理的安全性。因此，我国人事档案管理工作需要紧随时代的发展，不断创新管理模式，切实提高档案管理工作的有效性。

参考文献

[1]罗艳丽.人事档案电子化管理研究[J].岭南师范学院学报，2017，38（6）：168-172.

[2]李晓芸.人事档案的电子化管理问题研究[J].城建檔案，2017，（2）：63-64.

[3]张文鑫.国企人事档案电子化管理优势、风险及其防范[J].卷宗，2018，（30）：56-57.