浅谈事业单位档案管理的现状及对策

张云云

摘 要：随着经济的发展，信息化、数据化时代对于我国事业单位行政管理与工作改革提出了新的要求和挑战。档案管理是事业单位工作的重要内容，是事业单位顺利开展工作的最基础前提。目前我国事业单位档案管理问题凸显，如何基于现实有针对性地进行档案管理工作创新成为事业单位发展的应有之义。本文基于我国事业单位档案管理现状，重点以“微观—中观—宏观”视角分析档案管理工作现存问题，并基于现实与理论创新，提出可行性解决路径。

关键词：事业单位；档案管理；对策

经济的快速发展带领我国走入信息化时代，也为事业单位管理工作带来了新的变革。作为事业单位顺利开展工作的基础前提，档案管理工作创新成为事业单位工作改革、科学发展应有之义。

1 事业单位档案管理工作的重要意义

事業单位是提供社会公共服务的主要主体，事业单位能否顺利、高效地开展工作是社会能否平稳、健康发展的重要因素。档案管理工作涉及文件档案管理及人事档案管理，记录着事业单位发展历程，也参与其人力资源这一核心内容的管理。档案管理通过建档、分类、借阅管理、销毁等多个环节，保证事业单位在参与社会建设的过程中既存有历史记录以便后续调用，也坚持贯彻国家档案管理制度，保证事业单位内部文件及人事文件不被泄露。总的来说，事业单位档案管理关乎着事业单位开展工作的核心内容，科学创新档案管理工作有利于事业单位科学、高效地完成日常任务，有利于事业单位在社会快速发展的进程中更好地满足人民生活需求，有利于社会平稳健康发展。目前，我国事业单位档案管理能够满足开展工作的日常需要，但随着信息化、数据化时代的到来，档案管理面临着新的挑战。以“微观——中观——宏观”视角来审视我国事业单位档案管理工作现存问题，成为改善档案管理工作、创新档案管理的重要环节。

2 事业单位档案实体管理的内容

1）档案的收集工作。收集档案是丰富档案资料的重要组成部分，也是集中档案管理的先决条件。科学技术的发展导致了档案文件的多元化趋势。随着计算机网络技术的出现，以声像、图片等多媒体方式进行保存记录，完成文件收集以确保归档集合的完整性。2）档案的整理工作。档案管理是按照一定的规律，系统地整理各种碎片文件的过程。文件的分散状态转换为系统状态，将档案原文件按有序方式管理。然后利用计算机中的WPS，WORD和其他软件来参与分类和编目工作。3）档案鉴定是鉴定档案价值、确定档案保存期限、决定档案保存和销毁的工作环节。档案馆将从复杂的状态转变为高质量的状态，从而提高档案的存储。4）档案保存。档案存储是保障文件安全、延长文件使用寿命的纽带，有关人员应确保档案的完整性和安全性，确保档案有序存放，提高档案传递效率，及时利用科学技术，为档案管理提供新的手段。通过网络档案管理员可以直接收集和验证信息。有关部门可随时通过互联网向档案馆发送重要电子文件，或直接将数据输入档案数据库。

3 解决事业单位档案管理现状的对策

3.1 建立网上档案管理系统

随着事业单位档案管理工作的开展，信息技术走进了档案管理工作，发挥了越来越重要的作用，不仅提高了工作效率，还提高了工作的准确性，直接关系到档案管理效果，可见，建立网上档案管理系统显得十分重要，具有重要的意义。建立网上档案管理系统需要注意以下几点，第一，改变传统管理模式，掌握档案管理规律，确保办事态度的科学性，实现档案工作的现代化，此外，通过建立网上档案管理系统，还可以进行系统化管理，确保档案管理工作的顺利实施。第二，将网络技术与档案管理工作相结合。随着现代技术的发展，网络化，数字化成为档案管理的主旋律，在档案管理过程中发挥了重要的作用，直接关系到档案管理的水平，因此，通过网络技术与档案管理的结合，可以实现档案管理的优化，达到理想的档案管理效果。

3.2 加大资金投入，改善管理环境

在事业单位档案管理过程中，设备配置不合理，办公条件差是存在的主要问题，为解决此问题，需要加大资金投入，改善管理环境，确保事业单位档案管理工作的顺利实施。加大金投入，改善管理环境需要注意以下两方面内容，一方面，需要加大资金投入，向政府请示经费支出，以便具有资金改善工作条件与设备，加快档案工作现代化管理进程，达到理想的事业单位档案管理效果。另一方面，需要加大对档案管理的重视程度，改善管理环境，改善办公条件，充分发挥档案管理人员的主人翁意识，确保档案管理工作的顺利实施，有效解决档案管理工作开展过程中存在的问题，提高档案管理质量。

3.3 提高事业单位档案管理人员的综合素质

事业单位档案档案管理人员的素质直接关系到档案管理效果，提升事业单位档案管理人员的综合素质至关重要，需要从以下两个方面着手。首先，需要加大培训力度，开展针对性培训，通过培训，提升档案管理人员的专业能力以及管理水平，为档案管理人员提供专业的档案管理知识，提升档案管理人员的综合素质。除此之外，通过加大培训力度，进行岗前培训，岗中培训十分必要，可以有效解决事业单位档案管理中存在的问题，解决问题，提高档案管理效果。其次，需要建立奖惩机制，通过奖惩手段，规范员工行为，促进员工不断学习新知识，提升新能力，从而提升事业单位档案管理人员的综合素质，提升档案管理人员的档案管理水平。

3.4 加强事业单位内部对档案管理工作的重视

加强事业单位对档案管理工作的重视、确定正确的档案管理理念是保证事业单位档案管理工作科学高效进行的重要方法。事业单位上层部门应当充分认识到档案管理工作的重要性，为档案管理部门指出科学的管理理念并督促落实。可以通过成立特别领导小组的方式对档案管理部门的工作进行监督指导，采取定期检查、不定期抽查的方式保证档案管理工作的正确进行。除此之外，应当在员工中积极宣传档案管理工作的重要意义，使档案管理人员对本职工作有更加深入的了解，提高档案管理人员的工作积极性，使其工作思维更加活跃，为档案管理工作添加更多思想、新创意，从而为事业单位档案管理工作的发展提供更多便利。

3.5 加强档案管理的保密工作

一般来说，事业单位接触的档案都是保密的，因此在管理工作中应注意档案管理的保密性。特别是档案保管和机密档案保管这两类档案，需要做好档案的保密工作，而且在保密档案的保密程度上也存在一定的差异，在保管秘密的大小上采取不同的措施来保护保密管理。针对涉及国家安全或利益的特殊重要文件，要严格防盗管理，特殊设施、管理人员要妥善保管，做好安全保卫工作。

4 结束语

总而言之，事业单位想要与时俱进、不断发展下去，就要保证档案管理工作科学、高效的进行。事业单位只有对自身档案内容进行充分解读，提高对单位本身的了解，并依据自身发展情况确定未来的发展道路，才能得到更好的发展前景。

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