对档案管理工作要点的分析

赵涛 鱼台县滨湖街道办事处

一、档案保护

1.纸质档案不仅要防止光线，潮湿，灰土和氧化，还必须减少原始档案的使用率。通常运用复制而不是原件，这样不但降低了原件的使用数量，还减少了原件的担负，并且档案可以足够用于社会服务，并且更好地保护档案，使它在时间上能够保存长久。纸质档案的功能和保存直观，简单，明了，易于保存和读取，纸质记载资料的稳定性现在还不会被电子档案取代。所以，在保护纸质档案时，我们必须祛除各方面不利因素，以便纸质档案能够储存数百年甚至数千年。

2.电子档案是社会进步的呈现，其方便，快速，占用空间小，档案的运用不受时间，地点和距离的限制，能够和全球各个地方共享，它被广泛使用，不过在保护方式中，它与纸质档案不同，例如，不一样类型的胶片，不一样的材料和化学成分的不一样，需要隔开保存，以防治化学反应。摄影胶片是一种化学感光材料，它容易导致化学变化与自我破坏，所以，温度和湿度要求非常高。磁带应防止粘连和霉变，并打开记录孔以防止操作错误抹掉信息。光盘的稳定性可比磁盘的稳定性好很多，并且应用率也很高，在保存时注重防止划痕，防止受热，压缩变形和老化。软磁盘采用聚酯薄膜作为盘基，由于成本低，价格低廉，采用压延，冲裁，热处理等工艺制成，它结构简便，体积小，携带方便。它被广泛使用，但很容易因环境影响而变形，并且容易出现存取错误，所以应该在存放期间直立放置以防止挤压变形，写保护端口处于写保护状况等。鉴于新载体档案的特征，为了安全地保护和运用它们，在运用计算机档案业务管理系统时，必须注意安全防护问题，在运用计算机进行编目，记录，检索，统计等时，需要设立不一样的操作员来访问不一样的内容，比如，在检索统计信息时，不准登录和篡改档案目录以避免外部借用和档案管理人员直接操作计算机来修改档案，对不一样守密等级的档案设置不一样的保障措施，对于长久存储不用修正和改动的档案不妨记载在一次性写入的只读光盘里，保证不可能会修改，为了保障计算机系统中数值的安全系统，应按期备份数值，重要数值应具备不低于两个的备份并分开保存。另外，有必要采用注定的防病毒设施，应从创建计算机安全使用制度等方面来预防，不可以运用外来磁盘，CD等，使用时务必严格进行病毒检查，确定没有病毒后才可以运用。

3.修复技术。不管是纸质档案或电子档案在保存时都要重视保存方式和技巧，除去不一样载体档案的不一样保护措施以外，修复技术也是档案保护必不可少的一部分，通过人为的后天修复增长档案的使用时间，比如，去污技术用于在运用期间被混淆的档案中以还原原来外表；纸张泛黄，脆，脱色，扩散，渗透，含糊的档案，用少许化学方法加固；把本来就损坏档案进行修复和托裱来回复原样；对胶片档案和磁性档案进行除尘，清洗，还原脱色图像等都是保护档案的技术方式，这会使档案更好地为社会服务，为人民服务。

二、档案管理

（一）提升相关领导及档案管理工作人员认知

档案记录了本单位的各种活动，本单位相关的大量经济，政治和文化讯息，在对本单位回忆历史和总结经验方面发挥着必不可少的作用。同时，档案管理是国家档案事业的重要组成部分，干好本单位的档案管理工作也是非常重要，倘若档案管理人员没能实时获得档案，将造成某些档案遗失，造成档案残缺和缺失，最后会对以后的使用出现困难。因此，相关领导和有关人员务必保持警惕，增强对档案管理主要性的理解，并有层有次地对本单位的档案数值实行管理。

（二）加倍本身的常规业务建设

管理者需一直注意其行为指引和监督的任务，而不是插手具体工作。通常，应当勤奋学习怎样增强本人的指引艺术，比如，不妨在网上搜罗相关档案管理的一些信息，或者参与网上的一些专业论坛或帖子栏，然后和大家一块探讨管理方法和管理艺术来提升自己管理技能，每年的年终立卷归档工作是档案工作中的平常和根本业务工作，做好每年年度立卷工作对稳定档案工作成果发挥着关键效用，还是档案工作标准化管理的前提与基本保障，为了提升管理效能，档案管理指导员可以为新人员组织短期培训，来提高他们的专业能力，降低由于业务技术不熟酿成的错误。

（三）对档案工作业务要熟练

管理人员在提升自身业务建设的同时，他们还必须了解本馆的档案，不仅要提升自己，还不能忽视基本工作的实施，针对工作中出现的问题，有必要根据国家和省级档案机关公布的各种业务规范性文件和方法实时提出解决方案，制止平常工作的混乱，影响档案管理的正常运行。对待不一样的解析造成的问题，比如：有些档案工作者在理解文书中“一事一卷”方法中的“一事”时可能不正确，甚至出现“一文一卷”，对于这样的情况，管理人员务必赶快利用立卷检查和档案质量检查等各方面机会，做出详细合理的解说，更正员工的错误做法。

（四）建立完整网络档案管理

档案工作有很多特征，如点多，面积大，线条长，现在许多档案室出现人力欠缺和资金缺少问题，网络档案管理的成立能在很大程度上缓解这一矛盾。所谓的档案指导网络是创立由档案管理部门为龙头的网络系统，通过档案指导网络的建设，有利于档案工作的顺利进展，还可以共享兄弟档案的信息，为后期借鉴经验，减少弯路，提高工作效率提供了更多便利，在创建电子档案管理时，需要选取拥有优良网络技术的人员，还要成立专门的指导和管理部门，保证可以确切地实行这项高技术和繁琐的工作。

结语：档案馆作为档案事业的主体，是长久储存档案的基地，也是为社会服务供给档案信息的核心，档案管理职员必须遵守职业道德，坚决学习科学文化知识，重视各种技术训练，加强人员管理，提升档案人员素养，重视利用者的使用培养和宣传档案保护认识，为国家的前进发展发挥出档案应有的作用。