医院文书档案双轨制管理对医疗文书的管理价值

2019-01-19 09:59陈慧
中国卫生标准管理 2019年10期
关键词:双轨制文书纸质

陈慧

医院文书,不仅涉及整个医院日常运作的过程,同时涉及众多形式的资料,不仅能够体现医院的历史,亦体现现有服务发展水平。当今为信息时代,医院文书档案不能单纯依靠纸质档案,而是联合电子文书档案相互结合以双轨制管理为主[1]。医院文书档案主要表现医疗以及相关服务的整个过程,其中涉及的内容种类复杂,如图表、文件、影像等,表达以往和现有的工作状况。伴随着信息技术化的发展,医院文书档案管理已经突破以往纸质模式,与现代的电子文书相结合,新时代医疗管理中,电子文书档案应运而生,将纸质档案与电子档案共存,即双轨制管理。通过双轨管理模式,在不断增强医院文书管理的实效性的同时亦能提升管理水平,为我院保持稳定运行提供有利的支持。

1 医院文书双轨制内涵

医院文书档案主要表现医疗以及相关服务的整个过程,其中涉及的内容种类复杂,如图表、文件、影像等,表达以往和现有的工作状况。伴随着信息技术化的发展,医院文书档案管理已经突破以往纸质模式,与现代的电子文书相结合,实现了两者同步归档管理。在实际工作中,双轨制不仅需要文书档案为基础,同时需要相关人员对信息进行录入,再运用打印系统,才能实现电子文档改变至文书档案,最后实现归档。此外,电子文书档案依靠医院管理系统,实时上传,达到共享和保存的目的。

2 医院文书档案管理双轨制的价值

2.1 制定医院文书档案双轨管理制度

“双轨制”的实施和开展,是文书档案管理的重要内容和意义,在此过程中应将可能涉及的内容进行分析和总结,主要是提升相关人员在工作中存在的档案文书书写、档案文书保存、计算机技术、信息管理能力、档案文书管理等各个流程文书档案管理能力,各个流程应引起各个管理部门的重视,同时应切实履行工作职责。为医院文书档案归档的整个过程如:(1)制作;(2)存储;(3)备份;(4)登记;(5)归档等顺利有序的进行奠定良好的基础[2]。

2.2 制定管理流程

双轨制管理工作的顺利实施,首先要明确管理的整个流程,同时要充分了解档案的翻阅、检查、复印、备份、取证、签收、归档等各个流程;其次是不断完善以上各个流程的管理规范,并制定适合相关的管理方案;最后要加强对非法查阅、复制、修改、删除等违法行为的监控力度;一旦发生医疗纠纷,需要调阅医院文书时,双轨制度更能重分发挥医疗文书档案的价值;为更多医护人员和患者服务,提升医院的整体形象[3]。

2.3 控制文书档案归档的时间,同时保障其准确性和及时性

在实现医院文书档案双轨制管理中,不要忽视纸质档案工作的重要性,应制定归档时间。目前,纸质档案归档时间制定在24~72 h,同时已经实现电子版文书和纸质版文书的相关转换,并打印归档,最后交于文书管理机构。

2.4 规范电子版文书和纸质版文书归档方法和流程

在医院文书档案双轨制的管理下,应分别制定纸质文书档案与电子文书档案归档的流程。根据以往归档方法,按照规定的顺序将文书档案进行整理、编目、装订以及设定档案号,便于日后索引,同时根据我院的实际情况实施文档的储存,以每个科室为单位并实现电子文书档案存储,及时上传至医院文书档案管理工作室,随后由文书档案管理工作人员进行检查和核实[4]。

2.5 医院文书档案的保存和保护

在实施医院文书档案双轨制中,根据纸质版档案与电子版档案的特性,对其进行有效的保存和保护。纸质档案应按照设定的档案号固定位置摆放,同时做好防潮、防虫、防火、防损坏的预防操作,而电子版文书档案在归档后,应防止其他人员进行篡改、删除,每位工作人员应有自己的工作权限,日常工作中对医院文书档案进行控制,并实施责任制,必要时应采用加密等技术支持。

3 医院文书档案双轨管理的意义

3.1 提升相关人员工作效率

提升工作效率主要表现在两个方面,文书书写效率和归档效率,与传统手写文书档案比较,双轨制文书档案管理,书写更加便捷,故降低由手写发生的错误率,此外对提升归档工作效率意义重大,采用电子文书更加准确和标准化,应用简单的操作(复制和粘贴),即完成了整个文书的模板,缩短了书写用时。另外书写完成时,可以直接打印,即转变为纸质文书,达到两种文书转换的便捷性[5-6]。

3.2 提升医务人员书写质量

以往医务人员书写水平具有一定的差异,纸质文书档案中常常发生字迹模糊不清的现象,导致在归档中需要大量的精力来辨认,增加工作量,降低工作效果。通过实施双轨文书档案管理以来,明显的解决了该种问题,所有医护人员均采用电子文档来实现归档。此外通过规定字体、格式、打印纸张大小,促使字体更加清晰,一目了然,进而提升医院文书档案的书写质量[7-8]。

3.3 减少纸质文书档案的缺陷

纸质文书档案在查阅时难度大,用时长,故工作效率低,而电子文书档案检索便捷,查阅时间短,传输快;双轨制文书档案管理的应用,将不同文书档案管理的优劣势互补,对规范化管理起到重要的作用[9-10]。

3.4 提升文书档案相关人员的服务意识

通过应用双轨制度来管理医院文书档案,患者无需出院,护理人员可以通过档案的管理及时掌握患者病历信息,对患者病历中存在的问题进行及时的反馈,并及时改正,在一定程度上提升了医院文书档案管理质量[11-12]。

4 总结

重视医疗文书档案管理双轨制度的顺利实施,首先要结合实际情况,规范医疗文书的管理制度,同时应用保障医疗文书档案的完整性、真实性、可靠性,在日后工作中更好、更高效的工作,提升医疗档案文书管理效率以及质量,最大化的发挥档案的利用和使用价值。

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