数字信息化背景下高校档案管理研究

徐世荣

(荆楚理工学院档案馆，湖北 荆门 448000)

在新时期背景下，人才就是推进社会发展的重要因素，因此，国家也在积极推进高等教育事业的发展，那么，由于近年来高校人数的不断增加，这必然也给高校的档案管理工作实施带来了新的问题与挑战。要想不断提升高校档案管理的效率和质量，就要紧密结合数字信息化时代特征，在档案管理工作中积极融合各种先进的信息技术，以此不断推进档案工作的可持续发展。

一、当前高校档案管理工作中存在的问题

(一)缺乏对于档案管理工作的重视度

在当前的档案工作过程中，就是直接通过对学生的档案进行清晰的管理和把握，以此更好的了解每个学生的相关信息，从而更好的推进高校人才培养工作的发展[1]。但在实际的高校教学管理过程中，由于部分高校领导还没有充分认识到学生档案管理的重要性，以致档案管理的基础设施较为落后，各种现代化设备也较为缺乏，档案管理工作的效果始终不够理想。正是因为，部分高校在实际发展过程中缺乏了对于档案管理工作的重视度，对于档案管理工作的人力、物力、资金等方面的投入量都相对较少，很多档案管理人员也缺乏较高的工作积极性，从而严重影响了档案管理工作的发展。

(二)档案工作工作任务量较大

在传统的高校档案管理过程中，学生档案主要都是以纸质形式来进行记载的，而纸质档案不仅在前期的归档、保存上，要花费较多的时间、精力，在后期的利用上也十分不便。档案管理人员在实际工作中，必须要严格按照不同的档案信息，结合不同的档案保存方法，存放在不同的档案类型中，这就需要档案管理人员需要花费较多时间和人力[2]。尽管，部分高校在针对档案管理引进了不少的专业人才，但由于高校档案的数量一直在不断增加，因此，整体而言，档案工作的效率还是相对较低，严重影响了档案工作作用的发挥。

二、数字信息化背景下高校档案管理措施

(一)积极引进数字化技术手段

那么，在当前数字信息化背景下，要想实现高校档案管理工作的可持续发展，就要充分结合各种先进技术的优势，通过积极引进数字化技术手段，有效解决档案工作效率低下、手段落后、内容繁琐等问题。各高校就要注重充分利用信息技术的优势，建立一个专门的电子档案库，对于部分档案库可以进行针对性的公开。在档案记录过程中，可以直接向学生进行公开，通过这样的方式，让学生自己来录入档案信息，再由指导员进行审核，待审核通过之后即可生效，最后统一交由档案管理人员进行整理归档[3]。这样不仅减轻了档案管理人员的工作量，还能够更好的保障档案信息的质量。同时，在档案管理中积极引进数字化技术，可以优化学生的档案提取和存放工作，直接在学生的相关文件上，印留对应的档案信息条形码等，在学生今后需要或用人单位需要的时候，就能够直接提取，让高校学生档案更便于查看和保存。

(二)创新档案工作服务模式

高校档案管理工作的有效落实，对于推进高校的发展本身就有着极其重要的作用，那么，相关人员就要不断提升对于档案管理工作的重视度，以此不断推进档案工作服务模式的创新发展。在目前高校学生人数不断增加的背景下，高校教学管理的可持续发展，是需要建立在档案工作上的，这就决定了必须要不断提升高校档案服务水平[4]。通过利用各种先进的信息技术，将档案工作从原本的被动服务转换为主动服务，真正实现档案服务方式的多元化、高效率、社会化发展。并坚持以人为本的管理理念，提供多种档案信息开发与利用方式，以此为用户群体主动提供档案信息服务，强化档案信息的传播功能，真正从深层次上满足用户的档案需求，充分发挥档案管理工作的存在价值。

三、结语

总而言之，在当前数字信息化背景下，不断加强档案工作的发展，不仅是推进高校发展的内在要求，也是现代社会形势的外在要求。只有紧密结合档案管理工作的各个环节，积极更新自身的思想观念，有效应用各种先进的管理手段，坚持以人为本的服务理念，才能够更好的发挥高校档案管理工作的意义和价值。