试论城市建设档案管理存在的问题与对策

李湘英

(呼和浩特市城建档案馆，内蒙古 呼和浩特 010010)

在各个城市建设中，档案管理有着不容忽视的作用。改革开放促进了各地区和城市的不断创新与进步，高速发展的经济对城市档案管理产生了相当大的影响。各级城建档案管理却依然受限于陈旧的管理模式，很多城市还停留在手工处理阶段，信息的自动化处理并没有被充分的利用。城市档案管理仍需进一步改进。

一、城市建设档案管理发现的弊端

(一)档案信息的真实性有待考证

对采集档案信息的疏忽大意可能会影响信息的真实性，部分档案信息的整理缺乏能够体现事物实质性的证据，导致信息的真实度有待考证。

(二)城市建设档案的法规与城市发展现状不符

随着我国各项制度的完善，城市建设法规也相继颁布并得到国家的支持，但是，面对中国经济的高速发展，城市建设法规的进程显然处于落后的阶段，并不能马上跟上时代的脚步，在整合城市档案建设当中，进行完全的转换仍需各级相关人员的努力。对于城市档案建设虽然出台了相关政策，但并没有得到有效的实施。部分城市对于档案管理工作态度仍然懈怠，并没有认识到其重要性，阻碍了城建管理工作的有效实施[1]。

(三)城市档案管理混乱无序

自动化的信息采集并没有完全的应用于各级城市，普遍城市还主要依靠管理人员归纳整理档案，城建档案管理人员素质参差不齐，其中还包括部分上级主管，对档案管理工作的疏忽，对档案管理的认知具有缺陷，直接导致很多工作人员在没有明确信息的情况下，敷衍了事。档案管理工作人员对职务的懈怠严重影响了档案管理发展的进程。

(四)城市档案管理人员职业素养不足

各级城市对档案管理工作人员的文化素养要求普遍不高，大多数城市的档案管理人员没有经过任何科学性的训练就直接参与到工作中，在工作中遇到的问题基本靠自己去摸索解决，导致档案管理工作停滞不前。在没有对工作内容充分理解的情况下开展实施整理归纳，档案信息的真实性就受到了影响。

(五)档案存储条件恶劣

在我们的印象中，档案存储的环境普遍是相对简陋且不具备最基本的档案收集工具的，比如电脑，在这种环境下完成档案采集工作，工作人员对于档案管理的工作可能会出现抱怨、消极，怠工等不良情绪，造成档案管理工作不易进行下去。

(六)有关单位对档案管理工作不配合

部分城市对档案管理工作的普及度不达标，导致公民对档案管理工作人员在收集资料的进程中参与度不高。没有把档案及时的报到有关部门完成归档的举措。影响城市档案管理过程的原因不仅是管理工作人员，还需要对采集信息对象的认知度加以传播提升[2]。

二、建设档案管理的应对措施

(一)普及档案管理制度，强化公民归档意识

档案管理制度的出台确实有效的协助了档案管理的发展进程，但对于制度的有效实施有存在不尽人意的方面。为此，相关上级应强化档案管理制度，定期做普及工作，通过国家出台的相关政策，找出自身的弊病，在不违反相关政策的条件下，设定详细的管理条文，用来弥补自身到位在档案管理中遇到的不同于其他企业的缺点。也要借助于网络、媒体、活动、报纸、新闻等各种途径，传播档案管理对现代化发展进程中的重要作用。强化公民意识，鼓励公民参与进来，积极配合档案管理人员的工作，能够做到主动上交资料，为其他企业做出表率。管理人员也可以对表现好的企业做出相关的奖励政策[3]。

(二)通过职业教育打造一流档案管理人员

档案管理人员在档案整理流程中占据着举足轻重的位置，对档案管理人员的素质要求要制定明确的标准，通过对档案管理人员进行统一的职业教育，淘汰掉不合格的管理人员，然后定期对档案管理人员进行知识疏导，巩固人员的技能，强化管理人员的工作归属感。

(三)用自动化采集技术代替传统的档案收集方法

传统的档案收集归纳整理方法主要是依靠人工手段，这种方法对于档案管理的发展有一定的局限性，在自动化采集技术的引进后，有效的克制了传统方法的弊端，弥补了传统方法采集效率低，信息真实度不高，人员消耗大的弊病。在先进科技的影响下，加快了档案管理发展的脚步，使其能够适应社会的发展，跟上节奏。

(四)在现有基础上改善档案的作用

企业的进步应赋予档案更好的使命，各单位档案不仅是枯燥乏味的备案资料，应加大档案对企业发展的作用，方便各单位进行查阅。

(五)对存储环境进行改造

各城市单位应对档案存储环境进行改造，营造良好的信息收集环境，配备充足的存储设施，认真做好档案管理的前期准备工作，为档案管理的高效实施打好基础。同时也为档案管理人员创造优良的工作环境，进一步提高档案管理工作人员的管理效率，促进城市建设档案管理的发展。

三、结束语

城市档案管理发展为了能够适应在历史进程加快进展，必须转变思想，在管理工作中不断完善制度，利用先进的科学技术水平，总结出适用于各企业单位的档案管理技巧，巧于借鉴和参考。使档案管理能够为城市建设做出贡献。