档案管理中信息化技术的说明与应用

摘 要：在时代迅速进步的同时，网络信息、高科技技术等也逐渐被人们熟悉和应用，它推动了人们的日常生活和个人发展。我们用信息化技术来进行档案管理工作，能够有效减轻人们的工作负担，使错误率大大降低，也能够使工作事半功倍。所以，本文就信息化技术在档案管理中的应用展开讨论研究。

关键词：档案管理 应用 信息化技术

当今社会快速进步，信息化科技也逐步渗透到人们生活的各个方面，档案管理同样也在逐渐吸取信息化技术为己用。所以，首先，我们要注意信息化技术在档案管理中应该按怎么样的顺序走，再者就是在档案管理上应用信息化技术有哪些好处[1]。

一、档案管理中信息化技术的应用步骤

1.收集整理

收集整理是档案管理信息化技术的基石。我们在采取各种行政管理信息的同时，要保证从事这项工作的人必须要有高水平的相关知识和技术，勇于创新，立足实践，注意到收集整理工作的各种细节，不断更新知识库，这在工作中是极其重要的一环。信息化技术是人们生产工作的好帮手，而人是运用技术的主体，保证工作人员的高素质和高技术水平是利用信息技术做好档案管理的关键。

2.归纳和分类

归纳和分类是用信息化技术做好档案管理的重中之重。他能够保证工作人员在检索内容数据的时候能够获取到完备的信息。所以，相关人员要做到细致入微，把选择、分门别类、后期加工和最后综合整理的工作做好，这在档案管理信息化的过程中不可或缺。建立起强有力的基石，才能真正保证这项工作能够做好。

3.查询和提取

做这门工作就是为了最后能够查询和提取。前面所说的那些，其目的是建立完整的档案信息储存库，是为最后的查询和提取奠定基础。由于计算机技术的高效性和准确性以及资源节约性，我们必须要成功运用这项技术，使它为行政管理服务。

二、档案管理应用信息化技术的应用优势

1.提高档案案卷质量

先进的信息技术能够保证所有的信息按照相同的格式进行存储。由此而来，既节省了大量的人力物力，也让信息储存变得更加清晰，便于查找。

2.提升工作效率，节约人力资源

在旧时，国家采用人员书写的形式对行政信息进行收纳整理，这样的工作方法费时费力。传统的工作方式已经逐渐脱离当今快速发展的社会节奏。而在行政管理工作中运用信息化技术就可以很好的解决这个问题[2]。

三、时间和地域的优势

时空条件的限制对于信息化技术而言并没有太大威胁，老旧的行政管理是要将纸质信息存放起来，并对信息查询加以时间限制。而先进的信息化技术则可以打破这些限制，为相关工作人员提供良好的工作条件。

四、空间优势

曾经的档案管理场所是封闭的，这会导致大量的空间资源被不合理占用，与此相伴生的是检索困难等问题，这极大地阻碍了相关工作的开展。而将信息技术引用到这一工作中则极好地创新了档案管理形式，使工作人员更加得心应手。

五、信息可共享可复制

行政管理信息化技术带来的信息资源共同享用是传统的管理方式所不具备的，并且这种管理方式也保证了信息资源的利用次数，使信息保存更加安全。

从事信息化档案管理的相关人员应该具备较高的信息技术水平以及完备的专业理论知识，他们需要勇于创新，不断发掘和应用这项技术所带来的便利和好处，用创新性思维来从事这门工作，要敢于打破旧有的常规限制，令行政管理与时俱进。

当今时代，信息技术迅速发展，相关产业也如雨后春笋般悄然发展。根据相关报道，近年来，美国相关部门对网络信息技术的研究和发展投入了大量的资源，他们所规划的全球信息网络工作将会在2020年基本完成。与此同时，美国相关军队也致力于此项工程，为其提供了大量的人力物力。英国政府也提出了建设英国国家网络这一重要的工程项目[3]。

国家信息管理资源中，档案管理拥有极为重要的地位，我们应该利用好信息化技术在档案管理中的有益特点，并且在此基础上进行更加全面的开拓创新、切实发挥出档案管理信息化对社会各方面的促进和改善人们生活的积极作用。由此可见建立完备的信息化档案管理体系反映了社会各阶层以及社会体制各部门的共同愿望和要求，这项工作迫在眉睫，应尽早地入手操持起来。

在时代高速度发展进步的同时，信息技术和计算机研究的发展与此共生，这也为档案管理信息化工程带来了极大的挑战。在不断推进档案管理信息化工作的同时，我们需要提出对上层管理人员这一阶层更加严格的要求。首先，相关部门应该尽快着手完善档案管理信息化的培训机制，在为相关工作部门提供大量的信息技术管理人员的同时，也提高了管理人员的工作能力，使他们具有作为高层管理人员的责任感和使命感。其次，档案管理领导阶层同样需要有开拓创新精神，将创新理念作为工作的指导思想，勇于打破旧有的常规，学习研究和利用顺应时代发展的新的行政管理理论。通过管理阶层的领导和负责，档案管理信息化体制建设的工作也会获得良好的发展环境[4]。

强化相关档案管理信息化工程的施行措施也尤为重要。这项建设工程渗透的领域非常之大，需要相关部门脚踏实地，坚持不懈地投身于工作中来，加强不断探究、开拓进取的工作精神是长远发展的必要条件。管理人员不断精进自己的工作能力，提高工作水平，由此再带动相关工作人员的工作热情，是保证工作高效率、持续性强的必然要求，將基础工作做好，再在此基础上加以创新会对行政管理信息化工作带来极大的有利影响。

六、结语

时代发展推动了档案管理信息化工作的产生和发展，与这项工作相伴生的各种问题要求我们进行持续的改革和创新。只要我们坚持科学的思想理论指导，坚持创新发展理念，不断强化自身工作水平，就可以将档案管理信息化这项工作做好。

信息转变为数字形式和相应的检索技术是统一的，不可分割的，档案管理运用的信息化技术包含多种细小的方式内容，旧时传统的档案管理方法与新时代的管理方法截然不同。这就需要相关的领导人员重视起来，把握好正确的工作方向，将眼界放宽放远，才能将这项工程做好，为社会与国家谋福。

参考文献：

[1] 黄丽华等.档案数字化外包安全管理研究.中国档案，2015（6）：60-61.

[2] 马林楠.数字档案馆是有历史发展的必然.中国档案，2014（2）：63.

[3] 刘晖，张素丽，柳羽辉等.浅谈信息化技术在档案管理中的应用[J].信息系统工程，2011（11）：103-104

[4] 黄光香.信息化技术对档案管理的影响研究[J].办公室业务，2014（7）：161

作者简介：王显秀（1975.1—）女，汉族，专科学历，单位：大竹县节约用水管理办公室，研究方向：档案管理。