现代化档案管理的创新研究

王 红

(河南省淮滨县人社局档案管理中心，河南 淮滨 464400)

近年来，我国的科学水平在不断提升，原来的档案管理模式和方法也不能满足现代档案管理的要求，虽然我国人事局的档案管理工作经过了一定时间的发展和完善，但是由于时间在不断进步，导致档案管理过程中又出现了一些新的问题。档案管理工作出现了很多新的管理技术和管理方法，这能够有效解决目前我国人事局档案管理工作中的各种问题，实现现代化档案管理的创新。

一、现代化档案管理存在的问题

(一)现代化档案管理制度存在不足

在现代化档案管理中，管理制度具有重要的作用，很多档案管理工作都要依靠管理制度来开展，才能做好档案的现代化管理。但是从实际的情况来看，目前现代化档案管理制度建设比较落后，并没有根据时代的发展来创新，还使用以往的管理制度[1]。现代社会对档案管理的要求、规划和标准都发生了很大的变化，以往的工作制度已经不能满足要求，阻碍了档案现代化管理的实现。在档案的现代化管理中，档案信息资源没有建立有效、完善的共享标准体系，档案信息资源的程序开发软件和程序开发语言都有所差异，很难减少信息资源的共享标准。

(二)现代化档案管理没有做好功能规划

从目前的情况来看，现代化管理系统的功能比较单一，基础的档案查询和档案检索功能最为常见，其他的功能开发较少，对档案管理工作的多元化发展非常不利。档案管理系统的功能建设追求全面，但是却忽视了系统功能的现实性，导致一些功能并没有发挥作用。现代化档案管理还缺乏科学的管理系统功能规划。一直以来，人事局档案管理都注重档案保管，但是却对档案的利用不够重视，所以在建设管理系统功能时也更加注重档案保管的功能，管理系统的功能建设以档案的收集和档案的保存为主，并没有实现对高校档案信息资源的深度挖掘和有效利用，缺乏对档案开发利用的功能。

(三)信息化建设不平衡

从实际的情况来看，档案管理的现代化管理过程中，由于不同地区之间的经济发展不均衡，各种设施和设备存在差异，并且不同地区的档案管理人才的管理水平也有所差异，导致档案管理的信息化建设过程中存在着信息孤岛的情况，非常不利于档案现代化管理和信息化管理的实现[2]。档案管理需要多个部门的高效合作，但是从实际的情况来看，各个部门之间的协调性不强，档案管理信息化建设不平衡。档案信息化管理涉及到的内容较多，范围较大，而不同类型的档案涉及的部门又不同，并且要采用不同的管理方式，而档案管理并没有规范的标准，所以在实际管理环节中就出现了不同档案信息资源整合困难的情况。

二、现代化档案管理的创新策略

(一)创新现代化档案管理制度

在现代化档案管理环节中，要更新管理制度的内容，由于档案现代化管理环境在不断改变，因此管理制度的内容也要不断更新，要与时俱进，可以在充分了解行业信息化的管理规定和相关政策的基础上出台合适的政策。另外，还要平衡好档案业务多元化和信息化环境，结合实际的工作需求和工作要求来制定多层次的档案信息化管理制度，从多个方面和多个层面来建设档案管理制度。更新档案管理理念，融入现代化的档案管理发展理念，对档案信息资源进行统一规划和管理，从思想上和组织上来实现现代化档案管理。

(二)优化档案信息管理系统的功能建设

强化档案现代化管理就要求优化档案信息管理系统的功能建设，在实际的功能建设中，要从实际出发，了解档案信息化管理的实际需求，从实际需求出发来做好管理系统的开发。建设管理系统时要掌握档案管理工作的整体规划，并在此基础上来做好功能框架设计，设计可以实现档案信息化管理基础功能的系统框架，然后再结合一些不同阶段的实际需求来做好阶段性的功能建设[3]。在系统功能建设中，不仅要把握系统功能的全面性，同时还要注重其现实性，做好档案利用和档案服务方面的功能建设，强化对档案资源的利用。

(三)促进档案信息化建设协调发展

要促进档案信息化建设的协调发展，加强不同部门信息化建设的和谐发展。对于档案资源的收集和整理都要采用统一的管理主体格式和形式，开发相关的管理软件时，也要注重不同部门的软件功能同步。购买相关的信息化管理硬件时，也要实现不同部门的同步，才能实现不同部门之间的协同化管理。构建开放型的档案信息资源共享系统，走档案网站门户——档案信息化资源库——数字档案馆的创新之路，做好档案信息的资源整合，设计组合型的检索方式。

三、结语

在现代化档案管理中，要与时俱进，充分利用现代化的管理理念和管理手段来进行管理创新，创新现代化档案管理制度，优化档案信息管理系统的功能建设，促进档案信息化建设协调发展，做好档案信息资源的开发和利用。