浅谈机关人事档案信息化管理的意义及完善措施

翟金华

(讷河市党员干部现代远程教育中心，黑龙江 讷河 161300)

人事档案是档案工作的一个重要组成部分，是人事部门根据工作需要，保存反映单位职工工作简历、德才情况、工作成绩等内容的人事资料。它具有以下主要特点：(1)全面性。(2)可利用性。(3)真实性。(4)动态性。(5)流动性。(6)机密性。由于人事档案的这些特点决定了人事档案信息化管理工作的特殊性。因此机关人事档案信息化管理成为当成人事档案管理工作的重头戏。下面就人事档案信息化管理的意义及当前存在的问题及完善措施作以阐述。

一、人事档案信息化管理在机关工作中的意义

(一)人事档案信息化管理使人事档案管理更加合理科学

人事档案信息化管理能够使单位领导对本单位职工的自然情况、工作业绩、任职能力有更加全面、详实的了解，在任人选人上的决策上依据更加充分，更具有合理性、科学性，从而为社会培养更多的人才，为机关的发展创造出更多的机会。此外，通过人事档案信息化管理使机关管理更趋于科学化、制度化、规范化，为机关管理水平跨上新台阶，为机关持续、健康、稳定发展奠定坚实基础。

(二)人事档案信息化管理使人事档案查找工作更加迅速快捷

人事档案信息化管理是当代机关档案工作中不可缺少的部分，其管理的好与坏对机关领导者来说是至关重要的。过去人们一直使用传统的手工方式管理档案，这种管理方式有着许多缺点，如查档困难，保密性不高，纸质档案破损严重，更新维护困难。使用计算机系统管理档案，使档案检索方便快捷。查找档案，只要通过计算机检索，就能直接找中目标。实现人事档案信息化管理后也将大大降低人工成本，使档案工作人员从繁劳的传统档案中解放出来，从事档案信息研究工作，从而大大节省了人工成本，提高了档案部门的工作效率和质量。

二、人事档案信息化管理中存在的问题

随着我国改革开放和社会经济发展的不断加快，人事档案信息化管理越来越重要，但也存在着诸多问题，主要表现在以下方面。

(一)领导认识不到位。由于历史原因，人事档案部门领导对人事档案工作理解简单，认为只要不丢档，能应付查档与外调即可，但随着人事档案清理工作的开始，人事档案的重要性越加突出。人事档案成为当地人才提拨重用的重要依据。因此，人事档案部门领导对人事档案认识不足的思想，严重制约了人事档案信息化管理工作效率和质量的提高，影响了本地区人才的培养与发展。

(二)业务人员能力偏低，管理手段落后。由于档案信息化管理需要专业性比较强的人才，但一些单位的档案管理人员多为即将退休人员，这类人群半路出家，对档案业务不熟，计算机操作不熟练。有的单位还经常更换档案管理人员，造成了档案工作断档，有的单位在安排人员培训上不及时，致使档案管理人员工作业务能力得不到提高，更难提高档案信息化水平。

(三)信息化程度不高，资源利用率低。由于人事档案查找方式处于原始手工查档状态，人事档案信息资源开发较差。一些先进的技术手段由于没有专业人员进行管理使用，造成资源浪费严重。此外，档案管理精力投入不多，经费投入不多，档案室建设不够标准规范，也严重影响了人事档案信息化管理的进程与速度。

三、人事档案信息化管理完善措施

(一)加强领导，提高认识。只有单位领导重视了，人事档案信息化才能加快进程。因此，将当地人事档案工作作为当地政府主管部门的一项重要工作来抓，做到年初有计划，年末有考核，对人事档案信息化工作不达标的单位进行通报批评。加强人事档案信息化的宣传工作，通过上级部门或网络等媒体宣传人事档案信息化的重要性，从而加强领导的重视。多组织领导参加档案学习与交流活动，以提高领导的重视程度。

(二)加强培训交流，提高人员的素质。人事档案工作人员的政治素养与业务水平决定了档案信息化管理工作质量的高低。因此，对人事档案工作人员要加强培训交流，以提高其素质。只有经过培训，档案人员才能掌握新方法、新知识，提高其业务水平及政治素养，培养良好的职业操守；通过与各地档案工作人员的交流，才能发现自己的不足，从而有针对性地做出整改与发展方案。

(三)推进档案管理的现代化建设。人事档案信息化建设势在必行。要充分利用当今大数据时代，实现档案信息社会共享。通过人事档案纸质档案转化成电子档案，再通过网络技术，使用电子档案建立个人信息系统，通过与公安、民政、房产、银行等信息系统的对接，完成人事档案的社会共享，使人们在查阅档案只要通过特定的口令就能实现档案信息的无缝对接。

综上所述，我们在人事档案管理信息化过程中要不断创新，不断寻找新的方式方法，突破传统陈旧的工作思路，通过人事档案信息化管理，使当地人才能更好地发挥作用，为当地社会经济发展做出更大贡献。