信息化技术在医疗设备档案中的开发及利用

王平 广西医科大学第一附属医院 （广西 南宁 530021）

内容提要： 随着数字化信息技术飞速发展，以医疗服务发展为落脚点，以精细化管理为手段的医院总体发展思路，要求医院的各项工作要紧跟医院发展战略。文章简要阐述大数据背景下医疗设备档案管理现状，以及面对新形势新要求医疗设备档案如何运用信息化技术提高管理水平。

医疗设备科负责全院医疗器械、耗材及试剂的采购、供应和使用管理，负责设备的日常维修和维护，是医院重要的行政职能部门。作为医院职能部门工作人员，确保医用设备正常运行，维护医院正常医疗秩序，责任重大。近年来本院引进了大量的高精尖医疗设备，医用设备规范管理与否直接关系到设备正常有序使用，影响到医院整体的医疗质量和经营管理水平。因此，医疗设备管理工作中的每一个环节都至关重要，尤其是提高设备档案的管理水平更是目前的工作重点。

1.当前医疗设备档案管理现状及制约因素

1.1 设备档案归档范围较单一

医疗设备档案主要包含设备前期采购、验收以及后期使用、维修、报废等各个方面的相关资料，可概括为静态档案和动态档案[1]。静态档案囊括了医疗设备从采购到报废阶段所有的相关资料，如购置情况、价格、技术资料等；动态档案囊括医疗设备在使用过程中产生的所有相关资料，如设备使用、消耗、故障、维修等情况[2]。目前，医疗设备档案的利用管理主要集中在静态档案管理阶段，而设备动态管理档案往往被忽略，而这部分档案的“含金量”还有相当空间可进一步挖掘。

1.2 传统设备档案管理模式局限性

目前，很多医疗机构设备档案的管理模式还是传统的纸质档案管理模式，即以纸质文件的形式管理设备档案，而且这部分档案大多是以简单的Excel表格进行录入，若干年过后，由于档案数量激增，容易造成档案遗失、查找不全或查找耗时长等方面问题，难以快速提供精准信息，与查阅者实际需求存在较大距离。

1.3 缺乏对设备档案查阅后的效果分析

由于医疗设备档案长期局限于对设备档案的静态管理，对于设备运行记录、保养维修记录单等动态档案保存的较少。借阅者在查阅档案过程中，查阅到的档案信息是否满足需求，是否对今后的设备管理工作有用，存在哪些需要改进的地方等信息都没有进行过系统分析。

2.医疗设备档案的信息化发展的实现途径

2.1 认真做好医疗设备档案的收集工作

首先，要明确设备档案应保存的原始资料的范围，信息化时代，档案的利用主要突出“快、准、精”，比如设备的故障多种多样，如果在设备档案“大数据”中及时调出相关档案依据，不但可以作为故障分析的可靠依据，及时解决问题，缩短设备停机时间，还可以为今后故障工作做好预防保障，确保医院良好的医疗秩序。目前，大多数医院都对设备的维护维修方面开发了专门的软件，设备的故障报修和维修维护的记录都被实时反映，这部分文件可以通过档案数字化技术导入设备档案信息管理平台，并且在维修系统中建立与设备档案编号相关联的链接，通过链接对应，可以快速查找出相关档案资料[3]。

2.2 建立健全医疗设备档案信息化管理机制

建立完善的管理规章制度，打破传统设备档案管理模式，创新档案工作者的档案管理信息化模式，设备采购项目按规定论证和审批，不断修订和完善医院设备档案信息化工作制度和工作流程，提高设备档案管理责任人的业务水平和责任意识。

2.3 增强医疗机构领导干部、职工的档案意识

长期以来，设备档案管理人员服务意识不足，医院党政领导班子对设备档案管理队伍建设方面的重视程度有待提高，设备档案管理人员业务素质与医院高精尖的医疗设备形成了鲜明对比。提升医疗设备档案的管理水平，一方面应持续修订医疗设备档案管理细则，制定健全的档案管理规章制度，建立责任制，责任到人，每个科室指派联络人，填写联络人登记表，建立金字塔形的档案责任体系。另一方面要定期开展档案培训会，医疗机构负责人、中层干部和各科室档案联络人都应参加，了解档案管理的新规定，更新原有的档案管理知识系统，大家互相交流，提出工作中遇到的困难。

3.依托信息化手段提升医疗设备档案管理水平

3.1 数字化信息技术助力设备档案“精细化”管理

随着医院精细化管理不断推进，以质量控制为核心，以医院综合效益最大化为目标的医院发展战略，医用设备维保工作的重要作用越发突显。运行数字化信息技术进行设备精细管理，从申购、验收、使用、维保、处置的全生命周期管理，确保医疗器械在生命中后期各环节正常运行，并真实、准确、完整记录，实现医疗器械效益最大化，建立对专项分析、定期溯源、责任挂钩机制、实现设备效能最大化[4]。

3.2 使用二维码对设备进行统一管理

使用二维码对设备进行统一管理，为设备制定“身份证”。在对医疗设备采购后，医疗设备管理人员确认设备的使用及信息后，将相关的技术信息及设备信息逐一录入于医疗设备档案信息系统中，在这一环节完成中，系统自动生成“身份证”，功能相近的医疗设备系统会自动进行分类管理，这样设备管理人员就可以快速查阅和管理相关的医疗设备，在后期设备使用过程中也会更加简便[5]。

3.3 数字化技术在档案利用分析中的应用

通过设备档案数字化，设备使用维保等相关信息可以直接在系统上呈现出来，可以通过表格和图形的形式进行比对分析，对数据信息进行深入挖掘，提供档案利用的使用价值，为今后的设备档案管理工作提供参考依据。