民政局社会救助文件档案的规范化管理

董少勉

（吉林省公主岭市民政局社会救助事业中心，吉林 公主岭 136100）

前言：社会救助档案就是指日常工作管理中形成具有保存价值的电子数据、声像、图表、文字、等不同形式的记录。社会救助文件档案是社会救助管理机构对被救助对象的审核、审批和申请办理，是在救助中发放资金和领取过程中的重要材料。维护档案安全和完整，才能更好为民生工作服务。

一、民政局社会救助文件档案的概念及特点

（一）民政局社会救助档案的概念

从广义的角度来说，民政局社会救助档案是各地在实施救助工作过程中长久以来积累下来的档案，这些档案包括文书类档案、救助专业档案、会计类档案等[1]。但本文是从狭义角度来说的，民政局社会救助档案就是指救助专业的档案，同时由各级人民政府、街道办事处、村委会，对全国低收入人群的医疗救助、伤残救助、灾后救助、居民最低生活保障救助。以及对在救助动作过程中产生的具有储存意义的，电子数据、声音、影像等多种不同的载体来记录档案。并包括，流浪未成年人救助机构和救助管理机构，并对流浪者救助的过程中具有储存意义的多种档案。

（二）民政局社会救助档案的特点

1.种类多：救助档案可以分成生活救助档案和临时救助档案。而被救助的居民情况也不相同，根据这些被救助居民的实际情况我们还可以把救助档案分成临时生活救助档案、乡村与城镇医疗救助档案、流浪人员档案、城市居民生活救助档案、灾区救助档案等。

2.来源广：民政局社会救助文件档案都是各地民政局展开工作的事实记录，这里面含有被民政局救助居民的详细资料。这也是民政局展开工作的基本条件。

3.档案有一定的共性：在这些档案中除了流浪乞讨人员救助档案外，其他的救助档案都包括日常材料管理和申请、审批材料。

4.工具性和基础性强：民政局救助档案是以单位形式来展开救助工作的原始记录，是往下开展工作的基础和工具。

二、民政局社会救助档案的规范化管理

（一）提高档案管理人员的素质，配用专业的工作人员

民政局社会救助文件档案管理的好坏，完全取决于管理档案的工作人员。管理档案工作人员的素质和工作水平要能胜任管理救助文件档案的需求。所以在选择管理救助文件档案的员工上一定要选择有责任心的、有爱心的、生活作风正派、政治清白的热来从事这一工作[2]。从事管理救助文件档案的工作人员要经常的进行培训，系统地学习社会救助文件档案管理工作的法律法规和管理档案的相关工作内容。帮助工作人员掌握操作技能和档案知识，从而提高社会救助文件档案的管理水平。在这基础上还要培养管理人员的心理素质和思想素质，培训工作人员要严守纪律、绝不泄密、认真严谨、坚守原则。作为社会救助站的一名员工要注重提高自身的专业水平，通过培训、自学等方式，熟练工作中的每一个环节。努力掌握科学管理救助文件档案的方式和方法，提高工作效率，提高管理档案的质量。

（二）完善制度，确保救助文件档案的规范化

社会救助工作范围广，工作内容也比较复杂，这也给社会救助部门提出了较高的工作要求。例如，不同救助对象的救助资金不同、医疗救助对象的统计、城乡居民最低生活保障对象的统计、救助对象的更新都离不开救助档案系统的管理。从而，必须要加大一步完善救助文件档案系统的管理。来提高民政局救助文件档案管理的规范化。同时，要坚持依法管理的原则、完善管理机制和制度。分层分级管理的原则和分类管理的原则。依法管理是最要的，要是不能依法管理救助机构有可能出现徇私舞弊等现象。分层分级管理是管理档案时要责任分明，只要责任明确了，才能从根本把救助档案管理好。分类管理救助档案，就是把社会上的救助具体范围进行更仔细的划分。然后在每个大类的社会救助中按照救助标准在进行划分，从而来提高救助档案管理的实效性。

（三）实行严谨的管理，定期更新

慈善救助对象和城乡低保对象一般是以户为单位，每家每户都有一个档案。五保户救助对象、医疗救助对象、优抚对象则是采取以人为单位每一个人一个档案。在救助文件档案建立时要保证里面的材料是真实有效的。材料包括申请书、审批表、居民身份证复印件、户口本、收入证明、以及政府给出的其它材料。这些材料工作人员会按照工作规范进行整理粘[3]。档案整理时要统一装订，使用规定的档案盒装并进行编号管理。工作人员还会定期的整理救助档案，把陈旧的救助档案进行更新，对救助对象的成员变化、家庭住址、联系方式、收入情况，等基本信息进行更新。一律把救助档案分为3个管理类别，第一个类别标记成绿色，一年入户一次进行走访调查，调查家庭情况，根据家庭情况进行调整。第二个类别标成黄色，半年入户进行走访调查，按照交调查表进行填表，在根据家庭具体的生活条件、进行调整。第三个类别标记红色，根据家庭的收入，子女上学的状况就业等情况进行调整。以上保证实际信息的真实录入。使社会救助文件档案更加的规范化。

结论：随着社会的发展，人们对档案资源的管理也越来越重视。信息化发展为档案管理提供了非常大的便利。档案信息资源管理系统也越来越正规，工作人员通过培训提高自身各方面的素质，也使的档案管理的质量和效果不断的提高。