论档案的收集与利用在档案管理工作中的重要性

朱佰双

（绥化市客运站，黑龙江 绥化 152000）

档案是一个单位各项工作的集中反映和直接记录，它承载了一个单位的兴衰记忆和发展历程。档案管理工作的基础一一档案的收集，是其管理的实体基础，直接影响着档案的完整并体现出管理的水平。而档案管理的最终目的是对其充分利用。即档案是为用而收集，由用验收集。收集和利用在档案管理工作中是相互依存、相辅相成、相互支撑的两个方面。提高档案管理科学化水平势在必行，这也是深入贯彻落实科学发展观的必然要求。

一、加强档案管理的必要性

（一）顺应信息化发展的需要

到目前，我国网民总数达到了4.3亿，使用手机的网民有2.81亿，互联网和手机等新兴媒体的普及度日益增高。现代信息技术的快速发展，极大地丰富了档案管理的样式、渠道和载体。网络化、数字化、系统化已经成为档案管理的主要发展趋势。《中华人民共和国政府信息公开条例》的颁布实施，更多地赋予了广大民众的档案知情权，档案管理工作也承担了更大的社会责任。这对档案管理的信息源建设、管理方式创新和服务功能的提升都提出了更高的要求。

（二）提升我国文化软实力的需要

从古至今，文化一直综合国力竞争的主要因素，也是民族凝聚力和创造力的重要源泉。档案作为对历史的原始客观记录，能够客观真实地还原历史社会的原貌，是极为珍贵的文化财富，凭借其独特的优势和作用，有力地推动了社会主义文化大发展大繁荣。档案具有覆盖面广、内容真实性高、吸引力强等优势，能够有效地巩固社会主义意识形态，将民族的优秀文化集中体现出来，对推动文化创新有着重要的作用。将某一地区的文化建设举例，档案对提升地区文化品位、丰富地区文化底蕴起着决定性作用。

二、档案收集利用过程中存在的问题

（一）不能合理利用单位的档案资源

一些单位的档案管理工作处于一直有单位专项拨款进行基本维持的局面，档案管理工作人员不能对单位的档案进行整理、收集以及保管等工作，更不能有效地开发利用这些宝贵的资源。单位进行档案管理工作就是要在将来有效地开发利用这个资源，因此档案管理工作人员要提高正确的信息资源，而且这些信息资源能为该单位带来一定的经济效益或者参考价值，能广泛地服务于单位的发展。但是从近些年的观察可以看到，很少的单位能有效地开发利用档案资料，同时也没有长远的开发规划，单位的档案资料只能一直被动地放在档案室，而且管理的模式也很单一。这样的管理模式不能促进档案资料的可持续发展与保存，单位应该激活这些档案资料的活力，实实在在为单位带来价值，这样才能更好地保护档案资源。

（二）档案收集利用没有统一的管理制度

一些单位的档案管理工作只是一种形式，没有专人负责，也没有明确的管理制度，对档案资源的重要性更没有明确的认识。而且一些单位的领导干部也不注重日常工作的记录，甚至认为档案管理工作只是一个象征性的部门，没有必要花费很多人力与物力对档案资源进行管理，因此单位的档案管理工作经常处于一个边缘的状态。很多的单位更没有制定明确的管理档案资料的规章制度，缺乏统一的管理，很多档案管理工作人员变得无从下手，这样也严重影响了他们的工作积极性、主动性与创新性。因此为了单位的更好地发展，单位应该制定科学合理的档案管理规章制度，对单位的档案资源进行有序的管理。

三、提高档案管理科学化水平的对策

（一）建立完善的档案管理工作制度

单位要积极建立与完善一系列的档案资料的管理制度，这样开展档案管理工作就有章可循，有法可依，有利于档案管理工作进入正规的发展渠道，也促进档案管理工作的可持续发展。随着社会的发展进步，过去的档案管理工作的规章制度可能不再适应现在社会的需要，单位要及时改进工作制度，并且在实践中逐渐完善档案管理工作制度。在进行档案管理时，单位的工作人员都要严格执行规章制度，保障档案管理制度的执行力度，合理有效地利用开发档案资源。

（二）提高管理人员对档案管理的认识

在实际的工作中，只要档案管理工作人员对档案管理工作的重要性有足够的认识，提高他们的思想觉悟，那么他们才能在工作中严格按照工作制度办事，才能提高档案管理工作的效率，从而提高他们的创新意识与工作的能力，增强他们对工作的责任感与奉献精神。因此在实践中，要提高与档案有关工作人员的认识水平，明确他们的工作范围，宣传相应的法律法规等，那么工作人员才能更加的人负责。

（三）加强档案管理工作的信息化建设

档案管理工作也要跟随信息化的潮流，在档案管理工作中运用先进的科技手段，提高档案管理工作的效率与质量。档案管理工作人员在计算机的辅助下，要及时更新档案内容，准确保存各类档案信息，充分利用计算机与扫描仪等现代化设备保存图片以及声像等档案资料，不再简单地只是保持文字，这样也可以实现档案资料保存的无纸化，节省资金与空间。档案信息资源的数字化是对档案原文件保存的重要方式，单位应该充分利用先进的信息手段把各种物质化信息资源进行数字化的保存工作，并且建立起档案全文数据库和档案目录数据库，为单位的每个工作人员提供服务。同时档案管理工作的数字化要结合传统的档案管理工作的方法，使两者相互补充，相互共存，共同发展。

结 语

在这个社会大发展的时期，领导干部要及时抓住时机，更新观念，认识到档案工作的重要性，建立与完善档案管理制度，并不断进行更新，采用新的科学的方式方法，积极改善现代档案管理模式，对档案管理工作人员进行不定期的培训，引进与使用先进的计算机网络数据库技术，为实现档案管理工作的稳步发展提供必要的设施、人才与制度。总之，随着社会的发展和进步，档案管理工作的作用和地位日益突出。在新的历史形式下，只有提高档案管理科学化水平，才能使档案更好地服务于社会，服务于人民。