大数据时代下的高校人事档案管理信息化建设探讨

胡程

[摘    要] 人事档案管理是我国人事管理的重点组成部分，对于我国各大高校来说，想要快速发展，人事档案管理就一定是其基础之一。由此可以看出人事档案管理对于高校发展的重要性。尤其在当下，是互联网与计算机信息技术所衍生出的大数据时代，也是高校人事档案管理信息化建设优化发展的契机。文章对如何有效推进高校人事档案管理信息化建设进行了探讨。

[关键词] 大数据时代;高校人事档案;信息化建设

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2019. 23. 067

[中图分类号] G271    [文献标识码]  A      [文章编号]  1673 - 0194（2019）23- 0158- 02

0      前    言

高校人事档案是高校人事信息的集合和重要载体，将人事档案进行有效的管理整合是高校档案管理工作中的重点与难点。在互联网时代，网络与信息化背景下的大数据要素逐渐深入各项工作中，对于高校档案管理工作来说，基于大数据的信息化建设毫无疑问是其发展趋势，是档案管理工作发展的必然且极具必要性与重要性。

1      信息化建设是高校人事档案管理的必经之路

高校人事档案管理的信息化建设重要性主要分为三个层面。一能满足人事工作发展的基本需要;二能满足人事档案发展的必然需求;三能满足人事制度改革与发展的基本需求。本文将从三点来阐述信息化建设是高校人事档案管理必经之路的原因。第一点，人事档案管理建设之初目的即在于“以人为本”的理念，那么高校作为社会主要人才与高素质人才的培养场所，优质人才资源的发掘与合理使用就脱离不开人事档案所提供的信息。人事档案信息是应届毕业生或有一定工作经历的相关从业人员进入新工作环境后的基本资料的汇总。高校在拥有这样一个信息资料库后，人事档案信息化管理显得尤为重要。将汇总信息进行整合从而建立起一个完整的信息资料库，便于高校发掘所需人才并且能对人才资源进行合理配置。结合网络与信息化技术，档案管理的信息化可对高校人才培养与人力资源合理配置提供更为合理有效的参考，实现效益更佳的人才培养与输送，同时在侧面也能促进档案管理信息化更快发展。第二点，高校人事档案管理信息化是档案管理工作和人事工作发展的必然需求。人事档案管理是高校档案工作的基础，它伴随着人事管理的展开而展开。回顾人类的历史，最早的档案信息载体可以追溯到甲骨文、竹简书等，这些都是最为原始的档案载体。那么在新时代下，档案信息载体变得多种多样，例如纸媒、电子文档和照片、音频视频等文件，这些都是新时代下直接与互联网与大数据挂钩的档案载体。历史的发展与人类文明的进步让档案信息逐渐由实体化向虚拟化方向转变，信息档案也逐渐变得更加容易保存、容易携带、容易复制，所以现代化的信息档案载体也更加受人们欢迎和喜爱。从客观层面上来讲，工作需要及时开发与利用，才能实现更加高效的信息积累，实现更加完善的信息资源整合。从古代的传统档案管理模式转变为如今的信息化快捷檔案管理模式，其实是一种发展的必然需求和客观要求。在高校的人事档案管理中，不断注入新的技术信息，已经成为高校信息化档案管理变革的内在力所在，所以，高校人事档案管理信息化是人事档案发展的必然需求。第三点，随着大数据时代的到来，高校人事档案管理实际上在客观上也进行了变革，这种变革是必须的，否则将解决不了教职工人数激增、人员流动频繁、人员类别复杂多样所带来的问题。在当下时代大背景下，传统的人员档案管理模式已经很难应付新时代下的人员档案数量激增与人力资源灵活配置的迫切需求，所以，档案管理工作必须要寻求创新，走信息化管理发展之路，更好地适应当下环境。

2      当前我国高校人事管理现状

2.1   缺乏信息化管理意识，管理模式单调

随着大数据时代的到来，档案管理信息化趋势已经越来越明显。然而，现阶段我国大部分高校的人事档案管理虽然技术和硬件到位，但是却缺乏一定的信息化处理意识，使得新引进的硬件与技术难有用武之地，收效甚微，管理的模式也依然是固有思维下的一种单一化的存在。跟不上历史的车轮，必然会被淘汰。针对当前我国高校的人事档案管理模式所存在问题，目前主要问题是档案管理工作从业者的传统的思维定式很难转变。他们在意识形态里依然沿袭着传统的档案保管、整理式管理方法，信息化系统化管理意识相对薄弱。主要体现在这样几个方面：第一，高校的档案管理的工作量呈多峰性，在工作并不繁重时，部分从事档案管理工作的工作人员忧患意识不强，单纯认为档案管理是高校工作中辅助性工作，主观上对于档案管理工作的时效性关注不高，思想重视度不够。第二，部分工作人员会认为人事档案只是简单的信息资料保管与整理，对于大数据背景下办公信息化发展带来的工作方式变革未能有足够关注。第三，部分高校未能足够重视人事档案管理工作在高校建设发展过程中的作用与地位，在人事档案的工作中将其流于形式，简单将档案进行登记分类，办公信息的系统性、整体性以及自动化程度不高。

受传统档案管理模式根深蒂固的影响，档案管理的模式依旧继承着传统的手工搜索模式，整体信息化的含量偏低，在查找翻阅时费时费力，效率低下。虽然当前已经有很多高校开始尝试档案管理变革，进行资料的信息化系统化整合管理，尽管有相应配套的基础硬件设施与软件管理，但相关工作人员固有思维很难在短时期内完全转变过来。纵然他们有了信息化的人事档案管理意识，但是在实际的执行过程中，却依然采用了传统的档案保存管理模式，信息的资源依旧无法做到实时共享与随取随用，在人事档案检索与调查取阅的过程中依旧存在效率低下的问题。这些问题都严重阻碍了高校人事档案工作的有效发展，需要一定时间来适应。总的来讲，当代高校大部分的档案依然是实体文件居多，档案的信息化管理利用范围虽广，但在档案材料信息咨询查询过程中，其潜在的价值尚未被完全发掘出来，在现阶段的高校内档案管理工作的灵活性、适应性与时效性仍然缺乏，要走的路依旧很长。

2.2   信息化档案管理硬件设备落后，技术人员缺乏

高校人事档案的信息化建设不是一个简单的工作，不是一蹴而就就可以成功的，需要一定数量的资金分配与技术支持，这两项困难也正是现在高校所需要克服的问题。多数高校的档案管理部门存在自己配给比例不足的情况，高校人事档案管理更是面临着资金分配不足与技术落后的双重挑战。资金配给不足导致硬件设施无法跟上，信息化管理的办公条件与环境建设迟缓。而管理队伍上，专业型、复合型档案管理的人才缺乏，在有限的硬件设施下，难以发挥其完整的档案管理效率。这两项困难，导致文档管理数字化网络化工作进展缓慢效率低下。除此之外，在档案管理设备方面，现阶段各大高校的档案室面积一般不大，相关专业的更新也十分的缓慢，档案管理员的业务水平和专业能力普遍不高，这些也都影响着人事档案数据库大数据化的建设。

3      有效推进高校人事档案管理信息化大数据化的建设

高校人事档案管理信息化大数据化的建设要想进一步推进，宣传工作一定要做到位。强化宣传是提升工作人员档案管理信息化意识的重要途径。人事档案管理在一定程度上涉及高校从业人员的隐私性与私密性，大多数的人认为人事档案管理工作所要做的事就是将文档材料进行整合，方便人们进行信息的查阅，却恰恰忽略了其在人才培养，人才选拔及人才开发中的重要作用。在大数据时代的背景上，首先要做好一系列的宣传教育来使档案管理人员对于档案管理有信息化、数据化的意识，在思想中注入档案管理信息化方法，让他们更加清晰认识到档案信息化建设并不是单纯的信息积累与技术上的操作，而更应该是一种技术上相对于传统档案管理上的优势。实现档案信息资源共同分享，是一种推动高校发展甚至地方经济发展的重要科学力量。对于高校来说，实现大数据化和信息化的档案工作管理，必须要在高校大环境中建立起一个信息化档案管理的意识，并为此制定出相应的规章制度，加大对大数据化信息化的文档管理的宣传，使得高校中的人事资源得到最大限度的、合理有效地开发和利用，让信息化的檔案管理工作建设更快健全。同时，还要加强对于信息化数据档案管理人的专业培养，一定要充分运用科学的管理手段，从软层面上来推进大数据信息化的转弯管理进程。从而在整个高校的档案管理工作中，发挥出更大的作用，实现高校人事档案管理向办公自动化、信息化和数据化高速迈进。

4      结    语

在大数据的时代下，各个高校的人事档案管理工作都面临着不同程度的挑战，承受着来自高校上下级和社会的各种压力，这些压力与每一位高校教职工的利益息息相关。所以做好高校人事档案管理信息化大数据化的建设是高校能够优质长足发展的重要工作，也是当前各高校档案管理改革工作的当务之急。唯有在多方共同努力下，共同进步下，才能有效地提升高校人事档案管理信息化大数据化的水平，才能让高校人事档案管理的人才培养与人才开发的优势真正的发挥出来。最后，本文所涉及的大数据档案管理的问题，也正是需要同时着手解决的问题，是档案信息管理化的解决问题之道。大数据时代下的档案信息化管理，任重而道远。

主要参考文献

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