做好档案管理工作之我见

秦艳艳

（天津市河北区残疾人联合会，天津 300142）

档案是社会组织或个人在以往的社会实践活动中直接形成的具有明晰、确定的原始记录作用的固化信息。包括日常工作、学习中作为历史记录保存起来以备查考的文字文件、各种图像、图表、录制拷贝的声音及保存于其它各种方式和载体之中具有一定参考价值的实体文件。国家的每一项建设都离不开档案管理工作，无论是在国防领域、科技领域、经济领域、教育领域还是民生领域，档案管理工作的作用都是举足轻重、无可替代的。档案管理工作在当前以及今后都将会在国家的建设和发展中起到越来越重要的作用，是国家各项建设的重要信息支持和保障。

一、新时代档案管理工作目前的发展状况和不足之处

（一）目前档案管理人员专业素质和专业水平有待提升

档案管理工作关键的一环在于人员的素质高低，人员的素质决定着档案管理工作的质量，素质包括个人素质和业务素质。目前我国各个地方和基层的档案管理工作人员基本都有老龄化的趋势，有些地方的档案管理人员甚至还是兼职或是其他岗位转岗的，对新业务不熟；有些人很少做过或者根本没有接触过档案管理工作；还有一些单位档案管理工作人员是单位指派临时接手档案管理工作的，再加上一些工作人员对档案工作认识不够、责任心不强，很容易疏忽大意出现档案文件和档案数据丢失及泄密的情况，档案的真实性大打折扣，使后续的档案整理归档工作处于十分不利的局面，更严重的是可能直接影响到某些重要工作或重大工程的进度，造成不可估量的后果。

（二）部分单位对档案管理工作不重视及制度不完善

档案管理工作的另一个重要因素是重视程度，有些单位领导对档案工作的重要性认识不足、不重视、对档案工作投入不够，这是目前档案管理工作中存在的主要问题，也直接影响到档案管理工作人员工作态度，领导都不重视，管理人员更不在意，工作不细心、责任感不强，从而导致档案管理工作中的档案利用效率低下，档案服务工作跟不上社会发展和单位需要的步伐。有些单位还认识不到如今档案管理工作的重要性和重要价值，档案管理工作资金相对投入较少，对档案管理人员不进行相关业务培训，没有完善的管理制度，从而人为地阻滞了档案管理工作的开展。

（三）档案管理工作技术水平和办公设备档次落后

新时代随着科学技术的不断发展与进步，档案管理工作也应紧跟时代的步伐将计算机技术普遍应用于其中，但还是有一些单位和地方的档案管理工作不到位，跟不上时代的步伐，有些单位缺少档案专用电脑、打印机、扫描仪等现代化办公设备，档案技术支持不够，设备缺乏落后，有的的单位虽然购买了电脑等现代化设备，还只是停留于表面粗浅的使用，对现代化设备不能完全应用自如。这些都极大的限制了档案管理的工作的进行，严重地阻滞了档案管理工作的发展和提升。

二、加强和完善档案管理工作实现全面升级

（一）提升档案管理工作人员综合素质和业务能力

档案管理人员的优良素质在档案管理工作中起着决定性的重要作用，培养优秀专业知识和管理能力的档案管理工作人员是提升档案管理工作现代化水平和档案工作科学化管理的首要环节。首先要对档案管理工作人员有较高学历的要求，而且必须是专职的管理工作人员；其次，要对档案管理工作人员进行档案业务管理工作方面的理论知识和技术的常态化培训，使他们能够熟练的掌握计算机操作以及应用技术，紧跟信息技术高速发展的步伐。同时要不断培养提升档案管理工作人员职业素养，提升他们对档案工作的事业心和责任感，从而树立爱岗敬业的精神。

（二）做好制定和落实档案管理制度标准化

档案工作能否顺利开展需要依靠完善的各项制度，首先单位领导要对本单位的档案管理工作给予高度重视，充分认识到档案工作的重要性，在档案管理工作上舍得投入资金，能够时常关注档案管理工作，同时制定比较完备的标准化档案管理制度，并逐步形成完善的档案管理工作系统优化体系。在档案管理工作人员薪资待遇方面给予相对优厚的条件，使他们能够安心地做好本职工作。

（三）加快档案管理工作实现现代化

新时代档案管理工作实现现代化是必然趋势，为尽快实现档案管理工作的现代化和信息化建设，就要加大档案管理工作资金的投入力度，开设档案信息化管理所必须的网络、购买电脑、升级档案室设施硬件档次等，还要建立技术支持的必要软件信息系统和档案信息数据库，做好日常相应的维护和管理工作，逐步提升档案管理工作现代化水平。

（四）利用互联网技术实现云数据的有效途径

现如今由于互联网技术的广泛应用，使得我们档案管理工作者不仅可以如上面所述的那样可以随时更新档案文件数据，而且在调整文件数据方面也显得非常方便。在以往，我们这方面的工作得需要耗费大量的人力和时间来传输纸质文件数据。然而如今，随着互联网技术的不断升级，现通过服务器技术、云技术等创新技术的应用，我们档案管理工作者可以在任何与文件管理系统连接的终端上调用和存储在云上的文件数据。通过这种创新技术与方法，我们就可以更加便捷地实现档案数据在存储方面的应用，进而可以方便用户在需要调用档案数据时能够有效地并最大限店满足用户的需求，因而大大提高了我们存储的档案数据的应用效率。不单如此，同时我们也可以更加方便地详细查询文件数据调用的全过程，最终得以更好地保证了文件数据存储过程的安全性。

三、立足本职做好档案管理服务工作

档案管理工作中最重要的流程就是档案查考利用服务工作，档案管理工作人员要坚持照章办事，一切按规则制度进行，工作态度端正，注重工作质量和效率，工作中要做到积极热情、认真准确、及时高效。并不断强化和发掘单位档案室的其它服务功能，着重开发其宣传教育方面的功能，使档案室由过去简单的以藏为主转化为以服务利用为主、教育宣传为辅，使管理工作更加科学化、现代化、多元化。在稳固提供信息支持的基础上，不断发展和完善档案室的全面服务功能，让档案信息资源能够更好地为国家、为社会服务。

四、结束语

总之，科学地改进档案管理工作、合理地优化档案整体布局、精细地做好档案基础工作是新时代档案管理工作的精髓所在，是档案事业发展的关键。档案管理工作者要时刻保持清醒头脑，认清历史发展规律，与时俱进、奋发进取，立足本职、无私奉献，努力探索和不断创新，为国家的现代化发展建设做出更多更大的贡献。