事业单位档案管理工作的优化路径探讨

郑媛媛 孙思杨 周璇

(承德市计划生育药具管理站，河北 承德 067000)

引言

人事档案具有重要的社会价值，它反映了个体的家族情 况、生产生活经历、工作成绩、社会身份、行为活动、奖惩、学历等，人事档案直接与个人的薪资待遇、社会保障、工作有 着很大的联系，为用人单位提供了重要的参考依据。通过人事 档案可以帮助用人单位寻找最优秀的人才，更好地帮助单位的 发展。人事档案在事业单位中的作用更加重要，通过它可以证 明体制内人员身份，是事业单位对体制内人员进行评优选先、提干、退休等的重要依据。正因如此，事业单位人事档案管理 能力的提高显得尤为必要。

一、人事档案的重要性

人事档案作为信息的一部分，是最具社会属性的，通过高效的人事档案运转能够实现对人才的科学配置，建立起企业与个人的联系，帮助企业进行人才的培养和人事工作上的管理，促进社会人事管理与社会保障相结合。通过人事档案可以帮助个人办理社会保险，获取更多的社会保障，改善个人的生活状况；能够帮助提供婚姻状况的证明以及资产证明，证明个人的社会身份，保证自身的社会安全；另外人事档案可以帮助个人进行护照或港澳通行证的办理，在事业单位招聘中人事档案是重要的政审工具。事档案对企业单位来说更为重要，他能够帮助企业单位选拔最优秀、最合适的人才，能够帮助员工进行职称的申请，可以根据人事档案的记载中推 算出员工的退休年龄，为员工代缴养老保险以及其它的社会保 险，还是企事业单位进行评优选先、提干、调动工薪待遇的重 要依据，帮助出具各类证明材料。

二、事业单位档案管理工作中存在的问题分析

（一）档案管理制度不够完善

目前，许多单位没有意识 到规范化管理的重要性，导致内部档案管理制度混乱。从事业单位档案管理的总体情况来看，大多数单位建立了档案管理制 度，但是真正能做到管理规范化的没几个。很多单位管理者认为档案管理浪费时间，这就反映出了管理者在思想上缺乏管理意识，管理行为也不规范，进而导致单位自上而下各部门之间沟通不畅，合作不佳，执行力也差，即使是后来建立了档案管理制度，那也无法很好地落实下去。由于档案管理工作的质量并不会直接影响事业单位的经济效益，因此目前一些事业单位的管理人员和工作人员对档案工作重视不够，认为只需要配备一个管理员，保证资料不丢失就好，无需增加投资去提高档案管理工作效率。

（二）档案管理方法、手段落后

传统的事业单位档案管理依靠的是最基础的纸质档案，时间长了之后纸质陈旧，非常容易破损，一些重要的数据资 料需靠专门的人进行管理才能有效。然而，人为管理和保存除了耗时耗力外，也存在着各种外界不可控制的客观因素的威胁，因此，想要利用这种原始的档案管理方法保存最原始 的文件非常困难。然而，很多事业单位由于领导对档案管理方面不够重视，很少有资金投入，即使现在有大量的优化 档案管理的软件，也没有投入使用，而由于不及时更新档案设备，导致了没有良好的环境来进行档案管理工作，降低了 档案管理的效率。

（三）从业人员素质水平参差不齐

对于档案管理工作来讲，其主体工作内容还需要由人来进行，而且因为当管理工作的专业性很强，所以对于相应的从业人员的技术水平以及工作素养要求也比较高。但是因为像如今档案管理工作相应的制度建设以及信息化程度还不够高，所以在具体工作开展中有些人身兼数职，难以在实际管理工作过程中发挥出最大效率。

三、新时期事业单位档案管理的创新思路

（一）建立或完善档案管理制度

管理制度是加强档案管理规范化、有序化的重要保障。优化档案管理体制，可以提高事业单位档案管理的科学性和有序性。各机构应建立完善的档案管理制度，并认真贯彻执行。要根据单位的实际情况明确工作人员的管理职责，使每个人都明白自己的责任。一方面，要制定严格的制度，确保档案管理制度能够与事业单位的实际情 况保持必要的联系。另一方面，要强化管理力度，保证档案管 理制度的全面性，防止一些别有用心的人利用制度漏洞，破坏事业单位档案。事业单位的管理部门和其他部门还应当对档案 管理部门的工作进行监督，从上到下认真对待档案管理工作，保证档案管理人员在制度规范下开展工作，同时提高档案管理 工作的质量。

（二）创新档案管理方式，推动现代化水平的提升

档案管理方式的创新是新时期事业单位档案管理工作创新的关键环节，信息化档案管理师当下档案管理发展的主流趋势，也是实现信息化档案管理的基础。随着电子信息技术的发展，很多针对档案管理的软件不断出现，网络技术水平的飞速提高，计算机知识的高度普及，都为实现事业单位档案管理数据资源信息化奠定了重要基础。在这一过程中，事业单位档案管理人员首先应该在软件上建立起符合本单位的系统，分层次、有重点的进行档案的梳理。对历史档案原件进行扫描上传，对以后的档案信息分两种方式进行保存，既要留存纸质档案，又要利用软件系统进行电子版存档，保存到制定的系统中或者上传到云端。

（三）加强人才培训与引进

在行政事业单位中档案管理工作拥有极长的专业性，尤其是在新时期背景下，对于档案管理工作提出了更高要求，所以从事档案管理工作人员的专业水平以及其工作素养要求也更高。针对于事业 单位内部现有的从业人员，需要组织强化培训工作，对其专业素养以及工作水平进行提升，并且加强绩效考核。而对于外部人才引进方面，需要寻找专业对口的专业技术人才进入事业单位内部，参与 到档案管理工作中。对于一些非常优秀的人才，需要出具更好的薪 酬以及激励奖励制度，吸引人才并且留下人才。

结语

综上所述，在当今社会中，各行各业的竞争都十分激烈，为实现事业单位的可持续发展，为人们提供优质的服务，应该 全面落实档案管理工作，积极引进先进的技术，对档案信息管理系统进行全面建设，在整体上提升事业单位的管理水平以及档案利用率。档案管理人员应该创新管理方式，与时俱进，为事业单位提供优质服务，进而实现档案管理工作的健康发展。