大数据时代档案电子管理探索

石荷荷

（平顶山天安煤业股份有限公司四矿，河南 平顶山 467000）

随着我国当代经济的快速发展，科学及信息技术日益更新，城市化进程也在不断的加快，对档案管理要求也越来越严格，为了适应当前大数据时代，我们应该实现档案的电子管理，提升档案管理的工作效率。

一、大数据时代档案电子管理的挑战

安全与隐私。在互联网时代，大数据电子技术逐渐应用到档案管理的工作当中，这使得档案数据的隐私与安全成为档案电子管理的重要问题。当前，网络安全问题很多，并且一旦网络安全问题爆发，就会造成重要的档案数据的泄露，必将会给用户带来一定的损失。虽然目前网络安全管理技术对网络安全起到一定的保护作用，但是大数据在档案管理工作的过程中不可能对所有的档案起到保障，所以如何保障大数据时代下的档案安全，实现档案电子管理，是当前社会人员的一大挑战。

人才缺乏。大数据技术在档案管理中的应用是当前时代发展的需要，它与传统纸质档案存在明显的区别，要求档案管理者具备一定的信息化管理能力，这必然会给档案管理工作者带来一定的挑战。为解决档案电子管理过程中的人才问题，一方面需要引进新型的高技术人员，另一方面需要对现有岗位职员进行相关的培训，提高现有职员的能力，实现大数据时代档案电子管理。

档案数据的分析能力不足。当前，档案部门的工作重心是接受和保管档案，虽然近些年来不断的强调实现档案的数字化，但是在档案数据的分析和处理上明显的能力不足，这促使大量档案资源的价值无方法体现。因此，档案部门应该利用当前的高效的数据信息技术，实现对档案数据的分析。

二、大数据时代档案电子管理的机遇

提供大量的数据信息。在大数据时代，档案涉及大量的数据信息，档案工作人员每天都需要面对大量的数据。档案种类众多繁杂，而且信息量巨大，单纯的依靠存取来满足当今社会时代发展的需要，已经无法适应社会的发展，为了加大信息的存储容量，已经从GB升级到TB，能有效解决目前档案数据存储发展的需求，当然大时代下的存储容量技术还在继续发展，未来存储容量必将能够满足大时代下档案电子管理的需求。

完善档案管理系统。档案电子信息化管理的应用是时代发展的需要，社会上各个行业中都相应的建立档案管理系统，档案电子管理系统的使用方便了档案管理人员，既提高工作效率，又促进档案信息的透明，让档案电子管理工作更加的轻便。在现下时代科技日益进步，我们还应继续完善档案电子管理系统，加快信息的处理速度。

提高档案管理的效率。在当前信息时代快速发展的今天，大数据已经成为这个时代的主体，大数据的使用必将有效提高档案管理人员的工作效率，为各大企业甚至档案部门节省管理资本，将资金或者人员安放到企业或者其他部门更需要人力的岗位、项目上。

三、大数据时代档案电子管理的方式

转变档案数据收集方式。大数据技术在档案管理工作中的应用，改变了档案数据原有的收集方式。首先，档案电子管理必须要发挥其信息化系统的优势，同时加大结构化、半结构化与非结构化档案数据信息的收集能力。当前主要的任务是发挥计算的功能，提高档案数据收集的效率。其次，面对大量的信息资源，需要不断的加大各种零散的、碎片化的档案数据进行收集、处理，然后再次基础之上建立起关系型的数据库，既实现信息共享，也要实现对各种邮件、图片、网页等的非结构数据信息的收集能力。因此，实现数据收集方式的多样化，是比较符合当前社会大时代的背景。

完善档案服务智能功能。完善档案服务智能功能是为了提高档案工作者的工作效率。其一，应该转变传统档案管理的被动化的服务模式，该被动为主动的服务思想，这样全方位提高现有档案数据信息的利用效率与质量，同时充分发挥现有档案数据信息的价值。其二，利用大时代下的大数据技术、云计算技术和智能化技术加强档案数据信息推送服务能力，以适应当前用户对档案数据库智能化的需求。

档案电子管理人员要实现业务素质的全面提升以及服务意识、服务质量的提升。档案电子管理人员在工作岗位上需要具备优良的工作作风，同时需要发挥自身的功用，确保档案的完整与准确。同时，档案电子管理工作人员需要紧紧跟上时代的步伐，全面创新传统档案的管理模式，并且在大时代的背景之下，实现创新与发展。创新精神是档案电子管理人员不可或缺的，在创新的作用下有利于解决档案电子管理的问题，进一步加强档案电子管理的及时性和准确性。另一方面，不断加强档案电子管理人员的服务意识，对相关人员的服务理念进行全面的改进与革新，实现服务思路与相关领域的拓展，不断扩大服务范围，并对收集的信息给与反馈并及时进行分析、处理，实现档案工作的有效创新。

结语

在大时代的背景下，科技快速发展，为实现档案电子管理提供了可能，另一方面社会的快速发展迫切需要实现档案电子管理，因此案电子管理不得不面临挑战和机遇。档案管理众所周知异常繁琐，但是其重要的地位是无法忽视的，各种重要的信息都要将其进行妥善的保存，并且还得随着时代的发展进步，进行不断的更新和存储，以便发挥其应有的价值。根据当前我国的档案管理的情况来看，在档案管理的过程中存在一定的问题，这需要根据实际问题提出有效的解决办法，为档案电子管理提供保障。档案电子管理应该转变档案数据收集方式、完善档案服务智能功能，同时档案电子管理人员要实现业务素质的全面提升以及服务意识、服务质量的提升，这样才能实现档案电子管理工作的发展，为我国当前档案电子管理工作的高速发展做出应有的贡献。