档案管理业务工作格式化的重要性研究

石荷荷

（平顶山天安煤业股份有限公司四矿，河南 平顶山 467000）

一、加强档案管理业务工作格式化的重要性

（一）实现标准化的数据资源整合

在新的历史背景之下以及现代化的档案管理工作过程当中，为了实现档案管理工作的科学化以及规范化，需要适应时代发展的需求，满足用户的信息资源共享，这就需要在档案管理工作的科学化以及规范过程当中，不仅仅建立有效的管理制度，同时针对于档案管理工作业务的格式化进行有效的规范，才能够实现对于创新档案管理工作业务管理过程当中的工作思路和工作方法，从而实现档案管理业务工作的先进性。在档案管理的过程当中，建立信息化的档案资源整合以及档案资源业务之间的管理体系，就需要针对于档案管理工作进行和建立格式化的档案管理理念，对于一些数据进行集合、分析和整理等一系列的操作，建立规范化和标准化的格式，才能够满足现代化档案的需求，在相关部门档案管理的沟通过程当中，能够有效的利用资源信息以及档案管理的高速整合化，实现提高档案服务的质量。

（二）有效的实现信息之间的资源共享

提高档案管理水平确保各类档案收集齐全、归档完整、整理规范，需要不断提高档案管理的水平。现代化的发展以及生产力的提高，使得人们在大数据时代之下可以运用多媒体以及网络化的服务方式建立相关的档案管理体系，而针对于档案管理复杂化以及难存储的特点，需要针对于每一个档案进行相应的标准资源进行整合，才能够实现集群性质的档案资源数据之间的整理。通过一种标准化和格式化的数据资源整合可以实现信息之间的互通有无以及资源共享，这对于实现和查阅档案的信息具有积极的促进作用。比如可以在档案硬件设施上配备大型档案柜、计算机等专用设备，使档案管理在硬件上有了保障，适应了现代化管理的需要。

3.建立格式化的档案管理业务可以满足用户需求

档案管理是进行信息统计以及管理工作的重要组成部分，为此需要把档案管理业务工作的格式化摆上重要位置，对档案管理进行专业系统的学习，统一了思想，提高了认识，确定了档案工作前提是耐心、重点是规范、关键是日常的“三是”工作理念。建立档案管理工作业务需要在标准化以及格式化的前提之下实现，对于信息资源的数据业务以及管理工作之间的信息流通共享，才能够搭建档案资源的交流平台。在这样的一个管理理念以及管理方式之下，可以满足用户之间的需求以及信息交流和沟通，能够在社会化发展过程之下，促进档案管理的资源共享实现档案管理工作业务的信息资源的不断升级。

二、实现档案管理业务工作格式化的措施

（一）提升服务质量，加强档案格式化的培训

在目前的档案管理业务工作格式化的管理工作过程当中，由于部分答案管理工作人员缺乏一定的理论基础以及实践经验，从而使得档案管理员人才队伍的建设受到了阻碍。在大数据的资源以及开放的共享之下，为了实现档案管理以及信息资源的质量，需要在现代化的管理资源过程当中加强和培训档案管理工作人员的业务素质，尤其是针对于一些格式化的要求、格式化的标准以及格式化的内容进行有效的培训，才能够在发现以及解决问题的过程当中实现格式化的统一标准。从而能够构建档案资源以及业务集成化的管理方式，在现实生活过程当中能够更好的去分析档案的资源信息以及解决档案过程当中出现的问题。

（二）加强对档案管理工作业务格式化的重要性的认识

随着社会的发展进步，档案管理工作在社会生活过程当中发挥着越来越重要的作用，因此档案管理工作需要加强对于档案管理工作人员业务素质的重要认识，从格式化的标准以及原则上能够加强对于档案管理工作业务的投入，高度重视档案管理工作过程当中的重要性，才能够使得在档案管理工作过程当中实现全方位的档案管理方式。这就需要定期的加强对于档案管理工作人员理论与知识上的提高，通过一些先进的管理理念以及管理方式，使得档案管理工作人员在学习的过程当中具有新的思路和新的方式，才能够达到档案管理工作业务格式化要求的目的，建立和发展档案管理工作的人才队伍建设。

（三）建立现代化的档案管理基础设施

在现代化的发展过程当中，原有的档案资料通过一定的计算机进行统一的管理，因此在信息检索的过程当中，不仅仅可以提高档案管理的速度以及准确率，同时也能够使得档案管理部门有效的进行统一化和整理化。这就需要建立现代化的管理基础设施建设使用统一格式的档案盒，防止档案盒被腐蚀，或者通过专门的档案管理软件指导各个档案管理部门使用具体的方式能够建立统一化的档案管理工作，通过监督以及技术手段利用的基础之上有效的提高档案管理工作的效率。完善归档文件检索目录。为了使归档文件达到检索迅速、查阅便捷的目的，档案管理人员可以按照文号、题目、页数等条目进一步完善归档文件目录，确保文件主要信息一目了然、无遗漏、无错误。更新硬软件设备可以购置扫描仪、电子档案管理系统等硬件设备，做到文件电子、纸质双层管理，实现卷卷有登记，使档案管理软、硬件水平得到大幅提升。

结束语

良好的档案管理离不开严格的管理制度，档案管理规范化从源头开始，管理上高标准、严要求，根据自身的实际情况，制定出切实可行又便于操作的管理制度和审核制度，进行规范化管理，定期对新增材料进行归档，从而保证档案资料的延续性、完整性，不缺失，不遗漏。在新的时期档案管理工作的业务是一个循序渐进的过程，因此要充分认识到档案管理工作业务格式化的重要性，通过建立档案管理的基础设施建设提高档案管理工作人员的基本素质以及理论修养，通过综合素质过硬的专业人才队伍建设，才能够实现档案管理工作格式化的统一管理，做到与时俱进，有效的解决档案管理工作过程当中出现的多种问题。