浅谈现代社会单位档案管理

杨蕾

（河北省承德市兴隆县发展和改革局，河北 承德 067399）

一、概述

档案管理对事业单位工作的正常开展起着非常重要的作用。信息技术在现代社会的进步和应用，使高校将信息技术合理应用于档案管理工作成为可能。当今社会的事业单位档案管理工作既需要更强的专业性、技术性和实践性，又要保证档案的保密需求，因此，在现代社会，我们需要完善信息化的档案管理工作。既要及时发现以往档案管理工作的不足，又要对今后档案管理工作的开展制定合理化措施。

二、单位档案管理工作存在的问题

（一）重视程度不够

档案管理在大多数机构中没有得到重视，不知道档案管理存在的意义，更多地认识到档案管理是国家历史文化的宝贵财富，也是国家的重要事业。这也导致档案管理工作不能充分开展人事安排，相关规章制度得不到及时有效的落实，最终使管理工作组织不够，混乱严重。档案管理相关资料的收集范围和归档工作不规范，效率低下。

（二）业务基础薄弱

在当今社会大背景下，事业单位的档案管理工作业务基础都不够牢固。例如，相关档案管理制度已经建立，但尚未认真实施，档案组织和管理不到位，相关工作人员对此仅持谨慎态度，没有开展档案的相关评估工作。决定哪些文件要存档，哪些文件未经授权而销毁。并且一些机构的档案管理仅限于纸面管理。科技水平不高。传统的纸质档案形式主要用于归档、存储和检索，过于依赖人工处理，部分档案无法及时归档。文件访问是人工操作的，没有相关的数据库，文件管理效率低。

（三）设施落后

一些单位缺乏对档案管理工作的重视，那么则一定会在相关部门的工作经费上有所苛刻，这就导致了档案管理部门的相关设施是落后的。例如：档案室很简单，办公条件和工作实施环境都很差，一个办公室有多种用途，没有接待室，档案馆和办公室明确的分区，并且现代信息系统和需要的计算机配置并不完善。有些单位并没有专门的档案保管室，导致档案保管和调用出现发霉、残缺、虫鼠嗑咬等问题，影响档案的借阅和使用。

（四）管理人员素质不高

档案的管理工作要求有很强的制度性和专项技术性，要求档案管理人员必须具有良好的职业道德素养以及合格的专业技术水平。然而，目前事业单位档案管理人员大部分时间都在单位内办事，档案管理意识不强，许多单位的档案工作人员流动频繁，造成档案管理工作的不连续性和不稳定性，甚至对一些企事业单位的工作开展起到了制约作用。

二、单位档案管理工作的改进措施

（一）管理制度的建立

为了有效、有序、正常地开展事业单位相关档案管理工作，建立管理制度需要进行合理、科学的分析，以适应本单位的实际情况和需要。在制定相关管理制度时，应遵循实用性、简洁性和可操作性的原则，只有操作方便、简单可行、使用方便，才能更好地发挥档案管理者的工作效率和积极性。制度的建立应以平等为主要标准，这是制度得以顺利实施的保证，部门既是主管部门，也是管理者。在执行各种制度时要公平，真正做到惩罚分明。

（二）深化管理

各企事业单位要通过各种学习和宣传，更加重视档案管理工作，把这项工作放在明显的位置。单位的领导班子对档案管理的工作要不定期的进行检查，检查要严格，对出现的问题及时纠正并给与耐心的指导。要对档案管理工作进行考核，建立和完善考核制度，通过晋升或降级对档案工作人员进行奖惩。档案管理质量也要建立相应的标准，严格执行。只有这样，事业单位档案管理才能走向规范化、科学化。

（三）提高人员素质

在当今网络信息和知识时代，档案管理人员的知识水平和个人素质决定着档案管理工作的水平。因此，建立专业化水平高、管理稳定的档案管理队伍是提高档案管理水平的必由之路。大家都知道，档案管理的要求是非常务实和专业的，没有一定的工作经验基础，很难适应档案管理工作的高层次运作。因此，我们需要保证档案管理人员是一只稳定的，高学历的且具备一定专业技术能力的年轻化队伍。我们不仅要帮助档案工作者树立良好的道德观念，而且要加强他们的学术水平和信息技术，增强他们分析问题和控制知识的能力，培养更多的复合型管理人才，以适应不断变化的档案管理。

三、结语

总而言之，现代社会事业单位档案管理工作的顺利开展需要多个方面的完善与改进，我们既要增加对档案管理工作的重视程度，还要制定相应的规章制度；既要合理选择档案管理场所，又要加强工作人员的整体素质；档案管理工作水平的提高还需要对工作人员全方位的支持，增加他们的知识层面，为单位领导的决策和单位社会认可程度的提出提供必要的帮助。总之，现代社会单位档案管理工作是一项复杂而重要的工作，需要引起人们的重视。