基于知识服务的档案管理模式的探索

梁骏

（饶河县档案局，黑龙江 饶河 155700）

科学技术的发展加快了知识产业的发展速度。在此种背景之下，各个行业都发生了不同程度的变革。在管理过程当中，科学应用基于知识服务的档案管理模式，是促进企业发展进步的关键所在。

一、知识服务档案管理模式的发展背景

（一）时代背景的分析

基于知识服务的方案管理模式的提出是有一定的时代背景的，在我国进入到21世纪以来，知识经济的快速发展使得我国社会的发展对其依赖的程度大大加深，知识经济主要是依靠对知识和信息的生产、分配、加工来实现对社会经济的发展起到推进作用的，而且知识管理是知识经济发展到一定阶段的产物，它所强调的是利用知识的创新来实现对社会的经济价值的创造，其发展的核心就是要使得社会的发展建立在知识经济发展的基础之上。在这样的环境之下，企业传统的档案管理模式已经不能适应社会发展的需要了，在实践中不断的完善企业的档案管理模式，才能为企业的发展打下坚实的基础。

（二）市场竞争的要求

科技化是企业未来发展的主要趋势，在市场经济的影响之下，我国企业发展模式也会随之发生改变，企业之间面对的竞争日益激烈。企业从自身内部实施改革工作是适应时代发展潮流的方式之一，也可在竞争激烈的市场环境中取得较为广阔的发展空间与地位。在企业当中，档案管理工作占据的位置相当重要。受到知识经济以及市场经济的双重影响，档案管理工作必须进行应有的变革。而知识服务的档案管理模式对企业的发展有着积极的促进作用，是目前档案管理形式优化的基本方向。

二、知识服务档案管理模式的基本特点

企业的档案管理工作是企业内部管理工作及各个项目稳步运行的基础，想要对企业的档案管理的模式进行不断的改进，就一定要对档案管理的内涵进行深入的了解。基于知识服务的档案管理实质上就是通过对档案的数据进行有有效的编码，并在此基础上建立系统的档案管理的模式，将用户的需要作为档案建立的依据，做到以客户的需要为根本出发点，保证客户的利益不受到损害，将客户的信息当做是档案管理的重要的内容，将客户的这些档案看做是企业发展的知识资产。这种管理模式充分体现了客户的主体地位，要求企业应当在项目运行过程中满足客户的个性化需求，从而提高企业的市场影响力，促使相应的生产经营活动的经济效益得到稳步提升。在这个过程中，相关管理人员应当重视起对信息技术的应用，完善企业内部的网络管理结构体系，从而全面保证档案管理工作的有序运行。

三、应用知识服务的档案管理模式的关键环节

知识编码以及提供人性化服务，是基于知识服务的档案管理模式最为明显的特征。也作为理论依据存在其中，在充分融合二者的基础之上，才能实现对基于知识服务的档案管理模式意义的充分发挥。

（一）知识编码

知识编码就是指利用精确的表现形式来实现对知识的展示与共享，最终达到使得双方都受益的交流与沟通的目的。这个环节涉及到对信息技术的应用，基于我国科技信息技术的发展，我国已经进入了信息化的时代，利用编码的形式对档案内容进行有效的分类和管理已经成为了目前企业档案管理工作的主要形式之一。而知识编码工作就是为档案管理建立了一个知识的平台，将各种与客户有关的信息进行有效的收集与整理，为企业的管理者的决策提供有力、有序的指引，为企业的策划部门的方案的设计提供有效的数据。基于知识服务的档案管理模式的有效的实施是要以知识的编码为前提的，只有这样，才可以使得基于知识服务的档案管理的模式的发展适应我国的社会主义市场经济发展的节奏，才可以促进企业的经济的可持续的发展。

（二）人性化服务

人性化的服务作为基于知识档案管理的另一个理论支撑，其关注的重点是客户的个性化需求问题。结合客户的不同需求来提供专属服务，从而有效提高客户对企业服务的满意程度，促进企业各项工作的顺利开展，提高企业在市场上的竞争力。企业必须要意识到，在激烈的市场竞争环境下，对于一个企业的发展而言，人性化的服务是除了人才竞争之外的最重要的发展的因素了。因此，企业要想在激烈的市场竞争中获得稳定的发展的话，就要不断的提高其自身的人性化服务的水平。

四、优化档案管理模式的可行方法

（一）宣传新型管理模式的重要性

在新时期开展档案管理工作时，企业必须要让相关管理人员意识到应用知识服务档案档案管理模式的重要性，提高管理人员的创新意识和能力，为优化企业的档案管理工作奠定坚实的基础。在这个环节，还需要通过对员工进行培训教育工作来完成，让员工具有专业的管理能力和先进的技术操作能力。并在培训完成后设置考核机制，根据考核结果为员工安排工作任务，这样才能保证档案管理工作的效率和质量。

（二）优化档案管理流程

在具体应用知识服务档案管理模式时，管理人员必须要明确档案管理工作的目标，科学设置档案管理工作方案。结合信息技术的应用对档案管理工作流程进行优化，比如，对档案基础数据的整理工作就可以通过信息技术的功能完成自动化的整理，减轻员工的工作压力。同时，管理过程中还涉及到对信息的分类和查找环节。企业可以引进先进的搜索引擎完成便捷的查找工作，对于分类要结合企业的经营项目和客户需求进行合理设置。采用智能管理、内容管理和统一的搜索平台等技术来完善档案知识管理以及电子文件的管理工作。

结语：经济与社会始终处于不断发展的过程当中，在企业的经营管理过程中，档案资产始终作为隐形资产存在，与企业发展之间存在着直接联系。因此，企业必须要提高对档案管理工作的重视程度，在原有基础上对档案管理模式进行科学改革与创新。基于知识服务的档案管理模式，是顺利开展档案管理改革工作的重要前提，这可充分说明该种管理模式的重要性与必要性。在科学使用该种模式的同时，企业可实现对自身档案管理水平以及质量的最大限度完善。