基于知识管理的电子档案系统建设思考

杨润生

（绥化市北林区疾病预防控制中心，黑龙江 绥化 152000）

知识管理档案工作模式需对信息化知识技术充分利用，也就是以信息技术作为媒介来进行积累档案信息资源、传递应用以及管理创新，以充分发挥档案信息的价值，为提高企业竞争实力奠定坚实基础。

一、基于知识管理的电子档案系统建设措施

（一）隐性知识转化为档案

目前，企业可以利用档案系统的档案数据，开放系统间的数据接口，以武汉地铁为例，可以把档案数据发布到企业信息门户网站、武汉地铁GIS系统以及武汉市轨道交通线网查询系统当中。利用这些系统直观化的展现工具，很好的展现了档案知识，体现到档案知识的价值。

在系统实施中我们设计了网上档案文件评注子系统，该系统综合运用了档案管理利用模块功能、企业门户网站技术和BBS技术来构建，在这个流程实现过程当中，关键在于系统中让档案借阅人在借阅档案完成工作需要之后，由系统自动生成档案评价的界面，借阅人必须填写了利用效果及档案利用过程中的知识发现才完成整个借阅档案流程。这样可以通过系统把隐性的知识进行挖掘，从行政手段上规范了档案利用的手段，体现知识型档案的重要性。

另外，现代企业对所保管的档案按照密级进行分类，对于一些密级程度不高的档案可以面对总公司所有员工开放查看的权限，这部分是利用BBS和企业门户网站的技术与档案系统进行接口开发，提供档案共享的大环境。档案管理员定期对有用的评注进行归档，完善企业的知识档案库。作为档案管理范畴的扩大，强调隐性知识在系统应用后起到的作用，企业可以针对掌握关键技术专家的专家设立专区，让他们具备在档案系统查看技术档案的更高权限，同时也要求对关键技术资料进行评价以及档案利用后的改进方法进行收集归档。

（二）企业业务流程知识的档案化

面向知识管理的档案系统不是一个孤立的信息系统，而是一个所有数据汇总的核心数据库。基于这一建设原则，通过系统在数据中进行数据挖掘，进行知识创新，完善企业的档案数据库，最终实现整个企业的核心知识档案库的架构。在这个架构里，在整个系统生命周期里都存在的是信息数据流，知识的积累如果不依赖源头的支持是不会实现知识的可持续利用。现代企业面向知识管理的档案系统中尤其重视解决数据源方面的问题。

以武汉地铁为例，他们为进行档案系统的项目进行了大量的数据调查，针对地铁应用业务信息系统多的情况，逐一进行调研，并对每个数据源的数据流向进行了详细的分析，编制了流程图，对地铁工程设计变更档案归档流程做了详细的说明，摸清了企业数据流的走向，是企业档案部门深入业务部门，钻研档案新业务的体现。

通过对企业所有系统的调研，项目组通过方案比选和厂家的方案建议，着重解决PDM系统、OA系统、立项管理系统的接口问题，实现这几个档案应用比较多的系统数据自动归档，以此作为参照模板再继续解决其余系统的接口问题。通过以上应用面向知识管理的档案系统来辅助企业完成知识管理类档案的原始积累，不但解决了目前困扰档案管理部门多时的企业内部档案难收的问题，同时为系统的服务功能和档案共享理念打下坚实的数据基础。

（三）档案服务中的知识服务

按照现代企业的架构，可以在每个总部级设立档案管理系统终端，通过行政手段赋予总部级档案管理员管理本单位员工的档案系统权限，并负责对本部门负责的信息系统数据自动流转到档案系统后进行审核，保证数据来源正确无误。随着档案管理系统在企业的实施以及应用，档案的管理模式发生了很大的变化，以前重整理保管的理念已经被重档案利用和知识创造效益而代替。

首先是档案的现场服务转变为远程服务。综合利用了信息系统的先进性，档案系统是采用B/S和C/S结构相混合的系统，在总公司的内网网络内，任何一台通过认证的用户登录后均可以对档案知识数据库进行浏览，对所需要借阅使用的档案，只要不是非要原件不可的情况下，都可以通过自己的工作电脑去看电子档案。

还有就是档案提供利用服务的理念向知识创造效益转变。随着系统的不断增多，如何及时的将数据提供展现对信息系统的管理部门带来很多挑战。为此档案管理系统具备这样的决策支持功能，将各个系统的数据收集然后产生报表，这种方式极大的方便了企业领导对企业运行状况的实时了解，可以只需要登录一次企业的档案信息管理中心一次就可以自定义查看各类企业运行数据，同时可以查看各个部门在档案信息中心中发表的各类企业技术、管理类的评论和建议，使领导把握时间的先机，以利于做出企业的决策，引领企业走向更加科学发展的道路。

二、知识管理背景下企业档案管理模式的建立措施

（一）更新传统观念

其实，传统的企业档案管理模式与知识背景下的企业档案管理模式之间最大的差别就是关于工作人员的认知理念与实施方式。因此，转变企业内部的管理理念就显得尤为重要了。但是，很多档案管理员工已经形成了固有知识认知，在短时间内很难转变其观念，这样直接影响到了档案管理工作的发展。所以企业领导需要带头更新传统的管理观念，重视企业档案管理，将员工原本的固有认知不断转变。

（二）信息化手段完善

随着我国科技的快速发展，出现了很多信息化的产物，知识管理就是其中之一。目前来说，知识管理主要是对企业所有的各个独立、重要的文件与资料的整合处理，使之更加具有科学性与合理性，形成高效的管理模式。在知识管理背景下，企业的档案管理也会更加信息化与网络化，符合现代化的发展需求。同时，由于较强的信息化和网络化，企业也需要对档案管理部门更加重视，更加需要具备一套专业的知识档案管理模式，帮助企业知识管理模式的有效实施，不仅体现了知识背景下档案管理的最大价值，也为企业提供了最佳的支持与服务。

（三）建立制度体系

构建一套以知识管理为基础的制度体系对于企业来说就尤为重要。通过对常规制度体系的创新与改革，可以帮助企业更加有效地完成对资源与文件的利用，帮助档案管理工作得到最大程度的发挥与利用，为企业创造更好的价值。

结语

开展知识管理最直接的效用就是能够将更多的智慧集中起来，实现隐性知识以及显性知识之间的互通共享，最终达到增强某一个组织反应能力以及创新能力的目的。企业只有将档案管理当成知识利用的重要途径，以知识管理的视角开展档案管理，才能实现知识更大程度的利用。