微信应用于档案信息服务的策略分析

杨露颐

（黑龙江省冶金设计规划院，黑龙江 哈尔滨 150010）

微信无论是信息量还是应用形式都十分丰富，而且作为一种新兴的社交媒体，在我们工作和生活中不断渗透，由于其具有庞大的用户群，因此成为档案信息的一种新兴模式。通过在档案信息服务中应用微信，能够进一步拉近档案部门和用户之间的距离，为用户提供更为便捷的档案信息资源，使档案信息资源能够更好的服务于社会公众。

一、微信应用于档案信息服务的优势

微信是目前应用最为广泛的通讯工具，其拥有庞大的用户群体，而且信息格式十分丰富，传播具有即时准确的特点，能够为用户获取信息带来全新的体验。特别是智能手机的应用及移动互联网的普及，将其作为微信应用的终端设备，这也使人们在信息交流时对于微信更为依赖。对于档案部门而言，其可以利用公众平台或是订阅号来宣传档案资源，并为档案用户提供推送信息和在线咨询服务，及时收集档案用户的反馈信息。微信公众号申请和使用都是免费的，利用微信来开展档案信息服务，可以有效的节台档案平台建设和维护的费用。当前人们越来越意识到档案信息资源的重要性，档案部门也积极建设档案管理系统，并加快推进档案信息资源的整合，但对于档案利用方面投入力度并不大。档案利用是评价档案资源建设的重要标准，微信十分成熟和稳定，将其作为档案信息利用服务平台，能够为档案用户提供更为便捷的档案信息服务，有利于更好的发挥档案的价值。

二、档案信息服务中应用微信的策略

（一）应用微信平台创新服务意识

微信作为移动互联网的新生事物，将其在档案信息服务中进行应用，要求档案部门要对微信技术有一个全新的认知，并能够不断提升自身的服务意识，做到与时俱进，充分的借助地网络平台和相关的软件，从而为档案用户提供更有价值的档案信息服务。档案部门要主动开通微信公众号，重视微信平台的应用，并以微信平台作为窗口，对外树立良好的社会形象，更好的拉近与档案用户之间的距离，吸引更多的档案用户，增强档案部门的影响力。

（二）规范档案信息的管理

档案部门借助于微信开展档案信息服务过程中，需要在实际工作中重视信息管理制度的完善，为用户能够准确找到档案微信公众平台提供更多的便利。利用微信公众平台发布信息时需要保证档案信息的真实性、完整性和时效性，定期对微信公众平台的信息进行更新，吸引更多的用户关注。同时还要开展在线咨询服务，为档案用户提供主动的档案信息服务，并能够及时获取到档案用户的反馈信息，积极改进自身的服务模式，从而为用户带来更为优质、高效的档案信息服务。

（三）加强与用户的交互，实施多元化信息服务

档案部门借助于微信公众平台可以为用户提供自助服务，并在线与用户进行交流，有效的提高了与用户的互动。而且在实际交流过程中，可以通过图片、语音、视频等与用户进行对话，表达更具感染力，而且用户在获取档案信息服务过程中也不受地域和空间的限制。档案部门还能够利用微信分组功能来为档案用户提供信息推送服务，有效的激发用户的兴趣，使用户获得良好的交互体验。

（四）完善档案信息资源共享机制

在利用微信开展档案信息服务过程中，档案部门可以通过群聊的方式来加强与用户之间的交流和互动，还可以建立用户讨论组来针对具体的主题进行讨论，实现信息的有效沟通。由于档案部门在档案信息发布和扩散过程中占据主导地位，因此要档案信息服务工作开展过程中可以积极引导用户进行档案信息分享，这样在不断的分享和共享过程中会使档案用户不断增加，越来越多的人成为档案信息接收者。而且档案部门借助于微信这一信息传播渠道来向公众进行档案信息征集，对民间档案信息资源进行开展，以此来不断充实档案信息数据库，加快推动档案信息深层次的共享。

（五）改善档案机构服务模式

首先，主动服务。由于档案信息服务自身较为繁琐，通过应用微信来开展档案信息服务，要求档案管理人员要投入大量的工作，不仅要做好档案信息归类工作，而且能够将档案信息及时和准确传送至微信平台。而且在实际工作中还要及时发布档案信息，将相关的档案资讯定期向用户发送，积极推广档案文化使用户能够对档案文化有一个更深入的了解。

其次，生动服务。档案管理工作人员可以在制作档案资讯的时候，添加一些图片或者音频使档案更加的生动化，这样用户在阅读档案的时候就不会觉得枯燥，从而产生对档案的兴趣。另外，档案管理微信平台也可以提供人工语音介绍服务，对于一些不喜欢看文字的用户而言，是一个极大的福音，同时，这也为档案微信平台的发展提供了多样化的程式，进一步说，是为微信档案用户提供了较为优质的服务。

最后，及时服务。基于用户对于所需要的档案信息都想在第一时间获取的心理，档案微信服务平台要保证服务的及时性，即能够第一时间为用户提供急需的资料，而且在为用户提供档案信息时，还可以考虑到人工服务或是自动回复，这样可以有效的节省用户时间。微信档案服务平台可以针对用户在使用档案信息过程中可能遇到的问题进行提前编辑，并对评论留言模块进行不断完善，针对用户的意见和建议要积极采纳，积极回复用户的评论和留言，以此来提高用户的满意度，也能够进一步促进档案微信服务平台的不断完善。

三、结束语

基于微信平台强大的信息服务功能，将其与档案信息服务相结合，可以全面促进档案信息服务水平的提升。因此档案部门需要抓信机遇，积极对档案服务模式进行创新，充分的借助于移动互联网的优势，加大微信在档案信息服务中的应用力度，更好的发挥微信平台的优势，促进档案信息服务水平的提升中。