企业劳务服务项目采购策略浅析

王月琴

随着我国经济的发展和产业结构的调整，社会分工不断细化，各类服务行业异军突起，成为我国经济发展的主力军。企业不再采用传统运营模式，而将内部一部分非核心的、生产过程中简单而重复性的，或辅助性、临时性的服务作业以外包的形式分发给不同的劳务承包公司，以降低企业管理成本。然而劳务服务行业的迅猛发展面临的一个现实问题是劳务服务队伍管理水平和服务能力的参差不齐，各类服务团队分散地充斥在企业生产流程的各个环节，采购人如何在市场上选择到合适的合作伙伴，事关企业正常的生产运营和降本增效。本文以中盐吉兰泰盐化集团有限公司多年来对劳务服务型项目采购的探索和实践提出一些应用方法及策略，以供参考。

一、推行集中采购，凸显采购规模效应

集中采购是将有限而分散的采购资源集中起来，统一采购，形成规模应对市场，吸引潜在投标人参与采购标的竞价，这种采购方式是政府常用的采购方式之一。

采购人可以充分利用集中采购的规模效应将企业所有外包给承包单位的劳务服务项目整合，把服务性质相同或服务方式相近的项目归类，合理划分标包，统一由专业人员以公司层面集中组织采购活动。这样既可以减少下级项目主管单位的工作量，又可避免非专业人员组织采购的随意性；既保障了采购的合法性，又可以形成采购的规模效应，提高了社会的关注度和采购的竞争性，正可谓一举多得。

二、合理选择采购方式，增强采购科学性

众所周知，根据不同的分类方法采购方式分很多种，最常见的分类方式就是以选择交易主体的方式划分的招标、询价、订单、磋商、竞价、比选等方式。

劳务服务是一个技术含量相对较低的行业，且有别于其他如工程、物资采购项目的履约方式，但其服务质量和效率却对企业正常的生产运营有重要影响。所以，这类项目并不适用于简单地只考虑价格的采购方式，亦不适用于采购流程长、时间长，只有一次性报价的招标方式采购。劳务服务项目的采购不能只简单地重视其采购成本，还应将承包单位的规模、服务能力、履约信用等实际情况作为考察其能否胜任采购项目的依据。

面对日益崛起的劳务服务行业，庞大的潜在供应商市场，我们既要选择符合采购条件的承包单位，又要达到降本增效的采购目的。所以，通过对各类采购方式进行系统分析，此类项目更适用于政府采购中常用的竞争性谈判和公开招标方式相结合的方式采购。利用招标的“公开性”将采购信息充分公开，吸引潜在投标人前来投标，提高项目竞争力；利用竞争性谈判方式与符合采购人资格条件、采购要求的供应商轮次谈判，商定价格、条件和合同条款，最终选择到既符合采购要求又价格低廉的供应商。

三、制定谈判策略，提高谈判效率

组建专业、高效的项目谈判小组。采购人应根据不同的项目选择项目单位负责人和熟悉项目情况的相关人员与抽取的行业谈判专家组成谈判小组。采购人还可以邀请上级管理机构前来监督、指导，共同参与谈判工作，增加谈判活动的严肃性和权威性。谈判活动还应有监督机构现场监督谈判过程，保障项目谈判过程的合理、合法。

所谓知己知彼，百战不殆。谈判组在谈判前要有充分的准备，应在开标前熟悉项目采购资料，清楚采购人所能接受的价格底线与上限，开标后要对投标人及其投标资料进行审查了解，拟定谈判计划、方法，明确谈判目标。

专家组应集中与单个投标人分别进行谈判，为了提高谈判效率，更要选择投标人中有权作决定的代表进行谈判。谈判过程要尽可能使用数据和事实说话，提高谈判的专业性和客观性，最终选出最符合采购需求且报价最低的投标人作为成交人。

四、细化采购文件内容，防止合同实施风险

细化采购信息资料。劳务服务项目的特点就是项目内容、数据繁杂而琐碎，容易出现差错导致后续定标后或合同履约阶段风险，采购资料必须准确而严谨，所以建议此类项目的采购资料尽可能采用表格形式呈现，将所有采购信息如采购内容、服务方式、服务地点、工作量、服务人员数量、辅助设备数量规格、投标人资格等信息全部分解在表项中，项目合同以链接方式放在表格中，让采购信息一目了然，让投标人简单、有效、快速了解相关信息，准确做出投标决策。采购文件还应醒目地标示废标条件以提醒投标人注意，防止采购项目无端地流标。

科学设置合同条款，防范合同履约风险。采购人应认真对待合同条款的设定，尤其是对合约期内出现的违约责任、是否调价及调价方法在合同中加以明确，关键条款也明示投标人。

加强采购资料审核，保障采购信息准确。为了保证采购信息及资料准确无误，采购人应合理安排采购进程，根据采购项目的数量和复杂程度，给出充裕的时间收集、整理、审核采购资料，确保最终的采购信息准确无误。

五、公开采购信息，增强项目竞争力

采购应打破地域界限，公开采购信息，更能体现公开、公平的采购原则。采购人可以面向国内以采购公告的方式发出邀请，欢迎各方有实力的潜在投标人前来参与项目投标竞争。但因劳务采购标的物的特点和履约方式与采购设备或工程类项目不同，参与竞争的往往是项目周边或离项目相对较近的潜在投标人居多，所以项目周边的宣传力度应更大一些。

互联网时代，采购人可以充分利用各类信息发布平台，如在国家公开采购指定的“中国采购与招标网”，或者招标代理机构网址及采购人自己公司的网页进行采购信息的宣传，可以使用公司内部办公应用平台或信息软件将采购信息发送给每一位员工，充分利用企业员工的个人社会资源将采购信息最大限度传送至每一位可能参与投标竞争的潜在投标人。努力营造健康的竞争环境，充分提高项目的竞争力，从而为达到采购人预期的采购目标奠定基础。

六、合理设定最高投标限价，防控采购风险

对于一些企业因受自然地域环境限制，存在潜在投标人较少而不能形成充分而有效的竞争的情况，为避免投标人胡乱报价，哄抬价格或形成团体围标、窜标情况，从而造成发包方不可弥补的经济损失，采购人可以选择设置项目最高投标限价来规避这一风险。

最高投标限价又称招标控制价，是招标采购方式中控制价格的一种方式。最高投标限价具有强制约束力，投标报价超过最高限价即为无效投标。因此最高限价不可以毫无依据随意设定，一旦设置不合理，会导致采购失败，所以应当慎之又慎。企业可以参考往年各个采购项目的执行价格，在此基础上，对项目组成价格进行全面分解，充分调研周边同类或相近行业市场，全方位核算项目成本，根据以往承包经验综合考虑多方元素，在平等互利的原则下最终设置合理的最高投标限价，在保障服务质量的基础上，避免出现承包人违约或暴利情况造成企业损失。

最高投标限价应以醒目的方式在采购文件中向投标人明示，并要告知投标人报价一旦超越最高限价将予以废标，以防止投标人因理解不到位致使采购无疾而终。

七、明确谈判方向，科学设定降本目标

降本目标是谈判活动最终要达到的目标，因此确定一个科学合理的目标是采购活动能否达到预期目的的关键。降本目标的设定首先是基于事实的成本测算，再加上合理的利润从而形成采购人的降本目标。降本目标不应设定为一个固定的值，而应设置成一个合理的区间，即由理想降本目标和最低降本目标。否则在谈判过程中容易走进死胡同，到两不让步的地步，不利于谈判目标的实现和完成。理想降本目标为谈判专家指明方向，最低降本目标就是采购文件中的最高限价标，是采购人的底限。

谈判过程中，采购人不应一味地注重价格的高低，在保障资质和基础条件符合采购要求的同时应提防低投标人低于成本的报价。有的投标人为了达到中标的目的，以低于成本的报价恶意竞争，得到项目却无法正常履约，最终损害了采购人的利益。

八、建立供应商评价考核制，加强合作供应商管理

选择一个好的供应商，就是选择了好的产品或优质的服务，做好合作供应商的评价管理对于企业采购管理有着重要的意义。企业应建立各类供应商评价考核制度，建立供应商档案。项目主管单位如实做好劳务供应商服务质量、管理能力、服务有效性等内容的记录和评价考核，并在履约期结束后，对劳务供应商合约期内整体服务情况进行综合评价，划分等级，对合格供应商在下一次采购期给予同等条件下优先选择的机会，对不合格供应商列入企业黑名单，限期内不再与之合作。

九、结语

采购管理是企业生产经营管理的重要一环，企业应加强采购管理，与时俱进探索、创新各类采购模式和方法，推进企业采购降本增效，提高企业经济效益。