让大数据为高职院校档案信息化升级服务

韩洁

摘    要： 高职档案管理在信息化升级工作中存在认知片面、管理水平不高、技术水平低等问题。本文结合大数据时代高职档案管理工作呈现的特征，提出档案信息化升级策略，以观念变革为引领，以制度、组织建设为保障，以软硬件资金投入为支撑，同步跟进教育培训，同时做好信息安全工作，推动高校院校档案信息化建设的持续发展。

关键词： 大数据    高职档案    信息化建设    信息安全

1.大数据技术背景下的高职档案信息化管理特征

大数据是一种技术手段，帮助人们获得新知识，创造新的价值，它的出现使档案信息化建设由单纯的“数字化”向“数据化”转变。数据化以数字化的0、1二进制码转换为基础，是档案管理信息化建设的技术方向。大数据视角下的高校档案数据具备下述三个基本特征：

1.1档案信息数据量呈现级数化增长。

凭借大数据技术的信息汇聚与整理能力，高职院校的价值相关信息均可以档案数据形式存储，存储形式可以是文件、实物档案、信息、音像等。归档内容除传统档案信息外，还包括信息化办公过程中形成的快速增长的信息化数据[1]。同时，高职院校现有馆藏档案的数字化转换对数字化加工处理提出要求，大量的实物档案、文书会转化出海量的数字档案资源库。现有档案数据与新增数字信息的合集，使高职院校的档案信息数据呈级数化增长趋势。

1.2档案数据覆盖区域更广、多源异构。

在高等教育体系中，高职院校的受重视程度得到提高，教学、科研内容日渐规范化、专业化;档案数据存储能力随之得到提高，档案来源更加多元化。加之新媒体技术、数字技术的出现，数据产生形式发生了根本性变革。高职档案信息涉及教学、科研、党建、财会、基建、出版等多个板块，高职档案数据的校内部分就是由这些相互关联、多源异构的数据组成的[2]。

1.3档案信息价格呈现非均布现象。

虽然大数据时代的档案信息数量快速增长，但信息价值却呈现下降趋势。为了增强档案信息数据收集整理的有效性，高职院校会收集档案数据相关的全面信息，使档案数据具有较高的参考价值。但是，在具体应用过程中，多数档案信息的数据价值难以得到发挥[3]。

2.高职院校档案管理信息化进程中的问题

2.1认知片面。

信息化被片面解读为数字化和网络化，档案信息化建设认为是信息传输网络化、文献存储数字化的机械相加。高职院校档案建设被视为非教学内容，在校园建设中不受重视，档案管理员难以跟上科技信息发展步伐。以我院档案信息化升级为例，档案整理归档分为九大类：科研、教学、文书、声像、照片、实物、设备、基建、会计，文献数据由十年前的1万多份发展到2018年底的4万多份。但工作中对档案的数字化改造、记录数据等只是停留在表面，并未涉及内容实质，也未开展电子文档管理和附加服务开发工作。档案信息化建设片面强度硬件设备的数据承载能力，忽视应用软件开发和资源的有效利用。

2.2制度建设不到位。

制度建设包含两层含义：一是档案信息化管理制度不健全，数字档案收集、保管、归档、应用流程不规范。亟待设立的制度包括：数字档案移交制度、数字鉴定制度、档案数据管理制度、档案数据维护制度、档案数据安全保密制度等。二是档案信息化建设配套制度未得到有效落實，档案信息化工作为列入正规工作流程，配套制度为列入院校规章制度体系。

2.3管理技术水平不足。

在档案信息化网络体系构建过程中，未实现与网络软硬件环境和相关技术标准的结合。系统选用缺乏对信息技术发展动向的前瞻性和预见性，档案信息化网络系统能否在日常工作时连续稳定运行难以得到保障，技术先进性的缺失伴随着非可持续性。以档案查询系统为例，各高校间差异度不高，相互借鉴情况明显，阻碍技术的进步。另外，档案管理信息化建设标准应留有一定的柔性，如果信息化系统参照一成不变的设计标准，就会丧失未来信息技术的接入空间。

2.4管理不足。

2.4.1一些档案管理负责部门缺乏对信息化建设的前瞻布局能力，实行环节缺乏具备执行力的组织推行既定计划，档案管理信息化建设未在学院整体发展规划中得到明确，在档案信息化建设过程中不具备来自学校层面的政策、技术、资金支持。我院每年用于档案维护的专项经费不超10万元。

2.4.2一些高职院校档案信息化建设缺乏效率，存在盲目、重复建设现象;在筹建环节一些高新设备采购占有资金比例过大，设备先进性过于超前，资金浪费严重;一些建设方案可行性评估流于形式，短期建设目标与中长期建设目标为明显区分，信息化建设缺乏持续性。

3.基于大数据的高职档案信息化升级策略

大数据时代各行业的业态发生了深刻变化，档案信息化建设成为新的发展趋势。大数据将割裂的单一个体联系起来，甚至是看起来毫无关联的事物在大数据命题下都成了伪命题，继而建立联系并持续发酵。从枣庄科技职业学院档案信息化升级工作中情况看，高职院校档案信息化建设需要与大数据技术结合，建立高校、政府、社会三方协作平台，加强对档案信息化内涵及信息化建设的认识，保障档案管理资金来源，培训高素质的档案管理专业人员，在信息化管理升级过程中同步实施信息安全维护。

3.1观念变革引领。

大数据视角下的高职档案管理以信息化升级为中心，档案管理部门、人员首先变革固有观念和管理模式，分析大数据时代的技术特征，以及其与档案信息化建设的结合点。对现有资源和技术基础进行重组，采购现代化信息设备，引入互联网管理思维，实现高职档案管理与大数据的有机结合。突破传统思维边界，推动高职档案管理向更高水平升级，提高管理效率，开发附加服务项目。

3.2制度、组织建设保障。

档案信息化管理需要有明确的职责划分和管理体系，指定部门总负责人和子项目专项负责人，工作绩效纳入高职院校在岗人员年度考核体系。成立平行于常规纸质档案的数字化档案室，集中管理院校范围内的不同载体、不同类别的电子档案;聘用专职数字档案管理员，或对现有员工进行专项培训。建立与档案信息化建设配套的管理制度，作为现行档案管理制度的补充，对电子档案收集、归档、整理、保存工作进行规范;确保电子档案信息的完整、真实、有效;对高职院校范围内的档案信息化工作进行指导监督。

3.3资金投入，软硬件升级支撑。

3.3.1硬件基础设施升级。以数字档案室硬件升级改造为主，用于档案管理应用程序运行的服务器;用于电子档案数据存储的磁带机、光盘（库）、磁盘矩阵;用于电子档案数据信息安全存储的加密设备;用于电子档案管理的I/O设备。

3.3.2软件基础设施升级。应用软件主要用于电子文件的收集、存储、整理、应用，通过光纤与OA系统进行连接，进行业务数据交换，主要包括数字档案室管理软件和分类检索软件;配置服务器操作系统、Scan软件、Database软件、图片处理软件、病毒防护与查杀软件、数据备份软件等。

3.3.3网络信息化系统建设。建立与其他高职院校数字档案库进行实时数据访问和交互的信息通道，同时与电子政务网建立链路。

3.3.4智能立体库建设。制造业的物料立体库技术已经比较成熟，借鉴相关技术，建设具有温湿度控制能力的规范化立体库，实时采集、监控档案库房的温湿度数据信息;假装监控安防系统，实施24小时不间断记录和自动连接报警系统。

3.4培训教育环节同步跟进。

实现高职院校档案管理效率和档案价值的最大化是档案信息化升级的目标。档案资源经过大数据技术分析整合后，可以支撑教育方案决策，服务于院校长期发展规划。对档案管理人员而言，这是极具挑战性的。一是需要高水平的档案专业知识，开展专项信息技能培训，引入先进技术手段;二是加强与兄弟院校间的交流，互相交换成功经验，对照自身存在的缺陷和不足，进行针对性的改进强化;三是建立激励考核制度，大力支持引导档案管理人员进行岗位创新。同时，开展档案信息化管理的安全知识培训。信息互联的大数据时代，泛在互联网络在提供便捷链路的同时，也引入安全隐患。档案管理部门应重视档案信息化安全工作，实施软硬件物理防护的同时，設立信息安全防护制度，对档案管理人员进行岗位安全培训。

4.结语

大数据技术的出现及快速发展，为高职院校档案信息化升级带来了契机。枣庄科技职业学院在档案信息化升级实践过程中，面向应用需求，以网络建设为基础，以信息资源建设为核心，建立档案编制、开发、利用三位体系，支撑决策机制和附加服务。同时，正面对待对于建设过程中出现的问题，在解决过程中健全、完善档案信息化机制。

参考文献：

[1]李红英.基于大数据背景的档案管理信息化探究[J].才智，2018（16）：207.

[2]李春秋.高职院校教学档案管理工作存在的问题及对策[J].安徽商贸职业技术学院学报（社会科学版），2018（02）：75-77.