水利工程竣工验收中档案管理存在的问题与对策

陈玲

[摘 要] 档案管理是水利工程竣工环节中的重要环节，若是工程档案管理工作出现问题，将会对水利工程造成直接影响。水利工程档案管理能够直接反映出水利工程的实际建设情况，通过合理的档案管理，能够对工程的质量进行考核评定，对水利工程日后的维护也有着至关重要的作用。基于此，笔者通过调查分析，对目前水利工程竣工验收中档案管理工作出现的问题进行分析，并结合实际情况提出相应的解决策略，希望为相关工作人员提供有价值的参考。

[关键词] 竣工验收 档案管理 水利工程 实际策略

中图分类号：G271 文献标志码：A

水利工程是影响社会经济发展、人民生活质量的国家重点工程，所以水利工程建设工作肩负着相应的责任。水利工程档案管理是水利工程建设中的重要环节，能够对项目的施工流程进行全面记录，是影像、表格、文档等记录形式的综合体现。随着我国社会经济的快速发展，城市化建设速度越来越快，我国对水利工程项目建设的投入也在随之加大，但是在工程建设的过程中也出现了诸多问题。笔者通过调查研究，发现了我国水利工程档案管理工作中出现的诸多弊病，对工程的竣工验收、后期维护等工作造成了诸多不利影响。由于水利工程档案管理工作有着相当重要的作用，所以分析目前出现的问题，并且对其解决策略进行相应的探讨具有重要现实意义。

一、水利工程中档案管理出现的主要问题

（一）文件不规范

水利工程通常工程量比较大，所以档案资料类目比较多，在管理的过程中必须对其进行整理分类，以此增强档案管理工作的有效性。但是笔者通过调查发现，目前部分水利工程档案管理工作对文件的分类、排序、组卷都存在着诸多不合理的现象，相关工作人员对档案管理工作没有责任感，导致档案中出现了诸多错误信息，甚至有工作人员用施工图纸替代竣工图纸。因为水利工程中的资料繁多，所以对档案管理工作的审查也比较麻烦，这也是导致档案管理工作人员工作积极性降低的原因之一。在档案资料中，档案管理人员做资料过程中也经常出现不规范的现象，比如“多色笔”；签证记录不全；签证印章不全；竣工验收图不规范；签证与图纸对应不上等等诸多问题，因为水利工程的工程量比较大，并且施工情况比较复杂，所以在设计施工的过程中经常会出现变更，相关工作人员在出现变更之后仅仅是做了变更签证，却没有对其立面图、平面图进行更改，在竣工验收图上也没有进行体现，这就对后期的维护工作、竣工验收工作造成了诸多影响。

（二）归档不齐全

在竣工验收阶段，应该对工程中的所有资料进行归档整理。但是在实际档案管理的过程中，经常出现工程项目前期资料丢失、工程文件沒有备份、签证联系函批复文件未整理等等情况，相关的技术图纸经常散落在施工技术人员手中，档案管理人员没有将借阅出去的文件进行收集，没有将招标文件进行及时归档等等问题。此外，资料不齐全问题还体现在图片、视频、音频资料不齐全等方面，资料员在施工过程中没有对隐藏工程进行拍照，对工程的变更内容没有进行处理，导致后期文件归档的过程中出现资料不齐全等情况。水利工程中的施工技术较为复杂，所以单单用文字进行表述存在着诸多不足，资料的缺失对竣工验收工作也造成了诸多阻碍。

（三）人员素质低

目前水利工程中的资料员、档案管理人员通常是应届毕业生以及跨行业文职人员，这些人员的工作经验不丰富，对工程技术的了解也比较少，缺乏对工程知识的相关了解，导致在收集资料、归档的过程中出现了诸多不规范操作，档案管理工作质量低下。此外，责任意识的缺乏也是目前档案管理人员出现的主要问题，许多档案管理人员对工作的责任以及内容没有明确的认知，在竣工验收环节中，档案经常出现缺失的情况。更有甚者，在工程竣工前几天才开始资料收集工作，为了应付工作甚至出现了资料造假等行为，这对工程竣工验收造成了诸多不利影响。

二、水利工程档案管理出现问题的原因分析

工作人员素质、积极性、责任意识低下，档案收集工作出现漏洞，档案归档、整理工作杂乱无章等问题的原因众多，但是主要的原因是档案管理制度的不健全，档案管理工作体系不完善。相关管理人员在建立规章制度、工作服务机制等等方面存在着诸多问题，导致施工单位在施工过程中不能参照规章制度对资料进行有序的收集，在管理的过程中无法将其进行有效的归档、整理。因为水利工程的工程量比较大，所以工程建设周期比较长，人员的流动导致工程资料在交接的过程中出现资料缺失等等问题，给档案管理、工程验收工作造成了诸多阻碍。此外，管理人员未将责任落实到位，也是导致水利工程档案管理工作出现问题的原因之一。水利工程施工量大，诸多施工环节没有相关的管理人员进行监管，导致档案管理人员在工作中的积极性降低。目前的主要解决方法是在工程完成之后，对档案资料进行补充，久而久之档案管理人员就习惯了这种工作模式，对工作的责任意识模糊。

三、提升水利工程档案管理工作水平的实际策略

笔者通过分析目前水利工程档案管理工作中出现的问题，结合实际工作情况，在下文中提出了几点相关解决策略。

（一）强化意识

档案的完整、齐全、规范是保证水利工程竣工验收、后期维护工作正常开展的基本要素。首先，管理人员要对档案管理工作加以重视，这样才能保证后续工作的正常展开。管理人员要将档案管理工作纳入日常例会讨论事项中，这能够有效提升相关工作人员对档案管理工作的重视程度，提升档案管理工作人员的工作积极性，加强档案管理人员的责任意识，让档案管理人员在工作中能够通过自己的表现引起领导的关注以及支持。档案管理意识与档案管理工作相辅相成，档案管理意识能够激发工作人员的积极性，而档案管理工作的深化又能加强档案管理人员对档案管理工作的认识，所以在项目中为档案管理人员树立正确的意识具有重要的意义[1]。水利工程档案管理工作要将管理制度落在实处，安排相关的管理人员对档案管理工作进行专项管理，对档案管理工作进行统一管理。在实际工作中做到“专项专管”，在项目中设立专职的档案管理员，建立完善的档案管理工作体系，确保档案管理工作监督到位，将管理工作渗透在工程中的每个环节。

（二）建立制度

项目负责人要在工程会议中加强各个参建单位对档案管理的认识，结合实际施工情况，明确制定档案管理工作体制，在工作中执行“统一领导、共同参与”的原则，制定合理、全面、细致的档案管理规范，确保档案管理工作的有序进行，保证档案的完整规范。在工程开展的前期，工程负责方要联合监理部门加强对档案管理工作的监督，根据档案管理制度对档案进行全方位的检查[2]。在统一管理目标的基础上，将监督工作细化到每一个岗位，这样才能全面确保档案的规范、正式、完整，保证工程后期竣工验收、维护的正常开展。

（三）强化流程

水利工程中的资料繁多，工作内容也比较复杂，想要加强档案管理工作的有效性，就要强化档案管理工作的工作流程，确保资料收集的及时性以及规范性，档案管理人员要每周与技术人员、管理人员开展资料管理的短会，通过和相关人员的沟通，确保资料收集的全面性。档案管理人员可以根据资料种类的不同开展分类管理工作，将行政、技术、管理、项目、财务等档案进行详细分类管理。行政文书资料可以以年为单位，让各部门领导在每年年末或者年初对资料进行整理，随后再移交给档案管理人员。技术资料由技术施工部门进行分类，根据工程项目的施工类别进行整理，分类的标准要按照国家档案局对工程技术的整理要求执行，因为技术资料是水利工程档案管理中的核心部分，所以要与一般文书资料的档案管理方式区分开来。工程建设资料具有时间长、范围广的特点，其中涵盖的内容也比较多，工程的前期设计方案、招标采购标准、施工标准、工程验收标准等有关资料的来源也比较广泛，监理、政府、设计部门等单位都会提供工程建设资料，因此该项资料要设置专人对其进行管理，在管理人员离职时必须确保资料的完整性。财务资料是比较容易收集的资料，财务资料应该由财务人员对其进行收集整理，然后再移交给档案管理人员[3]。

（四）严格验收

档案验收是水利工程竣工验收中的重要环节，也是工程竣工验收开始的前提保证工作，水利工程在验收工作开始之前，首先要对档案资料进行专项验收。档案管理人员要在档案验收工作开始之前做好自我检查工作，项目负责人应该参照档案验收、施工报告、国家相关规定要求开展全面自我检查工作。查看档案中的印章是否齐全，签证报告是否完整，档案排列是否合理，以此进一步确保档案资料的完整性以及规范性[4]。

（五）加强素质

增强档案管理工作人员的综合素质，是提高档案管理工作水平的基础。建设一个有责任、有纪律、能力强、业务精的档案管理工作团队是提升水利工程档案管理工作质量的必要条件。要对在职人员开展有计划、有目标、有方法的定期培训，加强档案管理人员的责任意识，将管理规定渗透在培训工作中的每一处。通过建立合理的奖惩制度，全面提升档案管理工作人员的主观能动性，要求档案管理工作人员在工作中学习、在学习中工作，不断强化其工作模式，提升档案管理工作水平。

四、结语

综上所述，档案管理工作在水利工程建设中有着至关重要的作用，会直接对水利工程的竣工验收、后期维护工作造成直接影响。在水利建设工作中，管理人员必须对档案管理工作引起重视，分析目前水利工程中档案管理工作存在的问题，通過建立完整的管理制度以及工作体系，在工作中实行“专项专管”制度，提升工作人员的综合素质，这样才能确保档案在水利工程中的完整性以及规范性，确保工程竣工验收的顺利进行。

（作者单位：湖南省衡阳市衡东县荣桓水电站）

参考文献：

[1]黄健萍.水利工程竣工验收中档案管理存在的问题与对策[J].人民长江，2015（15）：104- 106.

[2]张海凤.新时期水利工程竣工验收档案管理存在的问题及对策[J].卷宗，2018（13）：70.

[3]陈颖.浅谈水利工程档案管理工作[J].科学与财富，2018（21）：193.

[4]张健.水利工程竣工验收中的档案管理[J].环球市场， 2016（9）：136- 137.