办公自动化环境下医院档案管理探讨

陈庆菊

（新泰市档案局，山东 新泰 271200）

随着信息技术的迅速发展，档案工作也逐渐呈现出信息化、自动化的趋势。档案管理自动化将传统复杂繁琐的档案管理流程化繁为简，极大地提高了医院档案管理的效率，促进了医院档案管理工作的现代化发展。

1 办公自动化的概念

所谓办公自动化，是指通过计算机网络，利用计算机等技术设备将信息化与办公室工作相结合，实现信息的自动传输、发送、接收与存储。这样的方式改变了传统的工作模式，将传统的手工归档的档案管理模式转变为计算机自动化管理的方式，极大地提高了档案管理的工作效率，同时增强了医院档案的可靠性。

2 办公自动化的特点

办公自动化是当今社会各阶层需要管理和使用新技术，各部门单位通常办公室的业务，主要是进行大量的文件处理，起草文件、通知、各种业务文本，接收外来文件存档，查询本部门文件和外来文件，产生文件复件等。所以采用计算机文字处理技术产生各种文档，存储各种文档，采用其他先进设备，如复印件、传真机等复制、传递文档，或者利用计算机网络技术传递文档，是办公自动化的基本特征。随着三大核心支柱技术：网络通信技术、计算机技术和数据库技术的成熟，办公自动化呈现出4个特点：（1）集成化。软硬件及网络产品的形成，人与系统的集成，单一办公系统同社会公众信息系统的集成，组成了“无缝集成”的开放式系统。（2）智能化。面向日常事务处理，辅助完成智能型劳动，如汉字识别，对公文内容的理解和深层次处理，辅助决策及处理意外等。（3）多媒体化。包括对数字、文字、图像、声音和动画的综合处理。（4）运用电子数据交换（Electronic Data Interchange，EDI）。通过数据通信网，在计算机间进行交换和自动化处理。这个层次包括信息管理型办公自动化（Office Automation，OA）系统和决策型OA系统。

在新时代的档案管理工作中，办公自动化将计算机技术、网络技术等技术融入档案工作，促进了档案管理信息化、现代化进程。当前我国档案部门已经开始普遍运用计算机、网络技术管理和利用档案，利用多媒体计算机对文字、照片、声像以及各种载体的档案进行现代化管理，特别是面对日益倍增的档案数量，档案部门必须具有先进的现代化管理和服务手段，为档案的存储、保管和档案信息资源的开发利用提供良好条件。新时代，各级国家综合档案馆和基层档案室正在利用计算机网络技术把档案进行数字化，在数字化过程中，要加强对数字化工作的投入，保证数字化软硬件设施使用。同时要加大投入，加快推进数字化进程，早日实现档案工作信息化、现代化。

3 医院办公自动化档案管理中存在的问题

3.1 保密性文件存在安全隐患

在日益发达的互联网技术的影响下，对于信息的保密工作是任何一个行业都需要着力解决的问题。医院档案管理也需要格外注重文件的保密工作，电子文件缺乏具体的形式，并没有签名、字迹和指纹等独特记号。正因如此，电子文件更容易受到人为因素的影响，容易被篡改，缺乏足够的保密性。医院档案管理不仅涉及医院的医疗技术信息、医院科研信息等，而且涉及病人病历等私人敏感信息。任何一方面的信息泄露都会造成恶劣的影响，特别是病人电子病历中包含的文字、图片和检验数据等信息，这些信息的泄露会对病人的隐私和医疗安全产生负面影响。

3.2 档案管理人员素质有待提高

传统的医院档案管理过程中主要依靠人力归档的方式来管理和利用档案，而这些档案管理人员大多为兼职人员或是非专业人员。他们的学历较低，知识面较为狭窄，缺乏档案管理的专业知识，特别是对档案管理信息化、现代化知识缺乏掌握，这就使得医院档案管理工作不尽如人意。档案管理工作也是专业性较强的工作，不同的档案在管理的过程中需要用到不同的管理方式、管理技术。非专业人上并不具备这些专业的知识和技能。档案管理的自动化并不意味着只需要管理人员掌握基本的计算机操作技术，还需要掌握档案管理的理论知识，这是当前档案管理人员所欠缺的。

3.3 档案信息化管理制度不完善

当前医院档案管理工作的信息化管理程度并不高，仅仅处于初级阶段。一方面是医院并没有改变传统的档案管理理念，没有给予档案管理自动化建设足够的重视。因此，医院档案在管理过程中没有建立健全的档案信息化管理制度，有的甚至没有基本的制度框架。另一方面，医院在信息化办公方面投入不足。硬件高施是进行自动化办公的物质基础，部分医院还缺乏充足的硬件设备。此外，医院在办公软件的投入也相对欠缺，特别是对档案管理的软件使用更少，有的医院即便是使用了档案管理的软件，但是部分软件产品的质量不高，影响了档案管理信息化、现代化的整体水平。

4 办公自动化环境下做好医院档案管理的对策

4.1 强化档案信息网络安全管理

网络系统主要包括硬件、软件以及存储的数据材料等方面，其具有安全、可靠和高效的特点。但是医院档案中的信息也存在泄露的风险，因此，我们需要对网络系统中的各个环节进行保护，从而达到信息的安全，保证信息的不被盗取、篡改和破坏。这就要求医院在档案管理办公自动化的过程中对网络系统中的各个环节进行有效的保护。完善办公自动化平台，对医院的内部网络进行强化建设，同时制定严格的操作流程，保证档案管理人员能够依照规章流程办事，通过以上方式保证信息的安全。

4.2 强化档案管理人员的建设

在医院档案管理自动化的发展过程中，重中之重在于培养一批高素质的管理人才。针对当前医院档案管理人才素质较低的现状，医院需要强化档案管理人才的培养。一方面，在医院档案管理人员的选取上需要注重专业性，让专业的人才进入医疗档案管理工作中，推进医院档案管理的现代化发展。另一方面，医院还需要进一步强化档案管理人员的培训。随着医疗技术的发展，医院档案的形式更加多样、更加复杂，档案门类也越来越多，已经有单一的文书档案发展成为文书档案加科技档案、基建档案、会计档案、声像档案、病历档案等多门类档案的管理。这就要求医院强化档案管理人员的培训，让档案管理人员的知识得到不断更新，素质不断提高，以适应新时期档案工作的需求。

4.3 完善档案信息化管理制度

为进一步推动医院档案管理的自动化，医院需要完善档案信息化、现代化管理制度，建立规范化、标准化的档案管理制度。为确保医院档案管理实现信息化、现代化，医院需要科学地制定档案管理信息化、现代化标准和制度，制定出一整套系统的、统一的、科学的管理标准和制度。如电子文件归档管理制度、数字档案查询利用制度、数字化机房管理制度、设备管理制度、数字信息安全管理制度、数字档案鉴定销毁制度、数字档案管理人员管理制度、数字资源管理制度、突发事件管理制度、档案数字化工作制度、数字档案异地备份制度等。在基础工作上，医院档案管理包括收集、整理、归档、鉴定、保管、统计和利用等主要流程，要对这些基础工作也要制定一整套管理制度，通过这些制度管理和利用好实体档案对医院归档材料的手续、表述等方面进行严格把关，科学地管理医院档案。此外，医院还需对文件的处理进行统一的规定，形成统一的格式规范。只有建立起规范化、标准化的档案管理制度，才能保证实现新时代档案管理工作信息化、现代化。

总之，医院档案管理工作是一项系统性工作，需要高度重视，强化医院档案信息网络安全管理，加强档案管理人员的技能培训，完善档案信息化管理制度，不断提高医院档案管理办公自动化、信息化、现代化工作水平，才能更好地为医院发展服务。