对《机关档案管理规定》的意义和主要内容的思考（上）

2018年10月11日，国家档案局李明华局长签署了国家档案局第13号令，规定“《机关档案管理规定》已经国家档案局局长办公会议审议通过，现予公布，自2019年1月1日起施行。”《机关档案管理规定》（以下简称《规定》）对加强、规范、推动当前和今后一个时期我国各级党和国家机关、人民团体（以下统称机关）的档案工作，推进机关档案的科学、规范管理，丰富国家档案资源，为各项工作提供有效服务，具有重要的现实意义和长远价值。本文主要谈谈对《规定》的学习体会及对相关问题的思考。

一、《规定》的意义和价值

《规定》的公布和施行，是适应新形势下我国机关档案工作建设与发展客观需要的必然结果。2018年5月7日，丁薛祥同志在中央档案馆国家档案局调研时的讲话中指出：“中国特色社会主义进入新时代，面对新形势新任务，档案工作有许多新情况新问题。值得深入研究。”经过改革开放40年的努力和奋斗，我国的机关档案工作在取得各项成就的同时，也面临着许多新问题、新矛盾、新机遇、新挑战。如何有效地解决好这些新的问题、矛盾？如何主动把握好机关档案工作新的发展机遇？如何应对日益复杂的国际形势带来的安全挑战？如何推进机关档案的科学、规范管理？如何通过机关档案工作的开展，为进一步丰富国家档案资源做出新贡献？如何为党和国家的各项建设事业和维护人民群众的合法权益提供有效服务？《规定》给出了方向性、引导性的答案。

《规定》进一步明确了机关档案工作的地位、作用和价值，并做出了明确的界定。习近平总书记在浙江工作期间就强调：“经验得以总结，规律得以认识，历史得以延续，各项事业得以发展，都离不开档案。”总书记的讲话精神，在《规定》中得到了充分体现。《规定》指出：“机关档案工作是档案工作开展的基础，是国家档案事业的重要组成部分。机关档案工作是机关不可缺少的基础性工作，是推进依法行政、促进科学决策、提高治理水平的必要条件，是保护单位和个人合法权益、维护机关历史真实面貌的一项重要工作。”固本强基，如果没有机关档案工作的科学、规范、有效开展，整个国家的档案事业大厦就会失去一块关键性的基石。各项机关工作，如果缺少档案工作这一“不可缺少的基础工作”支撑，就无法正常有序地开展，相关业务工作就会失去必要的行政、法律凭证体系的保障，工作经验和规律也难以得到总结。

《规定》的公布和施行是国家档案局在新形势下推进全国机关档案工作的一项重要举措。国家档案局副局长王绍忠同志在江苏南京召开的“《机关档案管理规定》宣传贯彻暨数字档案室建设推进会”上指出：“机关档案工作是提升国家和社会治理能力的重要依规，是档案事业发展的重要基础，是机关信息化建设的重要支撑”，要求“要深刻领会《机关档案管理规定》精神，引导机关档案工作全面升级。”在《规定》未公布前，开展机关档案工作主要是依据《机关档案工作条例》（中共中央办公厅、国务院办公厅1983年联合制发）和《机关档案工作业务建设规范》（国家档案局1987年制发）两个文件。但由于两个文件是上个世纪80年代制发的，有些内容已经很难适应新形势发展的需要，不能有效满足各机关开展档案工作的需要。虽然各地档案行政管理部门根据需要，陆续出台了一系列规范性文件，从不同的角度规范机关档案工作，但内容相对分散，尺度不尽一致，而且行政规范的力度也不够强。《规定》的公布和施行，有效地填补了这一档案法规体系的空白，为全国机关档案工作的开展指明了方向，提供了对档案进行科学、规范管理的行政规章层面的依据。

二、《规定》的主要内容

《规定》包括7章70条。明确了机关档案工作的“总则”（6条）、“机构和人员”（7条）、“基础设施”（9条）、“管理要求”（7节32条）、“信息化建设”（12条）、“奖励与处罚”（2条）及“附则”（2条）。《规定》的主要内容包括：

（一）明确了机关档案工作的目的、机关档案和机关档案工作的概念、机关档案工作的原则和主要责任及制度建设要求

《规定》的第一章，明确了机关档案工作的目的、概念、原则及制度建设的要求。首先，制定《规定》的目的是“加强各级党和国家机关、人民团体（以下统称机关）档案工作，推进机关档案科学、规范管理，丰富国家档案资源，为各项工作提供有效服务”，其中加强机关档案工作、推进机关档案科学规范管理、丰富国家档案资源是条件性的目标，为各项工作提供有效服务是机关档案工作的终极目的。制定《规定》的依据是《中华人民共和国档案法》《机关档案工作条例》等法律法规。

《规定》进一步明确了机关档案的概念，即“机关在公务活动中形成的，对国家和社会有查考、利用和保存价值的各种形式、各种载体的历史记录”。这一界定的主要含义是：（1）机关档案的本质是原始的历史记录；（2）机关档案的形成领域特征是“机关在公务活动”中直接形成的；（3）机关档案的价值特征是对国家和社会具有查考价值、利用价值和保存价值，即对国家和社会具有查考价值、利用价值和保存价值的机关档案，才是《规定》所管理的对象；（4）机关档案的形式特征是形式、存儲载体（介质、媒介）的多样性。同以往的相关规范相比，《规定》对机关档案的来源属性、价值属性的表达更加明确、具体，避免了施行过程中对机关档案范围的模糊性认识问题的出现。

《规定》对机关档案工作的性质、地位和作用的说明更加明确、充分。在国家层面，国家档案工作是一项记录历史、传承文明、服务社会、造福人民的事业，是党和国家事业发展不可或缺的一项基础性、支撑性工作。“机关档案工作是档案工作开展的基础，是国家档案事业的重要组成部分。”在机关层面，各机关的档案工作是“机关不可缺少的基础性工作”。开展机关档案工作的价值和作用在于：它“是推进依法行政、促进科学决策、提高治理水平的必要条件，是保护单位和个人合法权益、维护机关历史真实面貌的一项重要工作。”基础性、支撑性、不可或缺性、条件性和服务性，是现代机关档案工作的重要性质。

《规定》明确了机关档案工作的管理体制和责任要求。机关档案工作实行“统一领导、分级管理”的体制。具体责任要求是：（1）国家档案行政管理部门负责全国机关档案工作的统筹规划、组织协调、统一制度，负责中央和国家机关档案工作的监督、指导和检查。（2）地方档案行政管理部门在上级档案行政管理部门指导下，负责本行政区域内机关档案工作的统筹协调、制度建设，负责本行政区域内机关档案工作的监督、指导和检查。（3）中央、地方专业主管机关应当根据本专业的管理体制，在档案行政管理部门指导下对本系统和直属单位的档案工作进行监督、指导。

《规定》还进一步明确了档案行政管理部门依法履职的行为方式，强化了中央、地方专业主管机关进行监督、指导时应坚持的基本原则。《规定》要求“档案行政管理部门履行检查职责时，以进入相关场所检查，询问有关人员，查阅、复制有关档案资料等方式开展。”“中央、地方专业主管机关进行监督、指导时，应当遵循统一领导、分级管理原则。”

《规定》明确了机关档案管理的制度性要求。其中最基本的制度要求是：（1）机关的全部档案应当集中、统一管理；（2）应当维护档案的真实、完整、可用和安全，便于检索、利用和开发。《规定》强调“机关应当加强对档案工作的组织领导”，并咋对应的保障措施中提出了“三纳入”“三同步”的要求。“三纳入”就是将机关档案工作纳入机關的整体规划、纳入机关的年度工作计划和纳入机关的考核体系。“三同步”就是要求各机关将档案工作与业务工作同步部署、同步实施、同步发展。“三纳入”“三同步”的要求，是我国多年档案工作经验和智慧的结晶，已被实践反复证明是行之有效的机关档案工作制度安排。

为保证机关档案工作健康、有序开展，有效解决困扰机关档案工作发展的经费问题，《规定》要求各机关应将“档案工作所需的基础设施配备和维护经费，档案日常管理工作经费，档案信息化建设经费，档案宣传、培训等其他经费应当列入机关年度财政预算。”

（二）明确了机关档案工作的机制建设、机构设置、人员配置、基本任务

《规定》的第二章，对机关档案工作的机制建设、机构设置、人员配置、基本任务及购买社会服务等，提出了明确的、可操作性的要求。

《规定》要求机关应当建立“由分管档案工作的单位负责人、办公厅（室）（或承担该职能的其他综合办事机构）及相关部门负责人组成的档案工作协调机制”，并以此“协调处理本机关、本系统档案工作重大事务和重要事项”。实践证明，这种协调机制的建立和运行，可以有效杜绝在开展机关档案工作过程中出现的相互推诿、责任不清等问题的产生，使机关各有关部门在主要负责人的统一领导下，相互配合与协作，形成良性互动关系，共同解决好机关档案工作面临的重大事务、重要问题和主要矛盾。

《规定》要求机关“应当按规定设立档案工作机构”，并对不具备设立条件的机关提出了明确要求，即“应当指定档案工作负责部门”。《规定》还要求“档案工作负责部门的名称应当反映档案工作属性”。在现实工作中，一些单位出现了弱化档案工作的问题，在将档案机构与其它部门合并，且并没有在合并后的机构名称中体现出档案工作的属性特征。《规定》的这一要求表明，“去档案化”的思想和做法是错误的，应当在承担机关档案工作职责的机构名称中，体现档案工作的属性。如，一些单位将档案机构与信息机构合并或整合后，依然叫“信息中心”“信息处（科）”，根据《规定》要求可改为“信息档案中心”或“信息档案处（科）”等。

《规定》对办公地点相对集中且条件成熟的县级或形成档案数量较少的多个机关的档案机构设置，提出了建设性要求。具体是：经同级档案行政管理部门同意，“可以成立联合档案工作机构，对相应机关的档案进行集中管理”。我国现有的政府文件中心、联合档案室等机构，在《规定》施行后，就有了相应的法规依据。

人员配置问题，一直是我国机关档案工作发展中的亟待解决的一个重要难题。《规定》的出台为这一难题的解决，提供了有力的法规依据。具体要求包括：（1）机关档案部门应当配备与工作量相匹配的专职档案工作人员，具体承担机关档案业务工作；（2）机关文书或业务部门应当指定人员，承担相应部门文件材料的收集、整理和归档工作；（3）机关应当建立以机关档案部门为中心，由相关人员组成的机关档案工作网络。（4）县级或形成档案数量较少的机关可以综合考虑工作量等情况，配备适当数量的专（兼）职档案工作人员。

《规定》进一步明确了机关档案工作的8项基本任务，具体包括：

（1）依法治档、制度备案。《规定》要求机关应“贯彻执行档案工作的法律法规和方针政策，建立健全档案工作规章制度，并将规范本单位、本系统档案管理的基本制度报档案行政管理部门备案”。

（2）科学规划、组织实施。《规定》要求机关应“制定并组织实施档案工作发展规划或计划”。

（3）前端控制、有效指导。《规定》要求机关档案部门和承担档案工作职责的人员应“对机关各种文件材料的形成、积累和归档工作进行监督和指导，对所属机构的档案工作进行监督和指导”。

（4）集中管理、做好服务。《规定》要求机关档案部门员应“负责管理机关的全部档案并提供利用，协助做好机关政府信息公开工作”。

（5）统筹协调、对标先进。《规定》要求机关档案部门应“负责机关档案信息化工作并统筹机关及所属机构档案信息一体化工作，推动传统载体档案数字化和电子文件、电子档案规范管理”。

（6）接受监督、做好移交。《规定》要求机关应“接受档案行政管理部门监督、指导和检查，执行年度报告制度，定期向同级国家综合档案馆移交档案”。

（7）组织培训、做好宣教。《规定》要求机关应“负责组织档案业务交流和档案工作人员培训，开展档案宣传、教育活动”。

（8）表彰先进、违规必查。《规定》要求机关档案部门门应对“档案工作中取得突出成绩的部门或个人，向机关提出表彰奖励建议；对违反档案管理要求的部门或个人，向机关提出处理建议”。

对机关通过政府购买服务方式辅助实现档案工作基本任务的范围、监督管理要求，以及条件等，《规定》也提出了明确要求。其中包括：（1）应当严格限定机关档案业务社会化服务范围，严格审核服务供方的信息安全保障能力和业务资质，并接受档案行政管理部门监督、指导和检查。（2）机关档案业务社会化服务限于档案整理、传统载体档案数字化、纸质档案数字复制件全文识别、电子档案管理技术支持等辅助性工作。（3）社会化服务应当符合《档案服务外包工作规范》（DA/T68）规定。

《规定》对档案工作人员的身份、政治素质、工作能力、知识背景、离岗手续等，提出了明确要求。具体要求包括：（1）档案工作人员的身份“应当为机关正式在编人员”；（2）政治素质应符合“政治可靠、遵纪守法、忠于职守”的要求；（3）具备胜任岗位要求的工作能力；（4）应当熟悉机关工作，具备档案管理、信息管理等相关知识背景，并定期参加业务培训；不具备相关知识背景的档案工作人员，应当经过相关专业知识和技能培训；（5）调离岗位或退休的，应当在离岗前办好交接手续。涉密档案工作人员的调离应当按照国家有关保密法律法规执行。

（三）明确了机关档案工作的基础设施设备的配置要求

《规定》第三章要求机关档案工作的基础设施应满足科学、规范、有效開展档案工作的需要具体包括：

第一，关于机关档案工作用房的要求。《规定》要求“机关应当分别设置档案办公用房、整理用房、阅览用房和档案库房，并根据工作需要设置展览用房、档案数字化用房、服务器机房等。”

第二，档案库房的设置和使用要求。《规定》要求“档案库房应当根据载体类型分别设置，不具备条件的应当根据载体类型分区设置”“县级或形成档案数量较少的机关设置库房以外其他档案用房时，可以按照办公、整理、阅览等基本功能分区设置”。

第三，档案工作用房的面积要求。《规定》要求：（1）档案办公用房面积按照《党政机关办公用房建设标准》执行；（2）阅览用房面积应当满足不同类型档案阅览需求，适应涉密档案与非涉密档案分区阅览的需要；（3）档案库房面积应当满足机关档案法定存放年限需要，使用面积按（档案存量年增长量×存放年限）×60m2/万卷（或10万件）测算。档案数量少于2500卷（或25000件）的，档案库房面积按15m2测算；（4）整理用房、展览用房、档案数字化用房、服务器机房等用房面积应当满足业务开展需要。

第四，档案用房的布置、选址要求。《规定》要求：（1）档案用房宜集中布置，自成一区；（2）档案办公用房选址应当便于档案库房管理。档案库房选址应当防潮、防火、避免阳光直射，利于档案保护；（3）档案库房不应设置在地下或顶层，地处湿润地区的还不宜设置在首层；（4）档案库房不得毗邻水房、卫生间、食堂（厨房）、变配电室、车库等可能危及档案安全的用房。

第五，档案办公用房建筑设计和设施要求。《规定》要求：（1）档案办公用房建筑设计应当符合《办公建筑设计规范》规定；（2）整理用房、阅览用房建筑设计应当符合《档案馆建筑设计规范》规定；（3）档案库房内不得设置其他用房和明火设施，不应设置除消防以外的给水点，其他给水排水管道不应穿越库房；（4）档案库房的装具布置、门窗设置应当符合《档案馆建筑设计规范》规定。

第六，档案库房内装具及库房承建要求。《规定》要求：（1）档案库房应当根据需要配备符合国家规定的密闭五节柜、密集架、光盘柜、底图柜等档案装具；（2）不得采用木质柜、玻璃门柜等装具；（3）档案整理台、档案梯、移动置物架、档案盒、装订用品等配备应当满足工作需要；（4）档案装具应当与档案库房楼面均布活荷载标准值相匹配；（5）库房采用密集架的，楼面均布活荷载标准值不应小于8kN/m2或按档案装载情况相应增加。

第七，档案库房的设备配置要求。《规定》要求：（1）档案库房应当配备温湿度监测调控系统，安装漏水报警设备；（2）档案库房不得使用电阻丝加热、电热油汀及以水、汽为热媒的采暖系统；（3）保存重要档案或具备条件的，应当安装恒温恒湿设备，必要时可配备通风换气、空气净化设备。

第八，档案库房的防火系统、设备要求。《规定》要求：（1）档案库房应当配备消防系统；（2）根据档案重要程度和载体类型的不同，可以选择采用洁净气体、惰性气体或高压细水雾灭火设备；（3）档案库房应当安装甲级防火门，配备火灾自动报警设备。

第九，档案库房的防盗安全设施要求。《规定》要求：（1）档案库房应当安装全封闭防盗门窗、遮光阻燃窗帘、防护栏等防护设施；（2）可以选择设置智能门禁识别、红外报警、视频监控、出入口控制、电子巡查等安全防范系统；（3）整理用房、阅览用房、档案数字化用房应当设置视频监控设备。

第十，档案信息化基础设施要求。《规定》要求：（1）机关应当按照档案信息化要求，建设或配备能够满足库房现代化管理、档案数字化、电子文件及电子档案管理需求的基础设施设备；（2）智能库房管理基础设施设备应当满足温湿度调控、漏水监测、消防报警、安全防范、视频监控等系统集成管理以及其他智能管理需要；（3）档案数字化、电子文件及电子档案管理基础设施设备应当符合《规定》第五章的要求；（4）县级或形成档案数量较少的机关配备的基础设施设备，应当满足温湿度调控、消防、安防和信息化工作的基本需求。

（四）明确了开展机关档案业务管理的各项规范要求

《规定》的第四章对机关档案业务工作的规范化管理做出了一般规定，明确了各项机关档案业务工作的内容和行为规范。

1.机关档案管理的一般规定

《规定》明确了机关管理档案的范围、电子档案的法律效力、档案全宗的划分、全宗卷的建立、机关档案管理的一般要求等。

机关档案的种类包括：（1）文书、科技（科研、基建、设备）、人事、会计档案；（2）机关履行行业特有职责形成的专业档案；（3）照片、录音、录像等音像档案；（4）业务数据、公务电子邮件、网页信息、社交媒体档案；（5）印章、题词、奖牌、奖章、证书、公务礼品等实物档案；（6）电子档案等。《规定》明确指出：“电子档案与传统载体档案具有同等效力”。

机关档案全宗的划分要求是：（1）机关全部档案构成一个全宗；（2）机关隶属关系、名称发生变化但工作性质和主要业务范围未变化的，维持原全宗不变。

建立全宗卷的要求是：机关应当建立并定期完善全宗卷；全宗卷应当包含全宗背景、档案状况、工作制度、管理记录等内容；全宗卷的编制要求按照《全宗卷规范》（DA/T12）执行。

机关档案管理的基本要求是：（1）应当做到收集齐全完整，整理规范有序，保管安全可靠，鉴定准确及时，利用简捷方便，开发实用有效；（2）涉及国家秘密档案的管理应当符合保密管理的相关规定。

2.机关档案业务工作的内容和行为规范

《规定》明确了机关档案的形成、收集的内容和行为规范。具体规范要求包括：

（1）归档文件材料的形成要求：机关履责的内容之一就是“按照有关程序和要求形成归档文件材料”；机关办公自动化系统和其它业务信息系统的功能之一就是“应当支持形成符合要求的归档文件材料”；文件材料形成的载体和记录方式“应当采用耐久、可靠、满足长期保存需求”；归档文件材料的质量“应当真实、准确、系统，文件材料组件齐全、内容完整”。

（2）归档文件材料的收集要求和收集范围：收集主体（机关文书或业务部门）的责任是“及时收集形成的归档文件材料，交本部门指定人员保管”。收集范围是：①机关在日常公务活动中形成的归档文件材料；②机关设立临时机构处理专项工作、处置突发事件、举办重要活动等形成的归档文件材料；③机关承担重大建设项目、重大科研课题等形成的归档文件材料；④机关所属机构撤销形成的归档文件材料；⑤机关向社会和个人征集的、与机关有关文件材料等。“形成”的含义是机关在从事各项业务活动中直接产生和收到的文件材料。

（3）机关编制和施行文件材料归档范围和档案保管期限表的要求：①应当编制本单位文件材料归档范围和档案保管期限表，经同级档案行政管理部门审查同意后施行；②内部机构或工作职能发生变化时应当及时修订，经重新审查同意后施行；③文件材料归档范围和档案保管期限表应当全面、系统反映机关主要职能活动和基本历史面貌；④人事、会计文件材料的归档范围和档案保管期限从其专门规定；⑤所属机构文件材料归档范围和档案保管期限表报机关审查同意后施行等。

机关各类档案的收集范围要求：①文书档案的收集范圍按照国家档案局10号令制定执行；②会计、科研、基建档案收集范围应当分别符合《会计档案管理办法》《科学技术研究课题档案管理规范》《建设项目档案管理规范》《国家电子政务工程建设项目档案管理暂行办法》规定；③照片档案的收集范围应当符合《照片档案管理规范》和《数码照片归档与管理规范》规定；④其他门类档案收集范围按照国家相关规定执行。

（4）机关电子档案的收集范围要求是：①电子文件应当连同元数据一并收集；②收集的元数据应当符合《数字档案室建设指南》《电子文件归档与电子档案管理规范》《文书类电子文件元数据方案》《照片类电子档案元数据方案》《录音录像类电子档案元数据方案》等规定。元数据是保证电子档案的“四性”的必要条件。

《规定》明确了机关档案的分类、整理规则、档号编制、归档移交等方面的行为规范。具体行为规范和要求包括：

（1）分类要求。机关应制定统一的档案分类方案。档案分类方案的编制要求是：①各种档案的分类方法应协调呼应，便于档案的统一管理和利用；②分类方案一经确定，应当保持一致，不得随意变动；③机关档案分类方案一般采用年度、机构（问题）等分类项进行复式分类；④有专门规定的，从其规定。

（2）整理规则。①档案整理应遵循文件材料的形成规律，保持文件材料之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用；②逐步推进卷、件融合管理；③文书档案、照片档案、录音档案、录像档案、实物档案一般以件（张）等为单位进行整理；④科技档案、人事档案、会计档案一般以卷为单位进行整理；⑤其他门类档案根据需要以卷或件为单位进行整理。

（3）档号的编制要求。①档案应当逐卷或逐件编制档号；②档号应指代单一，体现档案来源、档案门类、整理分类体系和排列顺序等档案基本属性；③档号结构应符合《档号编制规则》《归档文件整理规则》和《数字档案室建设指南》要求，不同载体或形式的档号编制方法应协调呼应。《规定》对各门类档案的代码使用，提出了具体要求。

（4）检索工具的编制要求。档案检索工具应满足手工检索和计算机检索需要；机关档案应按《档案著录规则》进行著录；传统载体照片、录音、录像档案和实物档案应详细著录背景、人物、来源等信息；著录应当与目录编制、元数据收集等工作和要求协调对应。

（5）归档移交的要求。①机关的文书或业务部门将档案整理完毕后，应在第二年6月底前向机关档案部门归档；②采用办公自动化或其他业务系统的，应当随办随归；③归档时间有特殊规定的，从其规定；④归档时交接双方根据归档目录清点核对，并履行交接手续；⑤实现随办随归的，还应按规定履行登记手续，并记录电子文件归档过程元数据；⑥任何部门和人员不得将应归档文件材料据为己有或拒绝归档。

（6）归档文件的选择要求。①归档文件材料应为原件；②电子文件需要转换为纸质文件归档的，若电子文件已经具备电子签名、电子印章，且电子印章按照规定转换为印章图形的，纸质文件不需再行实体签名、实体盖章；③不具有永久保存价值或其他重要价值的电子文件，以及无法转换为纸质文件或缩微胶片的电子文件可以仅以电子形式进行归档。

《规定》明确了机关档案的安全保管和保护等方面的行为规范，具体包括：

（1）安全保管要求。机关应根据档案载体的不同要求对档案进行存储和保管；档案存储和保管应当确保实体安全和信息安全；应当制定档案管理应急预案并定期组织演练，以应对突发事件和自然灾害；应急预案应当纳入机关总体应急预案。

（2）档案保护要求。①机关应做好档案“九防”工作；②库房温湿度应符合《档案馆建筑设计规范》要求；③档案库房不得存放与档案保管、保护无关的物品；④档案工作人员应监测和记录库房温湿度，根据需要采取措施调节；⑤定期检查维护档案库房设施设备，确保正常运转；⑥定期清扫除尘，保持库房清洁；⑦定期采取措施，防治鼠虫霉等。

（3）安全检查要求。机关档案部门应定期组织人员对档案数量进行清点、对保管状况进行检查，定期对电子档案的保管情况、读取状况等进行检查，发现问题应当及时处理，并建立检查和处理情况台账。

（4）档案的抢救与修复要求。档案工作人员应及时对受损、易损档案进行修复、复制或作其他技术处理；档案修复应当保持档案内容的完整，尽量维持档案的原貌；档案修复前应做好登记和检查工作，必要时进行复制备份，做出修复说明。

（5）档案工作人员的人身防护要求。机关应当为档案工作人员配备劳动保护用品，避免档案管理过程中有毒有害物质损害健康。

《规定》明确了机关档案的鉴定与销毁方面的行为规范，具体包括：

（1）鉴定工作组织和档案处置要求。①机关应定期对已达到保管期限的档案进行鉴定处置；②鉴定工作应在档案工作协调机制下进行，由办公厅（室）负责人主持，档案部门会同相关业务部门有关人员组成鉴定小组共同开展，必要时可邀请相关领域专家参与；③鉴定结束后，应当形成鉴定工作报告；④对仍需继续保存的档案，应重新划定保管期限并做出标注；对确无保存价值的档案，应当按规定予以销毁。

（2）档案销毁的程序和责任主体的职责要求。经鉴定可以销毁的档案，应按照规定程序进行销毁。程序内容和执行主体包括：①机关档案部门编制档案销毁清册，列明拟销毁档案的档号、文号、责任者、题名、形成时间、应保管期限、已保管时间和销毁时间等内容，按档案工作协调机制报请审核批准；②分管档案工作的单位负责人、办公厅（室）负责人、档案部门负责人、相关业务部门负责人、档案部门经办人、相关业务部门经办人在档案销毁清册上签署意见；③档案部门组织档案销毁工作，并与相关业务部门共同派员监销。监销人在档案销毁前，应当按照档案销毁清册所列内容进行清点核对；在档案销毁后，应当在档案销毁清册上签名或盖章。销毁清册应当永久保存。

（3）毁场所和销毁方式的要求。①应在指定场所进行档案销毁；②销毁电子档案和档案数字复制件，除在指定场所销毁离线存储介质外，还应确保电子档案和档案数字复制件从系统中彻底删除；③销毁时应当留存电子档案和档案数字复制件元数据，并在管理过程元数据、审计日志中自动记录销毁活动；④销毁涉密档案的应符合《国家秘密载体销毁管理规定》。

《规定》明确了机关档案的利用与开发方面的行为规范，具体包括：

（1）明确了机关档案的利用制度中的要点。《规定》要求机关应积极开展档案利用工作，建立健全档案利用制度。具体的制度建设内容应包括：①根据档案的密级、内容和利用方式，规定不同的利用权限、范围和审批手续；②档案对外提供利用的，需经本单位负责人批准；③利用档案应当履行查阅手续；④做好档案查阅登记和利用效果反馈记录；⑤档案工作人员应当对利用活动及时跟踪和监督。

（2）明确了政府信息文件资料的公开要求。《规定》要求：机关应按《中华人民共和国政府信息公开条例》等有关规定，及时向同级国家综合档案馆提供主动公开的政府信息文件资料。

（3）明确了机关档案信息开发的形式、方法。《规定》要求机关应积极推进档案信息开发工作，实现档案的价值。开发档案信息的形式包括：编制全宗介绍、组织沿革、大事记、基础数字汇编、专题文件汇集，以及举办陈列展览、拍摄专题片等多种形式。机关应积极采用数据分析、文本挖掘等新方法，扩展档案开发的力度和深度。

《规定》明确了机关档案的统计与移交方面的行为规范。具体行为规范和要求包括：

（1）提出了建立和完善机关档案统计工作的要求，明确了机关档案统计工作的对象内容和要求。

机关档案统计工作的对象内容是：保管档案情况、档案年度出入库情况、档案设施设备情况、档案利用情况、档案移交进馆情况、档案鉴定销毁情况、档案信息化情况、档案工作人员情况、档案业务社会化服务等情况。机关应编制档案工作情况统计年报，汇总分析当年档案工作情况形成年度报告，报送同级档案行政管理部门、上级档案部门。

机关档案统计工作的规范要求是：定期统计并建立完备的台账；统计结果应当真实、准确、完整，支持以可视化方式显示，便于统计分析；加强对档案工作变化情况的分析，为决策提供参考。

《规定》明确了机关档案移交工作的规范要求，尤其是电子档案移交和机关撤并时的档案移交要求，具体包括：

机关应按国家规定定期向同级国家综合档案馆移交档案。移交档案的行为规范主要有：①移交档案时，应当同时移交检索工具、编研成果。档案的数字复制件应与档案原件一并移交。②向國家综合档案馆移交前，应当按照相关规定做好移交档案的密级变更或解除工作，并提出划控与开放意见。③电子档案一般自形成之日起5年内向国家综合档案馆移交，也可与相应的纸质文件或缩微胶片同步移交。④电子档案移交可以采用在线移交或离线移交。在线移交应当通过档案行政管理部门指定的电子档案接收系统和专用网络，不得通过未设置安全可靠措施的互联网移交。⑤电子档案移交后，机关继续留存的，应当按照档案管理的要求进行管理。

《规定》对机关撤销或合并情形下档案的移交提出了明确的规范要求，明确了机关档案的流向。内容包括：（1）撤销机关的档案，应由有关主管机关代管或按照规定向同级国家综合档案馆移交；（2）撤销机关的业务分别划归几个机关的，其档案不得分散，可由其中一个机关代管或向同级国家综合档案馆移交；（3）一个机关并入另一个机关或几个机关合并为一个新的机关，其档案应当移交给合并后的机关代管或向同级国家综合档案馆移交；（4）机关所属机构撤销的，其档案由主管机关代管，属于国家综合档案馆接收范围的可按照规定向同级国家综合档案馆移交。（未完待续）

参考文献：

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[4]王英玮等.档案管理学（第四版）[M].北京：中国人民大学出版社，2015.

作者单位：中国人民大学信息资源管理学院