矿山档案一体化管理系统的设计与实现

吴智广 陈学辉 张凤芝 栾桂勇 山东黄金矿业（莱州）有限公司焦家金矿

1 引言

档案作为一种重要的信息资源，已越来越受到人们的普遍重视。由于档案的信息量越来越大，形式越来越复杂，落后的手工管理方式已远不能适应新的形势需要。随着信息化建设工作的不断投入，各单位、各部门的管理系统和业务系统中，已产生了大量的电子文件，电子文件分散在各科室计算机中，如果不及时收集和整理，容易造成数据丢失；要使档案管理工作上台阶，适应开发档案信息资源为矿山生产经营服务的需要，使档案员从无技术含量机械式的重复性工作中解放出来，唯一的出路就是加速实现矿山一体化档案管理。我国在近几年来对一体化档案管理的研究和实践，也取得了一系列的成果，积累了许多宝贵的经验。在这种形势下，配合焦家金矿数字化矿山建设，结合矿山档案管理工作的实际需求，提出了焦家金矿档案综合管理系统建设方案。

2 系统技术方案

该系统采用B/S结构设计基于J2EE框架平台，使用JAVA开发语言，结合Oracle数据库管理系统，支持所有的主流浏览器，充分利用现有我矿的网络资源。通过合理的分配数据权限和功能权限，对焦家金矿存在的文书档案、科技档案、财务档案、人事档案、设备仪器档案、照片档案、电子档案类档案数据进行有效的组织、挖掘，建立各类档案信息资源库。实现档案的集中式规范化管理。此外，将档案系统与企业部署的其他应用系统，如企业协同运营平台、投资项目系统等进行无缝对接，实现真正的矿山档案一体化管理。

3 系统设计

3.1系统总体设计

该系统总体设计为322工程。三大核心架构：档案一体化管理系统、一套物理手动密集架、库房安全智能控制系统。两个支撑环境：计算机网络支撑环境、数据库管理环境。一个统一数据处理中心：主要功能是为整个系统提供数据交换服务以及数据的运用处理。将两个支撑环境统一在一个数据平台上，实现不同数据格式和不同系统之间的信息共享与交换。同时，在保证信息资源共享的前提下，实现信息的安全管理以及信息的多种处理方式。

3.2系统各模块设计

（1）档案管理设计

档案管理提供数据的增删改查基本功能，及打印、采集、归档、档案管理利用、在线查档案审批、实体借阅审批流、综合检索、全文检索、数据导入及与OA接口、项目接口数据的导入。档案馆管理员管理各部门用户、用户功能权限数据权限等。

（2）系统集成设计

系统集成涉及企业协同运营平台（OA）、投资项目系统，本身各系统相互独立，如果没有采用单点登录技术进行整合，在进入各自系统中需要分别输入用户名和口令进行确认。以下以OA为例：采用单点登录技术后登陆到OA的用户可以直接进入到档案管理系统中来,不需要再次键入口令。OA中保存有单位大量的档案信息，如何收文、发文，这些信息如果不经过程序的处理，无法进入档案管理中来。档案中要包含这些信息，采用OA与档案管理的接口技术，随时把OA中的数据转换到档案管理系统中来。

（3）档案利用设计

系统根据用户权限来分配查询不同内容的管理功能。查阅者通过网络对档案资料及图纸进行（通过普通查询、跨库查询、高级查询、全文查询方式）条目及原文浏览及打印所需资料。对各类档案目录、原文、照片、图像、图纸查看，支持多种检索方式或者支持多格式文件混编显示。具备多种途径检索查询的功能，可以设置文件题名、责任者、主题词等检索项；支持模糊检索和全库检索支持跨类检索和全文检索。

（4）库房环境自动监控系统设计

库房环境自动监控系统主要功能是：进行库房温湿度的稳定测量，数据的长期记录和采集。实现库房温湿度监测记录、调节、分析的自动化管理。 系统包含温湿度传感器、智能遥控器、嵌入式一体化采集器EMU、固态继电器、主机端软件库房的控制器通过网络连接到监控服务器，进行统一的监控和管理。通过浏览器在线查看和调节库房的温湿度情况，同时也可以查看当前系统中的设备的故障状况。和智能密集架系统联动，使库房中的档案资料处于最佳状态。主要包括温湿度实时监测、自动调节、远程控制、统计分析等功能。

（5）手动密集架设计

手动密集架是根据国家档案局《DA/T7-92》直列式档案密集架行业标准设计生产的，采用优质冷轧钢板模压成型，表面经除油、去锈、磷化等十道工序前处理，国际最新流行色亚光静电自动喷粉，高温固化而成，防锈防蚀性能卓著。架体外观设计精美、线条流畅、库房整洁美观、操作轻便灵活、运行平稳组合装配式设计，每列架体均设有安全限位及防倾倒装置，以保障通道内人员安全；边架安装有锁具；用于整体锁闭。架体之间的接触面均有缓冲和磁性密封胶条，顶部有防尘板，底部有防鼠装置，具有良好的防尘、防鼠、防潮和防火功能。

4 结论

该项目的软硬件开发及集成已全部完成，处于正式运行及优化阶段。所有档案资料，如文书、科技、会计、人事等都已经过整理导入到系统中，包括密集架、环境检测、消防火灾报警系统、服务器及存储设备、A3扫描仪、A0扫描仪等设备。设备完全符合项目要求达到国家标准，操作人员都已通过培训同时掌握各种设备的操作技能和维护保养相关知识，且运行效果良好。

通过矿山档案一体化管理系统的建设，有效整合现有数据，多渠道广泛收集有价值的档案信息，建立企业内容完整全面的档案库，实现档案的有效存储、安全管理，加快档案的学习传播，促进档案的高效便捷共享利用，不断提高企业管理水平和协同办公效率，使档案更好地为企业发展服务。