档案管理系统的设计与实现研究

苏丽娜

摘 要：重视档案管理系统的设计与实现研究，有利于保持其良好的档案管理效果，全面提高档案管理工作效率及质量，并实现对档案管理中信息资源的高效利用。需要结合档案管理的实际需要，对其管理系统的设计与实现进行深入分析，完善该系统所需的设计方案，从而为可持续发展提供可靠保障。基于此，本文对档案管理系统的设计与实现进行分析。

关键词：档案管理系统；设计；实现

当前，我国已经进入了信息化时代，档案管理中也开始采用信息化的方式。虽然文件档案管理已经取得了突出的进步，但是，档案管理水平仍旧相对的落后。为了适应社会的发展，档案管理模式必须向现代化的方向转变。因此，有必要加强档案管理系统的设计，对档案管理系统的形成进行有效的研究，不断地对档案资源进行整合管理，力求加快改善低效的档案操作和处理方式，从而促进档案管理更加的灵活高效。

1 档案管理系统设计与实现中存在的问题

1.1 信息孤岛现象

这一问题主要表现为管理软件缺乏通用性。随着数字技术的飞速发展，为了实现数字技术与档案管理的有效融合，必须加强相应的管理软件的设计与开发。但是目前我国大多数是中的档案管理系统中，系统软件只能满足档案信息处理的基本要求，无法满足档案管理与电子政务系统以及办公自动化系统一体化的发展需求。

1.2 供求鸿沟现象

这一问题主要表现为档案管理人员的素质问题。档案管理系统虽然在很多中被建立，但是参与档案管理的人员素质无法满足系统的实际要求，致使档案管理工作比较混乱，进而对档案管理系统的建设造成很大的负面影响。

1.3 内热外冷现象

这一问题主要表现为标准化程度低。就档案管理工作而言，其前提是基础工作的标准化和规范化。但是，就目前的情况来看，档案管理并未在这一前提下进行，主要表现为不同的地区或单位所建立的档案系统以及相关的网络设施存在很大的差异，这使得管理工作规范性、服务性、开发性以及共享性相对较差，无法适应信息时代下档案信息资源共享的要求。

2 实践中档案管理系統的设计研究

2.1 系统的软件结构设计

在档案管理系统设计过程中，设计人员应结合该系统的功能特性及档案管理工作的实际需要，落实好系统的软件结构设计工作。具体表现为：1）加强模块化分析方法使用，对档案管理系统进行功能模块设计。该系统实践应用中所包含的功能模块为：用户管理模块、机构管理模块、档案库及档案管理模块、借阅管理模块等。设计中在明确这些功能模块的基础上，设计人员应注重系统参数表设置，像文件类目表、档案种类表等；2）结合档案管理系统中不同功能模块的实际作用，在其软件结构设计中需要在有效的设计方法支持下，确保系统功能模块设置合理性，并对软件结构设计效果进行综合评估，以便满足档案管理系统的实际需要。

2.2 系统所需的顺序图设置

为了提高档案管理人员的工作效率，保持其良好的管理水平，应注意系统所要求的顺序图设置。为了保证他们能够顺利登录，并拥有他们的ID和密码，他们需要根据实际情况来关注文件管理系统。设置登录系统序列图，为了达到添加用户的目的，需要在系统运行中设置添加用户序列图。当文件管理系统修改或删除用户时，应设置相应的修改和删除用户序列图。确保系统在实践中能够处于稳定的运行状态。

2.3 系统的数据库设计

在档案管理系统运行中，为了达到数据存储及调用的目的，则需要重视系统数据库设计。具体表现为：1）通过对档案管理系统各组成部分功能特性的深入分析，应明确其中的用户、档案库、机构等要素的属性、包含内容等，从而为系统的数据库概念结构设计提供相应的参考依据，得到所需的设计方案；2）通过对档案管理系统中用户信息表、档案信息表、系统日志信息表等不同数据库表的定义分析，在确定各表关系模式的基础上，实现系统数据库表的合理设置；

3）为了降低系统数据库运行中的问题发生率，也应在需求分析的基础上，开展数据库完整性设计工作，确保最终设计得到的数据库实践应用中能够达到档案管理系统要求，并为档案管理信息的高效处理及管理工作计划的深入推进提供相应的支持。

3 实践中档案管理系统的实现研究

3.1 确定系统总体结构

在完成文件管理系统的设计时，为了提高其潜在的应用价值，有必要在系统的实现过程中确定系统的总体结构。具体表现为：通过对档案管理系统所有业务工作内容的深入探讨，在信息技术和计算机网络的共同支持下，在计算机三维空间绘制系统的总体结构图，从而为其后续工作提供科学的指导。

3.2 实践中的登录窗口设计

在文件管理系统的实现中，为了保证用户与系统之间的交互，设计人员必须设计系统的登录窗口，以保证用户与系统之间的交互。在计算机三维空间中，通过绘制用户在文件管理系统操作中的基本功能流程图，完善文件管理功能，为系统登录窗口的设计提供必要的参数。在设计思想和方法的支持下，确定了文件管理系统所需的登录窗口，以保证设计的合理性。

3.3 实践中的验证模块

为了实现文件管理系统的高效使用，保持其良好的运行效果，有必要在完成系统登录窗口设计的基础上，建立系统的验证模块。结合文件管理的具体情况，绘制了文件管理系统运行中的验证流程图，实现了系统登录人员的身份认证，系统安全可靠。在文件管理系统验证流程图的基础上，建立相应的代码，体现系统运行中的验证思想，为文件管理系统的有效利用提供参考信息。

3.4 系统的WEB著录操作界面

档案管理系统中可以利用网络进行远程著录操作，同时还可以整理和移交档案，操作之前，系统管理员会先进行账户的设置操作，每个立卷归档的部门都会被管理员事先指定一个单独的账户，通过该账户，用户可以将需要立卷的文件进行归档，并将其著录在文件服务器上，这一过程中，需要网络的支持。因此，需要注重WEB著录操作界面设置。其设置过程中应从全宗著录、档案文件著录等方面入手，确保该操作界面设置有效性。

3.5 系统实现中其它要点

在文件管理系统的实施研究中，除了上述内容外，还需要明确系统实施中的其他关键点。在档案管理系统的实现过程中，为了满足文本类别的要求，在公共文件上传设计中应加强对图片类等不同类型档案的管理要求，并设置相应的模块，以保证系统应用中的各类档案能够及时、长时间地传送到文件中。在文件管理系统中，在文件管理系统的运行中，结合文件打印的实际要求，还需要进行通用打印控制的设计工作，提高文件管理系统的潜在应用价值。

4 结语

综上所述，结合当前的形势变化及档案管理的实际需要，落实好其档案管理系统的设计与实现研究工作，具有需要的现实参考意义：有利于提升档案管理方面的信息化管理水平，保持其管理工作高效性。因此，未来发展中相关人员应给予其所需的档案管理系统设计与实现更多的关注，且在设计人员丰富的实践经验、先进的设计理念及方法等要素的支持下，确保档案管理系统实践应用效果良好性。

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