基于RPA的财务共享服务中心应付账款流程优化研究

程平 王健俊

【摘 要】 在大数据、人工智能背景下，以德勤“财务机器人”为代表的机器人流程自动化（RPA）技术不断发展与运用，为企业财务共享服务模式下应付账款管理的优化与改进提供了有力的技术支撑。文章以零售业巨头A集团企业为例，首先探讨了集团应付账款共享服务现状以及手工作业为主的方式所存在的不足。随后在分析RPA对其流程管理的价值增益基础上，设计了基于RPA的“采购至付款”应付账款完整流程体系，并分别从采购管理、发票管理、支付管理三个核心模块详细阐述了这一技术在各流程步骤中的具体应用及其价值体现，以期为集团企业应付账款流程管理的优化提供一定实务借鉴。

【关键词】 机器人流程自动化； 财务共享服务中心； 采购至付款； 流程管理

【中图分类号】 F232 【文献标识码】 A 【文章编号】 1004-5937（2018）19-0154-07

一、引言

随着大数据、云计算等新兴技术在企业会计信息化建设中的快速发展与应用，企业的财务管理模式正不断发生着升级与转型的变革[ 1 ]。财务共享服务模式正是一种依托先进的信息技术，通过对财务业务进行有效整合、流程再造实现组织结构优化和流程标准化的新型财务管理模式，以达到为企业提高管理效率、压缩财务核算成本并提升服务质量的目的[ 2 ]。近年来，在财政部、国资委等部门相继出台的《企业会计信息化工作规范》（财会〔2013〕20号）以及“中央企业财务管理工作总体思路”的引导下，国内财务共享服务中心（FSSC）的建设掀起了新的热潮。在FSSC的诸多应用中，应付账款的处理通常而言是最重要的工作内容之一，在业财一体化的思想下，集团企业的应付账款多数已实现从上游采购到下游付款的完整管理体系，其中包含大量重复繁琐的业务财务流程。在一定程度上，应付共享流程管理的好与坏，能够直接影响到整个FSSC运行的成功与失败。

财务共享模式下的应付账款管理作为推动企业财务管理创新与转型的重要内容，受到了学者的广泛关注。刘娟和密斯雨[ 3 ]从宏观角度出发，构建了包含明晰应付业务前端与FSSC员工工作职责的界定、加强应付账款管理系统的建设以及设计有效的绩效评价体系等内容的管理策略。Petrisor和Cozmiuc[ 4 ]对罗马尼亚企业的财务共享服务模式进行了分析，认为应付账款中的发票管理应作为整个管理体系的重点。程平和万家盛[ 5 ]对财务共享服务下的企业管理模式提出了总体思路，认为将FSSC接入大数据云平台，通过对数据的采集、挖掘、算法应用等手段进行战略布局，可以加强如应付账款管理等方面的时效性。此外，自财务共享服务中心的运营是以流程再造理论作为基础理论来提升企业价值的观点被提出以来[ 6 ]，有关应付账款流程管理也引起了重视。王恒婷和周明明[ 7 ]以某私人化工企业为例，从发票检查程序、付款情况说明、供应商满意度评估等角度设计了财务共享模式下的应付账款流程优化方案，并对其实施的保障措施进行了阐述。吴一平[ 8 ]则针对FSSC应付账款模块中的个人报销、供应商第三方报销和内部关联往来三大业务，通过流程设计对其各结构内容和流程进行了分解，并指出应该加强ERP等信息系统的建设与完善以扩大应付业务量和作业效率。

综观既有文献，目前财务共享模式下的应付账款管理的研究主要集中在整个管理体系以及流程管理存在的相应问题和优化措施等方面。所提出的解决方案大多仍然基于传统的财务管理改进手段来弥补、完善现有体系框架以及内容的缺陷和不足，虽能一定程度上规范FSSC应付账款的管理工作，但大多忽视了这种服务模式的核心应是依托信息技术手段的运用来实现集中化、标准化、规范化的作业。即使近年有部分研究开始关注到信息技术优化方面的话题，但视角仅仅局限于以ERP为代表的会计信息系统的建设和完善上。实际上，随着以德勤“小勤人”为代表的财务机器人在审计、税务等领域得到高效应用，大数据、云计算、人工智能等技术正推动集团企业的财务管理发生巨大的变革，作为其重要组成部分的财务共享服务流程管理也必然会受到新兴信息技术的深刻影响，这些技术所提供的数据基础和处理工具将促使企业FSSC的业务财务流程进一步向虚拟化、精细化、灵活化趋势发展，而这种趋势变化会对流程的自动化程度提出一定要求[ 9 ]。鉴于此，本文以零售行业中具有代表性的大型集团企业A集团为例，分析了其財务共享模式下应付账款管理的现状及主要问题，随后在价值增益的基础上分别从采购管理、发票管理和支付管理三个模块阐述了流程自动化技术的应用与改进建议。

二、A集团FSSC应付账款管理现状及问题分析

（一）A集团财务共享服务及应付账款管理现状

A集团是一家以重点经营生鲜农产品的连锁超市为主体，集物流配送、批发、农产品加工等多元化业务的大型民营股份制企业集团，经过近年的快速发展，目前全国19个省市已拥有385家门店，年销售额近500亿元，领衔整个超市业态。然而，伴随着集团规模的迅猛扩张，A集团的财务管理也逐渐面临严峻挑战，防范财务风险的压力显著提升。为提高业务处理效率、加强区域门店之间财务信息的共享能力，A集团于2013年建立了自身的交易型财务共享服务中心。在业财一体化思想的浪潮下，集团将各分子公司应付环节中的大部分财务以及向供应商采购的部分业务均归并至FSSC往来科下的应付组进行集中统一处理，为此整个FSSC应付组分别设立了供应商门户、初审岗、稽核岗等众多部门进行业务财务处理（见图1）。但由于连锁零售行业的特殊性，不同于一般的制造、生产等行业，其往往需要面对大量的供应商，加之A集团长期以来坚持不依靠批发商统一供货而是向产地直接采购的上游供应链特点，随着门店开店数的快速增长，A集团所要面对的供应商数量急速上升。截至2016年10月，A集团供应商数量已达到10 000余家，由此产生了数量庞大的采购应付账款需要进行处理，现阶段组内人数已连续增至70余人，成为整个FSSC组织架构中人数最多的部门。

（二）A集团FSSC应付账款管理的不足

1.共享服务效率低下，导致时常与供应商之间发生纠纷

A集团有着大量的上游供应商，由于企业的应付账款同时还是供应商的应收账款这一两面性的客观事实存在，供应商服务请求响应时间的快慢、向供应商付款环节的透明程度、账单数据不一致而可能与供应商产生的纠纷等情况是FSSC应付组需要重点考虑的因素。A集团因采购业务量的庞大，在手工操作为主的情况下，使得其在上游供应链管理中时常出现如数据无法及时更新、厂商选择不当以及应付账款逾期等与供应商之间的纠纷问题，从而不利于日后上游采购活动的开展。

2.跨系统的大量人力堆砌，无法抽出人手从事高附加值工作

在企业的各类事项中，应付账款通常而言是业务量最大、相对重复度最高、也是最繁琐的会计内容之一。就A集团而言，整个应付业务包含厂商对账、发票查验、三单匹配、资金支付、账务处理等诸多环节。由于各信息系统间的集成需要高昂的投资成本和漫长的建设周期，在现阶段以手动解决方案为主的情况下，A集团FSSC需要投入大量的人力来处理集中后各类跨系统、跨部门的繁重、枯燥且低价值的财税基础工作，如在发票处理中，由于供应商数量的庞大，FSSC每月需要安排大量员工对上万张的进项发票进行手工扫描识别、核查校验以及增值税的认证抵扣，从而难以抽出更多人手从事如战略决策、内部控制等高附加值的工作。

3.员工流动性较高，造成业务差错风险难以有效控制

A集团FSSC员工的频繁离职和调岗使得应付组长时间面临高流动性的困扰，组内容易产生工作交接不畅等问题而影响服务稳定性，如新招募或新调任的员工由于对流程体系、业务操作的陌生，极容易在手工作业过程中出现数据遗漏或信息不完整且不准确的差错，进而严重影响财务共享服务质量，甚至会给企业带来不必要的损失。此外，FSSC应付组面对高流动性的问题，通常还需要花费一定的人力物力组织员工培训及开展绩效管理工作，进一步加大了应付组的工作负担。

综上可见，作为一项重要的考量标准，应付共享管理的好与坏，一定程度上直接关系到整个集团FSSC运行的成功与失败。如何精简小组人数降低运营成本，提高作业效率及稳定性，降低人工差错以增进供应商及企业的满意程度是A集团应付账款共享服务后需要进一步优化的目标。

三、RPA对FSSC应付账款流程管理的价值分析

流程是指把输入经过中间处理转化为能够为客户创造有价值输出的一组连续过程或者活动。而以规范化地构造端到端的卓越业务流程为中心，持续地提高组织业务绩效为目的的系统化方法，便是流程管理[ 10 ]。财务共享服务中心作为一个期望从流程优化中获取价值，并以求通过实施专业化分工来从流程管理中获得收益的组织，其对应的流程管理直接关系到其服务质量的优劣程度，从而影响企业集团整体效益的提升水平。如前文所述，对于A集团的应付账款管理而言，这种效益的提升可以体现在以下三个方面：一是成本优势，降低业务的能力需求，减少庞大的应付组人力成本；二是质量改进，特别是应付流程中的发票处理环节，减少人工处理错误的概率以提升输出质量；三是应变能力，通过标准化单元的分解，满足众多供应商的快速响应需求，按需进行调配及组合从而提升灵活性。因此，A集团FSSC的服务流程应从当前依托大量人力的手工化、粗杂化工作，逐步向去人力的精细化、灵活化工作流程管理方向发展，这便对共享流程处理的自动程度提出了要求，而机器人流程自动化（Robotic Process Automation，RPA）技术的提出，恰好为A集团应付账款共享管理的痛点提供了较为契合的解决方案。

RPA是在人工智能概念基础上建立起的软件机器人流程自动化技术，它主要基于计算机脚本语言以及实现用户界面的软件工具，通过重复性地执行规则化的任务将包含大量手工操作的流程进行自动化[ 11 ]。从特点上来看，首先，RPA有明确的规则操作，对应流程中有明确的、可被数据化的触发指令和输入，并保持对规则的高度严肃性（良好的操作品质）；其次，RPA可以模拟用户的手工活动及交互，将用户手工大量日常基本操作进行一连串的整合，并自动重复地执行；再次，RPA能够提供较强的管控能力及审核能力，所有流程步骤都能够做到详细、实时的记录及追踪；最后，作为一种以外挂的形式部署在現有系统上的软件程序，RPA具备非侵入性（非耦合性），从而不会大幅影响企业原有的IT基础架构以及财务流程。由此不难看出，RPA最容易在交易型的财务处理上发挥效用，而FSSC应付组的主要职责恰恰就是交易型财务处理及部分控制审核，再加上标准化及流程化的作业特点，使得RPA在FSSC具备了较好的应用环境。RPA可以通过移除重复的、可复制的以及规律性的任务来帮助应付组员工提高效率并保证服务质量，通过简化交互过程和加速流程来提高用户体验。并且，其易于部署的特征可以为企业带来速度和敏捷性，在集成不足的情况下，应付组各部门岗位可单独定制解决方案，通过在部门层面构建和部署，管理人员可以快速处理应付账款中重复性的流程，且不需要符合这些流程的集中式标准，减少由于集中化及流程标准化而对组织变革和商业机会灵活反应能力逐渐趋弱的负面影响，从而以快速数字化流程在短时间内提供显著和可持续的价值。

四、FSSC应付账款流程的RPA设计

针对A集团财务共享模式下应付账款管理的现存问题及进一步需要优化的目标，结合RPA技术对集团FSSC可能带来的服务价值提升，本文在FSSC原有流程的基础上，设计了应付账款流程的RPA解决方案如图2所示。通过对“采购至付款”整套流程体系进行优化和改进，将使得RPA技术嵌入到A集团FSSC应付账款处理的相应契合环节中，形成分子公司、集团财务总部、供应商以及FSSC应付组各部门充分地参与到业务财务的全程自动化管控。根据图2，基于RPA的FSSC应付账款流程分别从采购管理、发票管理和支付管理三个核心模块进行详细阐述。

（一）采购管理自动化：优化与供应商之间的交互

采购管理是整个流程的前端，基于业财一体化和管理前移的理念，A集团将部分采购执行业务通过设立FSSC供应商门户的方式来进行集中处理。由于A集团实行产地直接采购为主、批发商统一采购为辅的模式，因此在处理各分子公司业务部门发出的经过审批后的采购申请时，往往会涉及数量庞大的供应商选择、产品品牌、成本价格等因素。尽管A集团在交易发生之前建立了相应的供应商主数据，并实现了与ERP的对接，但在面对供应商数量快速增加、采购产品型号高频更新、产品价格大幅波动的情况下，供应商主数据需要及时进行人工的新建和修改，同时还会加大传统供应商主观选择判断方式的难度。针对这些问题，基于RPA的供应商主数据管理可以在采购管理系统中模拟人的手工信息录入操作，通过预先编写的基于PDF文档、Excel表格等不同格式文件所对应的爬虫程序，自动采集经过招标、谈判等方式确定的供应商所提供的一般数据、采购数据以及公司代码数据，在采集完成后会立刻触发编码指令，根据字段状态代码表的规则为所有供应商主数据相关的信息交互和集成提供唯一的编号数据，实现供应商基本信息、产品目录及价格的实时维护。与此同时，在已建立的主数据基础上，FSSC供应商门户还能够通过采购单分解项目指标，依靠预先设置的关联规则算法进行供应商评分的自动测算，若测算结果出现异常状况，机器人会识别出供应商的异常信息，如伪造资质认证、虚假业绩数据等，随后发出预警并自动将不符合的供应商筛选出来，以方便为集团提供最优的供应商选择。

当所采购的产品从最优供应商处发货抵达企业各分子公司后，业务部仓储人员根据采购订单的产品要求对货物组织验收入库。随后，FSSC供应商门户便可通知供应商发布可开票的对账信息。采购对账作为整个采购管理的最后一环，在对应流程运行中会产生大量的明细信息，对其处理的质量及效率水平会直接影响到后续结算风险的高低以及应付账期的长短。A集团约定每月9日、20日为对账日期，在每月的对账日期由FSSC和供应商登录门户进行网上电子对账，供应商提供的电子对账单列明对账周期中所有采购明细及应付款金额。在收到对账明细这一输入信息后，FSSC的RPA对账外挂程序便会自行启动。机器人通过内置的Case、IIf等逻辑判断函数，对照相应手续齐全的订单、入库单、退货明细相关数据逐一核对账期内供货的品种编号、产品名称、规格、数量、单价、金额等，如有差异则会立即显示不匹配的项目并通过即时通讯服务窗口通知业务部和供应商进行自查并重新提供对账信息。基于RPA的对账程序会依此不断循环运行直到各项目完全匹配后结束工作，供应商在确认对账无误后便可开具出正式的发票。

综上，与传统的财务共享模式下采购管理的流程相比，RPA主要在供应商主数据管理以及采购对账两个明细流程步骤上发挥其功效（见表1）。首先在主数据管理方面，RPA技术的嵌入可以通过脚本语言对信息的自动及时更新取代原先依靠大量人力来手工维护主数据，提高了流程效率和数据质量，并且基于优质主数据所构建的供应商智能评价体系还能为A集团各采购业务的最优供应商选择提供全面和科学的依据。其次在对账环节中，基于RPA的对账模式能够大幅减少过往手工逐项核对可能导致的易错性和时间成本，降低了后续应付款的结算风险。由此，借助RPA可以帮助FSSC在采购管理中消除原先手工作业断点所引起的各流程步骤之间的等待和停机间隔，简化了供应商和企业的交互過程，进而实现了整个采购流程的自动化。

（二）发票管理自动化：实现跨系统的去人工化发票自动处理

发票管理作为PTP流程体系的中间流程模块，也是整个FSSC应付组工作量最大的核心环节。FSSC初审岗首先需要接收各地供应商所提供的各类型发票，对于占主体的纸质发票，则需通过高速扫描仪进行集中或分布式的扫描转化为电子影像。扫描完成后，便根据影像资料进行应付业务数据的批量采集。在采集过程中，RPA可以部署在识别平台上，表现为利用外接的OCR光学字符识别以及图像纠偏、图像分色、图像方向检测等处理手段所组成的SDK，基于预定义的增值税专用发票、普通发票的通用模版配置规则，快速准确地定位发票的页眉、页脚和行项目数据，将发票影像中的账号、单位名称、开票日期、金额和密文区字符等关键信息抽取出来，并由机器人将抽取的信息按对应栏目自动导入至ERP中。

经过扫描识别的发票影像资料会即时上传至影像管理系统并交由FSSC稽核岗进行后续的发票核对查验。查验时，FSSC稽核岗首先需要对识别出的发票数据按照发票规则进行校对。在RPA场景下，机器人会根据预置的发票代码、号码、开票日期、金额等票面信息的基本数字格式和勾稽关系进行自动逐项检查，如若识别出来的数据未能通过发票规则校验，则会对不正确的数据标红显示，并将异常结果反馈给FSSC初审岗，由初审岗对异常发票重新进行扫描识别。如若通过发票规则校验，则会进入发票的真伪查验环节。RPA机器人基于实现的用户界面自动登陆底账系统批量导出供应商开具给各分子公司的所有发票数据，将底账中的数据与实际收到的发票通过识别后的主键信息，如发票代码建立起关联，随后机器人自动登入税务局网站的验证平台，模拟人工填入必要的查询字段获取查验结果并保存，对于其中的异常信息会立即通知供应商进行后续处理。

在一系列发票校验工作完成后，结合ERP中的采购信息，FSSC稽核岗需要将发票数据进一步与入库单、订单信息进行三单匹配。根据内置逻辑判断函数，RPA自动匹配订单上的价格与发票上的单价、入库单上的数量与发票上的数量等信息。若发生差异则会基于预先设定的各不一致情况的异常处理程序，将结果反馈给供应商及供应商门户以重新进行对账确认和修改。对于三单匹配成功的发票，如属于增值税专用发票这一类型，通常还需要在FSSC一个点集中完成进项税的认证抵扣。此时，RPA可以同样通过各地税务认证接口模拟人工操作登陆增值税发票选择确认平台，按照税款所属期下载发票批量勾选文件，并在后台自动将先前发票清单与批量勾选文件进行匹配，匹配上的发票会自动标记为勾选并上传至发票选择确认平台。

综上，财务共享模式下发票管理的RPA应用流程描述汇总见表2所示，不难发现，在对应各流程步骤中，RPA均有着明显的增益效果。首先在发票识别环节，RPA可以有效整合利用OCR及图像辅助处理功能，通过外接的方式允许系统支持多线程的OCR识别，使得OCR可以做到和高速扫描速度基本同步，并且实现了识别与扫描模块的异步处理，由此显著提升了原先人工逐一处理的效率及准确性。在随后的发票核查及认证抵扣过程中，基于预置的逻辑判断规则可以实现大量自动过账，仅需小量进行手动异常处理，同时，RPA能够根据业务情况精准地模拟对应的手工登陆、输入、确认等操作步骤，从而大幅减少了人工干预和处理量，并降低了由手工数据比对错误、手工操作失误而可能产生的相关风险与成本。除此之外，发票处理过程中的有关流程数据均会被机器人实时自动记录、监控，FSSC可以方便查询发票状态、历史信息，避免了来自供应商的关注和跟踪，以及大量状态询问和投诉的高成本支出。

（三）支付管理自动化：降低人工核算、结算的差错风险

应付账款的支付管理是整个PTP流程体系的末端，其中涉及大量的核算与结算环节。在发票管理流程结束后，需由FSSC核算岗根据匹配、校验后的供应商发票等单据信息进行相应的会计核算。在账务处理时，RPA能够依据会计准则，通过分析单据上数据的逻辑关系自动编写出整个应付账款流程从采购开始的所有会计分录，根据应付贷方余额合计数与预付贷方余额合计数计算本期应付账款总和并在报表上进行填列。与此同时，根据机器人账务处理信息，自动同步生成各电子记账凭证。对于其中的应付款凭证，则交由FSSC结算岗集中办理各分子公司与供应商之间的资金结算。

在办理资金结算时，结算岗会发起资金支付申请。在申请准备阶段，结算岗需要对供应商所有发票上注明的信用条件先进行整理。信用条件内容通常包括现金折扣以及应付期限两部分，展期付款不仅会直接影响到集团对于发票现金折扣的获取，而且会降低集团的商业信用。A集团FSSC由于手工需要处理的应付款笔数庞大，目前规定申请人员每周统一提交付款申请，为此经常会错过信用期最后时间点，而RPA机器人7×24小时工作的特点可以帮助结算岗不间断地采集、整理发票上的信用信息，根据期间的先后完成排序并模拟人工操作在系统内按序每日实时提交付款申请，随后在指令池中系统便会自动生成对应的支付指令。指令会由任务管理路由至FSSC稽核岗，稽核人员对发票和账务凭证上的数据信息与付款账户、付款金额的一致性进行逐项审核，审核通过后发送至集团财务总部进行在线审批。经过双重审查后，结算岗集中审查通过的付款指令，按序执行供应商的资金支付。在缺少银企直联的场景下，可利用RPA机器人从付款指令中自动提取支付时所需要填列的付款信息以替代人工录入，并提交网银等资金管理系统完成实际付款操作。供应商收到应付账款后会向FSSC反馈收款确认信息，核算岗据此集中所有已完成资金支付的业务，在系统中自动生成电子支付凭证。直到流程最后，由核算岗、结算岗将所有的票据、凭证的影像资料以及流程数据提交给归档岗，通过自动化辅助支持完成最终电子会计档案的分册、装箱以及入库。

综上，FSSC支付管理的RPA应用流程描述可汇总见表3所示。在核算流程方面，虽然现有的会计核算系统已经普遍应用于FSSC，但大多仅实现了会计核算工作后半程的自动化，原始数据的收集和会计分录的编写仍然需要手工来进行处理，而这两个环节的工作会直接决定会计报告的正确性和及时性[ 12 ]。采用RPA的账务处理则能在保证会计核算工作质量的前提下，进一步简化人工核算手续，节约人力和物力，从而降低会计信息成本并提高会计核算的工作效率。在结算流程方面，基于RPA的付款申请和资金支付可以帮助结算组实现应付账款资金期限的实时化和动态化管控，以及批量支付时的便捷性和安全性，从而提高了资金支付效率，降低了资金结算时的成本与风险。

五、结语

本文以国内某零售行业领军企业A集团为例，通过对集团财务共享模式下应付账款管理现状及问题的回顾，在分析了RPA对FSSC应付账款管理的价值需求及构建了对应系统架构的基础上，设计了基于RPA的应付账款完整流程体系，并分别从采购管理、发票管理和支付管理三个核心模块详细阐述了这一技术在供应商主数据管理、发票查验、资金批量支付等各流程步骤中的具体应用及其减少成本、降低风险、简化交互、提升效率等方面的价值体现。现阶段，在财务信息化转型的大背景下，作为一种建立在人工智能概念基础上的新兴技术，将RPA用于应付账款这一FSSC较为核心的服务内容上将是对从采购到付款全程自动化流程管控的有益探索。本文为开展应付账款的流程自动化提供了一种可行路径，同时也为人工智能与企业财务管理交叉结合的探究提供了新的思路和范例。

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