企业档案管理浅析

范智慧

摘要根据国家提出相应的企业档案管理办法，为更好地维护档案的真实性、完整性，确保企业人才流动服务化体系以及促进人才合理变更，对此情况浅谈几点对于档案管理的认识。增加重视程度，明确管理方式，加强管理工作，有利于促进企业经济快速发展、大幅度提升企业在现代社会中的竞争力。

关键词档案管理 企业发展 改革措施

一、档案管理的重要性及意义

档案是对过去的经历情况进行详细的记录，用于信息资源的全面整理和汇总，便于以后工作的开展。档案管理工作本身具备较高的政治性、专业性，因此档案的管理过程，既要重视档案管理条例的具体实施，又应保证档案信息的保密维护。

档案管理工作在企业制度的建设过程中发挥着重要作用，是企业管理中的一部分，对于促进和提升企业工作质量、工作效率有着一定作用，是保证过去现实的一项十分重要工作。档案管理工作的完善对于企业有两方面优势：1.为企业人力资源有效熟悉企业发展，制定相应发展战略提供准确依据，维护真实性证据；2.有利于展现企业相应发展成果，为企业发展战略关系、确定相应有效关系奠定基础。档案管理工作对于企业发展经营有重要影响，影响企业资源分配方式，同时也在一定程度上决定着企业发展轨迹与商业范围蓝图。

对比于社会发展形势下的档案工作发展，要根据时代和国家发展的相应要求，进行全面的综合分析和调节，做到与时俱进、改革创新。并与新形式相适应。

二、人事档案管理存在的问题

（一）企业人事档案内容质量不高

目前企业现有的大部分人事档案内容质量存在较大问题，实用性价值有限，相应人事档案出现很多空白，缺损，破旧，模糊，错误等现象。不具备相应的应用实际性。档案内容集中于反应荣誉类、学校履历、社会经历、家庭信息等一般情况，但反映个人基本素质、能力水平、专业技术的内容较少；缺乏时效性，偏向于过去时。突出的是一些鉴定性、评审性材料，表述大多内容刻意，意见性语句少；存在缺点描述回避现象；文字可能不真实、模糊等现象，自我评价和组织鉴定多是俗话、套话，没办法全面、客观、公正的评价与具体反映一个人真实的表现情况。

（二）企业人事档案弃档增多

弃档的存在，主要是由于个人不重视，对于档案不清楚，不过问，不适用。导致档案流失，个人信息模糊。这种现象出现于企业档案工作的进程中，造成档案管理困难，不方便调用，查询。实际上，人事档案并不仅仅拘泥于主要领导的档案，而是与每个人关系密切，企业档案管理工作的目标范围不应局限于一小部分，而是单位中的每个人。所有个人的档案材料，都是企业的档案整理工作的一部分，都应按照相应规定进行整理。

（三）企业人事档案整理不规范

整理人事档案有着专业性强、技术性高，细致胜大等特点。在相应管理条例中具体要求档案管理工作應“仔细查验、分析明确、顺序合理、目录清晰、整理工整”并要求整理的档案达到整洁、真实、简明、客观的目的。档案整理工作需要不断地细化，完善，专业，整合。从而使人事档案材料具备更强实用性。做到单独成本，增强使用性，给企业管理带来优化。

三、企业人事档案管理的具体措施

（一）提高对于人事档案管理的重视

扩大宣传范围，开展相应宣传教育，使企业从根本上认识到档案工作的重要性。可以采用不同的方式，开展相应的知识宣传，使企业整体认识到档案管理的意义，使员工逐渐意识到人事档案的重要性。

（二）建立完善的人事管理系统

人事档案管理工作应适应企业规模、制度的改革。人事档案的管理工作面对这些新的要求应该提高专业性、专业化进程。档案管理部门应该根据相关的管理理论和方法，提出适合企业的管理制度，使得人事档案的管理更为制度化。通过一些标准的制定，使得该管理工作给企业带来一定的效益。

（三）对人事资源进行共享

人事档案管理工作的本质为实现优秀人力资源共享。对于信息化时代更应符合大数据要求。从而达到信息化，共享化的目的。企业档案管理工作的推行，应以制度为基础，并不断创新，适应社会及企业未来发展。

档案工作本身就是比较枯燥无味的，在日常的工作中，需要通过不断地开拓创新，实现档案现代化管理的要求。确保档案工作的顺利进行，过渡现代化的管理方式，逐渐改变了传统的档案管理方式，并确保为档案资源的借阅者提供良好的借阅方式。