高校二级学院办公室工作特点及其应对方法探索

周艳丽

摘要：本文从实际工作经验出发，分析了高校二级学院办公室工作的主要内容和主要特点，并针对办公室工作的综合性、政策性、重复性、服务性和突发性，探索出一条既能提高工作效率、又能提高服务质量的适用方法。

关键词：高校；二级学院；院办；办公室工作；主要特点；工作方法

中图分类号：G931.4 文献标志码：A 文章编号：1674-9324（2018）51-0233-02

一、引言

学院办公室、教学办公室、学工办公室通常组成一个完整的高校二级学院办公室，本文要谈的是狭义上的学院办公室（简称“院办”）。院办负责院校对接，以及处理学院日常事务，教学办和学工办事务以外的所有事务几乎都由院办负责，包括党务的、人事的、财务的、后勤的等方面，可以说是二级学院的中心枢纽以及学院领导的左膀右臂[1]。

二、院办的主要工作内容

作为二级学院的中心枢纽，院办所涵盖的工作内容可谓纷繁复杂，每所高校每个学院的具体内容有所不同，但总体大同小异，主要包括办公室日常事务、学院人事相关工作、学院财务相关工作、学院宣传工作、各项公文的起草与归档、计划生育与报修工作等[2]。

（一）办公室日常事务

办公室日常事务中除了各项会议与通知的上传下达，还要做好学院对外联络和接待工作；列席学院各项行政办公会议，做好会议记录；拟定或校对以院名义签发的各种文件、报告、信函、材料、介绍信等文件，并对重要文件及时归档；管理和使用学院印章。

（二）学院人事相关工作

协助分管院长做好职称评定、人才引进、离退休人员、岗位聘任、考勤等人事工作。

（三）学院财务相关工作

协助分管院长做好财务预算、院收入和支出、奖金、福利等财务管理工作；岗位津贴与奖金的计算与发放工作；学院办公用品、办公设备采购与招投标工作；学院接待费用、办公用品等各项支出的财务报账工作。

（四）学院宣传工作

各种宣传新闻、材料的撰写与编辑；海报、宣传册的编排与印制；学院网站新闻稿件的审核与上传等。

（五）计划生育工作

学院教职工以及在校学生的计划生育统计工作、政策的下达执行与相关数据的上报等。

（六）报修工作

学院办公区域的仪器设备、空调、灯管、门锁以及固定资产的报修工作。

三、院办工作的主要特点

纵观上述院办工作内容，不难看出，院办工作具有以下几个特点。

1.工作性质专业性较弱，工作内容综合性强，繁杂、琐碎，适宜坐班制[3]。在当今就业环境下，能够进入高校就业的一般都是硕士研究生以上学历，这类人群往往自学能力较强，专业性较强，从事办公室工作本身没有什么难度，而主要难在如何调整心态，将这样一项不具专业性的工作做到专业化。他们需要适应不停地角色转变，面对对外联络和接待工作时，他们可以是公关人员，代表学院的形象；面对人事工作时，他们可以是人才资源管理人员，客观、专业地做好各项人事工作；面对财务工作时，他们可以是专业会计；面对宣传工作，他们可以变身新闻工作者；面对办公室日常事务时，他们又可以是大管家。可以说这项工作是专业性的，对办公人员的综合能力要求极高。

2.工作性质的政策性[4]，工作内容的重复性。记得进入院办工作的第一个月，笔者处于摸索和适应阶段，办公室主任交给笔者的唯一任务就是学习政策文件。这些文件分门别类地置于各个文件夹中，分年度、级别（校级、院级）、出处（校发文、组织部发文、宣传部发文等）。通过这些文件，可以大致了解近些年学校和学院的各项政策、制度变迁，以及现行政策、制度。所以说院办的很多工作都是政策性的，都是依据学校和学院制定的规章制度进行的，绝不可任意而为。在政策这个标尺下办公，可以避免很多不必要的麻烦，少走很多弯路。

入职第二年会发现，基本在重复上一年的工作，比如，每年寒暑假之前会上报下一年的资产配置计划；每年寒假到来的最后一个工作周，办公室人员都要紧锣密鼓地核算绩效。也就是院办工作是有一定重复性和有规律可循的。这也为办公室工作人员提高工作效率创造了条件。

3.院办工作岗位为管理岗，实则“管理”的少，服务的多。刚来院办工作不久的新人一般都会发现，老师们有什么事情都会找到院办，工资问题、公积金问题、办公桌椅问题、门窗问题，说办公室工作人员是大管家一点不为过。可见，院办是各种信息的聚集地，院办工作具有服务性，不光是为广大老师服务，更为学院领导服务。前文提到过，院办是学院领导的左膀右臂，学院领导对学校政策的执行和对学院的管理都是通过院办来实现的，院办有义务为学院领导协调各项工作和各种矛盾，为学院领导的决策提供便利。

4.突发性也是院办工作的一大特色。院办工作的突发性是院办需要坐班的原因之一。在信息化时代，可以通过手机、QQ、微信等多种通讯工具联络和传递讯息，也意味着随时会弹出一条紧急通知，或者急需处理的事务，甚至每天在即将下班的最后几分钟接收到新的工作任务，或者有人员到访。院办的很多工作都是突发性的，没有预兆的，需要工作人员有很强的应急能力。

四、院办的工作方法探索

针对院办工作的综合性、政策性、重复性、服务性和突发性等特点，探索出一条既能提高工作效率、又能提高服务质量的适用方法，是办公室工作人员需要思考的问题。

1.每天面临铺天盖地的琐碎事务，很多办公室工作人员显得心浮气躁，这种情况下，如何能好情绪地做好服务工作呢？通常办公室有2—3名工作人员，这时可以发挥团队协作的力量，尽管办公室事务繁杂琐碎，但依然可以大致地划分为党务的、人事的、财务的、后勤的等方面，可将这些工作进行分配，每人负责1—2块。

有效使用办公工具对文件进行分类整理也是应对烦琐事务的途径之一。所有经手的电子、纸质文件都要分门别类地进行整理、归档，方便今后快速查询。一堆琐事向你袭来时你会发现真的是好记性不如烂笔头，建立备忘录，把待办事宜随手记下来。

2.前文提到，由于工作内容的重复性，院办工作是有一定规律可循的。所谓凡事预则立，不预则废，掌握这种规律，提前做好工作准备和编制工作计划，可事半功倍，提高工作效率。

3.办公室工作不是一项可以出直接成果的工作，对工作人员业绩的评价很难量化。办公人员每日忙忙碌碌于琐事之间，不了解他们的人却看不到他们的成绩，认为他们什么都没做，这对于办公人员的工作积极性是一种很大打击。同时也激励办公室工作人员增强服务意识，低调做人，高调做事，急老师之所急，想教师之所想，老师们的认可和好评是对办公人员的最好嘉奖。

4.良好的人际关系在办公室工作中至关重要。不光要处理好与老师们的关系，还要处理好与办公室同事之间的关系。处理好与老师们的关系直接决定着服务质量的高低，工作价值能否体现；处理好与办公室同事之间的关系则有助于个人身心健康和工作的开展。

5.以上四条都是讲的内在因素，好的工作方法的实行必然少不了宽松有序的大环境。办公室工作的特殊性决定了办公室工作人员要承受巨大的外在压力、忍受常人想象不到的误解与责难。建立行之有效的激励机制与监督机制可促进工作人员的积极性和主动性，如奖惩制度、岗位晋升制度等。

作为一名普通院办工作者，笔者认为，院办工作不難，难在心态，调整好心态，以服务为宗旨，积极主动做好本职工作，这是院办工作最为行之有效的方法。

参考文献：

[1]管丽华.浅谈高校二级学院办公室管理[J].统计与管理，2015，（6）：105-106.

[2]姚丹丹.浅析高校二级学院办公室工作要点[J].统计与管理，2016，（6）：163-164.

[3]谢文涛.高校二级学院办公室管理面临的问题及其对策研究[J].西北成人教育学报，2011，（4）.

[4]童晓明，斯荣喜.改进和创新高校办公室工作的几点思考[J].浙江大学学报，2008，（4）.