浅议中职教育中档案管理的问题及对策

于红波

济宁市技师学院 山东济宁 272000

1 中职教育中档案管理的问题

1.1 档案管理方法问题

在中职教育档案管理中，很多院校并未设置专门的档案室，只是在文秘工作的办公室内配备几个档案柜。由于办公室人员众多，容易对档案设施及档案资料进行磨损，这样不仅不规范，也无法满足档案管理的保密性原则。此外，在档案管理方法上，档案管理人员在归类、整理、保存和查询档案的时候，也没有引入智能化管理系统，这也在一定程度上影响了档案管理的效果。

1.2 档案意识较为淡薄

中职学校的定位是为了更好地开展职业教育教学以及为广大学生提供更好的就业指导。加之最近几年，普通高中的入学率全面提升，进而导致中职学校在招生方面出现了一定的困难，生源缺乏、生源质量成为困扰学校领导的主要问题。在这样的背景之下，学校领导更加重视的是招生与教育教学的改善，所以很难重视学校档案管理工作[1]。虽然说中职学校的档案管理工作不能产生直接的效益，也无法提升学校的知名度与影响力，但是作为一项基础性工作，其重要性不言而喻。由于领导不够重视，导致学校档案管理不规范、不科学，档案管理整体水平低下。

1.3 中职学校档案管理信息化水平较低

档案管理工作往往无法得到中职学校的重视，所以在资金、人力、物力方面投入比较少，其中关于信息化建设方面的投入更少，导致信息化水平低下，主要体现在这些方面：没有根据中职学校档案工作的特点，建立对应的档案管理系统；没有配置对应的信息化设备；没有建立相应的信息化管理与维护团队；其中部分档案没有及时扫描上传，在使用的过程中，只能通过查阅案卷目录进行查找，手工进行检索，其效率低下，不利于当前档案管理的发展。档案信息化建设资金投入比较大，对于很多中职学校来说具有一定的负担，难以承受或者有心无力。目前，很多中职学校只是建立了初步的信息化档案管理体系，将其中一部分基建档案的图纸进行扫描，形成了电子版档案资源，但是还有很多档案信息依然以实体形态进行保存。

2 对策

2.1 完善档案管理的工作机制

中职学校想要使档案管理工作更加有效，首先需要对档案管理工作提高认识，学校应该组织全员通过对相关法规的学习，对档案管理工作系统加深了解，并通过对相关法律知识扩大宣传的力度，使全员加强中职学校发展中档案管理工作的重要性的认识，并对档案管理工作引起重视。同时还应该建立档案管理机构，进一步健全完善考核和应该绩效的机制，中职领导作为主要负责档案管理机构的工作者，应该联合各处室和负责人积极参与，并在各个中职学校的科室设置，包括工会、团总支、培训处、教务处、政教处等的兼职档案员。另外，还应建立健全的考核与评估绩效的机制，通过细化考核指标，使其可操作性进一步提升，并根据实际情况采取合理的措施奖励和处罚档案管理工作达标与不达标的部门，使档案管理借阅、立卷与保密更加具有规定性、标准性和条例性。

2.2 创新档案管理方法

为了更好地开展中职教育档案管理，先进的档案管理理念和方法不可或缺。一方面，要做好档案管理基础设施的建设工作。针对档案管理所需的专业档案室以及存储柜等进行完善，确保满足规范化档案管理需求。另一方面，要注意引进先进的档案管理系统，强化档案管理信息化建设，提升档案管理工作的准确性和效率，降低档案管理成本，这是更好开展档案管理信息化建设的重要保障。

2.3 加强档案管理信息化建设

加强中职学校档案管理信息化建设的力度，有利于档案管理、查阅以及使用。原件扫描是档案信息化建设的基础工作，从而降低对原件的使用率，不仅起到了对原件的保护作用，同时也方便后续查阅与使用。档案管理信息化建设能够让档案信息更加全面、详细，有利于对档案信息进行二次开放，进而为中职学校行政管理与教育教学工作开展提供更好的服务。中职学校还需要意识到档案信息化建设，要做到与时俱进，结合学校自身实际情况，逐步加强资金与人力方面的投入。档案作为基础性工作，只要基础做的好，其他工作便能更加有效率地开展[2]。

2.4 制定档案材料具体归档时间、范围以及质量要求

增强对人事档案整理收集工作，对人事档案具体内容进行不断扩充，打破以往单一内容，对过去分散局面加以改变。中职院校需要将那些可以真实反映干部廉、绩、勤、能、德这些档案材料加以真实反映，及时归到相关人员档案当中，并且注重把教师业务以及实际教学期间取得的科研成果以及突出业绩、可以对教职工整体工作能力加以反映的各类材料全部加入人事档案当中，以此来对材料的规范性以及系统性加以保证，促使中职院校当中人事档案变成人才资源的储备库，同时也促使收集工作变得更加规范化以及制度化，进而为了解、干部任免以及考察提供依据。在人事档案当中，材料齐全以及内在质量通常会涉及到各个部门，这仅靠档案部门努力难以达到。因此，档案管理方面人员需增强和学校当中各个部门间的联系，对材料具体形成规律加以掌握，构建顺畅的收集渠道，当组织部门完成任用干部相关考察工作之后，需把干部职务考察材料以及呈报表交给人事部门。同时，各部门在相关手续完备以后，把档案材料交到人事部门，进而对人事档案运用价值加以体现。

3 结语

综上所述，中职学校科学合理的档案管理工作发挥着重要的作用，它可以使学生思想认识得到提升，加快改革教学体制的步伐，为学生步入社会提供历史依据提供了坚实的基础，所以相关人员应对当前中职档案管理工作的问题引起高度重视，通过强化宣传及管理制度的制定，用科技手段提升学生收集和管理档案的质量及录入和保管档案的水平，使中职学校的档案管理工作发挥出最大的价值。