信息化条件下档案的安全管理浅谈

文/萧舞鹄，中山市承志档案管理有限公司

随着信息技术的不断发展，其在档案管理工作中的应用越来越普遍，推动着档案管理事业的进步。在信息化条件下，虽然档案管理效率能得到大幅度的提升，但档案管理的安全性问题也日益突出。如果不采取有效措施保障档案安全，就会导致档案信息丢失会损坏。

1 信息化条件下档案安全管理中存在的问题

1.1 缺乏完善的档案安全管理制度

在信息化条件下对档案进行管理时，应有相关的管理制度做指导，以保障档案信息的安全性。在对我国的档案管理进行信息化建设的过程中，对数字化档案信息进行安全管理时，主要的依据是《档案法》，以及与计算机有关的各项法律法规。但是，没有专门针对档案管理制定完善的制度，使得档案信息资源的安全性维护不到位。一些不法分子会利用网络漏洞，盗取档案中的信息，或者破坏档案中的信息，从而影响档案信息的安全性，导致档案信息不完整，还会降低其可靠性。

1.2 档案管理人员的安全意识不足

在传统的档案管理工作中，档案主要以纸质的形式存在，档案管理人员主要负责对纸质档案进行整理、分类保存，在有人需要查询或者借阅档案的时候，将档案调出来。其习惯于按部就班的工作，缺乏安全意识。在将信息化技术运用到档案管理工作时，由于传统档案管理人员所掌握的信息技术知识比较少，所以在对档案进行管理时，也会存在安全意识不足的情况。比如，在将纸质档案转化为数字化档案以后，没有及时的将其备份。由于操作不熟练，对数字化档案进行处理的过程中，可能会使档案信息丢失、破坏，导致档案不够完整，其中的信息不准确等。

1.3 信息技术的发展增加档案安全隐患

虽然信息技术的发展能够为档案管理工作带来许多便利，使档案管理人员的工作更加轻松，但是其也会增加档案信息资源的安全隐患，导致档案信息资源的安全性得不到保障。比如，当病毒、黑客等入侵电脑，对计算机进行恶意的攻击，就会降低档案信息资源的保密性。如果黑客盗取档案信息，用于非法交易，还会给企业带来严重的经济损失。尤其是一些事业单位、国家重要单位的档案，更应该加大对其的保密力度，一旦这些档案被破坏，还可能威胁到国家安全。

2 信息化条件下提高档案安全管理效率的策略

2.1 强化档案管理安全意识

在信息技术条件下，要确保档案管理的安全性，就必须要强化相关人员的安全意识，使企业的每位员工都能意识到档案管理对企业的重要性，使其能够自觉的在自己的工作中对档案进行保护。尤其是一些技术类资料，一旦泄露出去，就会影响到企业的研发工作，还可能涉及到专利问题，所以必须要提高企业对档案管理安全性的意识。比如，各企事业单位要对档案管理人员进行系统性的培训，使其能够充分认识档案信息安全的重要性，强化其危机意识，将档案管理风险控制在最低水平。同时，企业要对全体员工宣传档案管理工作，让每位职工都能自觉的对档案保密。只有所有员工认识到档案保密工作与企业未来发展之间的关系，才能够提高档案管理人员的责任心，使其以更加端正的态度对待档案管理工作，从而达到更好的档案管理效果。

2.2 完善档案安全管理制度

信息条件下的档案安全管理，应先建立完善的档案安全管理制度，为档案管理工作提供相应的指导和依据，促使档案管理工作更加顺利的进行。并且，根据档案管理工作的实际情况，不断完善档案安全管理制度，还能使档案管理监督工作有据可依，达到更好的监督效果。比如，不断的完善《档案法》、《保密法》，以及《电子文件归档与管理规范》等，并根据企业的档案管理实际情况，提高档案管理制度的针对性。同时，企业还应制定完善的档案管理人员考核制度，加强对档案管理人员的考核。如果其在工作中表现得比较好，取得比较好的成绩，能够提高档案信息资源的利用率，并为企业带来一定的经济效益，企业可将利润的一部分作为管理人员的奖励。反之，如果档案管理人员不按照规章制度工作，导致档案信息资源被破坏，甚至给企业造成损失，则要对其施以一定的惩罚。

2.3 以技术防范提高档案安全性

在信息技术条件下对档案进行安全管理，可从技术方面入手。通过加强技术防范，有利于消除档案管理工作中的安全隐患，增强档案信息资源的安全性。比如，在计算机上安装防火墙等软件，对网络病毒、黑客等进行防范，以免受到病毒、黑客等的危害，导致档案信息丢失、被篡改或盗取等。同时，要提高网络传输的安全性。在对数字化档案进行传输时，应将保密档案工作场所的网络独立出来，保证相关设备、传输线路等的电磁安全。同时，在对数字化档案进行传输时，则要对档案信息进行加密操作，通过公共密钥与私人密钥的结合，避免档案信息被非法用户截获，达到维持档案信息安全性和完整性的目的。此外，在对档案信息进行储存时，要保证光盘、磁盘等的质量，并利用ERP信息管理系统将各种档案信息进行备份，以此来提升档案信息的安全性。

3 结束语

综上所述，在计算机、自动化技术合理运用的大环境下，信息化发展是必然趋势，因此，对档案进行安全管理时，要强化企业及全体职工的档案管理安全意识，提升安全管理工作质量，增强档案管理人员的工作责任心。同时，企业应建立完善的档案安全管理制度，利用ERP信息管理技术等先进技术，为档案管理工作提供制度保障。此外，还应以技术防范提高档案管理的安全性，促使档案管理工作顺利的进行。