探讨加强现代水利工程档案管理工作的措施

文/李艳芳，中山市围垦有限公司

档案管理是现代水利工程管理工作中的重要内容，档案信息是对水利工程的完整记录。通过对档案信息进行整理和分析，能够发现现代水利工程建设中的优势和不足，以便建设单位对不足之处进行改进，从而提升自身的建设水平。

1 现代水利工程档案管理工作中存在的问题

1.1 档案管理意识不足

水利工程的规模通常比较大，其涉及到的领域比较多，具有很强的专业性。所以，在水利工程建设中会形成许多复杂的档案，使得档案管理工作量很大，且对档案管理人员的专业化水平要求比较高。如果不能将水利工程各个方面的信息详细的记录下来，并将相关资料整理好归档，就会增加水利工程日后的维护难度，还可能给水利建设单位造成严重的经济损失。所以，建设单位必须重视档案管理工作。但是，从实际情况来看，许多建设单位都缺乏档案管理意识，企业领导只关注工程质量和成本，而忽视对档案的管理，使得水利工程档案管理质量不高。在需要查询相关资料时，却难以找到完整、准确的资料。

1.2 缺乏完善的档案管理制度

水利工程中的参建单位往往比较多，建设周期比较长，档案管理会涉及到多个领域的内容。所以，企业必须建立完善的档案管理制度，才能实现档案管理的有序性。但是，受各方面因素的影响，有的企业没有建立完善的档案管理制度，或者制定有相应的制度而没有严格执行制度中的内容。比如，没有及时的将水利工程施工过程中形成的档案归档；监理单位没有及时的将原始资料移交给建设单位；有些企业会组建临时的工程指挥部，但却没有对其进行严格的管理，使得有的档案存在错误信息，有的档案又不够完整；由于水利工程建设中的技术人员流动性很大，所以档案遗漏、丢失现象比较严重，会增加档案管理工作的难度。

1.3 信息化管理水平不高

随着互联网的不断发展，信息化技术在各个领域中的应用已经比较广泛。虽然有的企业会采用信息化的方式对水利工程档案进行管理，但对这方面的资金投入却很少，导致信息化管理水平不高。比如，大部分的水利工程档案管理人员都不具备专业的档案管理知识，企业会临时抽调员工对档案进行管理，而抽调的人员基本为新进员工，其缺乏档案管理经验，也没有经过系统性的培训。在对档案进行管理时，习惯性的采用纸质化管理方式，导致档案信息的收集和归档不及时，也没有对档案信息进行有效的分析，档案价值没能得到充分的利用。在这样的管理模式下，水利工程档案管理工作也就会失去原有的意义。

2 加强现代水利工程档案工作的措施

2.1 强化企业的档案管理意识

现代水利工程档案管理工作涉及到工程建设各个方面的内容，其贯穿于水利工程建设的全过程。无论是在水利工程的设计阶段，还是在施工阶段和竣工阶段，都会形成许多建设资料，包括施工图纸、施工合同、施工方案、施工进度表、原材料采购计划、竣工验收方案等。这些资料能够客观的反映水利工程的实际建设情况，还能为工程后续的维护检修工作提供参考依据。所以，企业必须强化自身的档案管理意识，将档案管理作为日常管理工作内容。比如，定期将企业员工组织起来，为其普及档案管理知识，使其认识到档案管理工作对水利工程建设的重要作用，促使员工在自己的日常工作中主动的将相关资料收集整理好，统一的交给档案管理人员。企业领导则应该做好带头工作，通过自己的行动去影响下面的员工。只有领导重视档案管理工作，员工才会重视档案管理工作，从而提高水利工程档案管理工作质量。

2.2 建立完善的档案管理制度

要促使现代水利工程档案管理工作的顺利进行，企业就需要建立完善的档案管理制度，为档案管理工作提供制度保障。比如，将档案管理工作目标分解到各个部门，由档案管理人员对各部门的档案管理工作进行监督。各部门要将档案的收集、整理工作落实到每位员工，员工将自己工作中形成的资料收集、整理好，统一交给部门负责人，再由部门负责人将本部门所形成的档案交给档案管理人员。通过这样的方式，不仅能够减少档案管理人员的工作量，还能提高档案信息的完整性，促使档案管理工作效率的提高。

2.3 提高档案信息化管理水平

水利工程建设企业在对水利工程档案进行管理时，应将各纸质档案转化为数字档案，通过数字化的手段提高档案管理效率。同时，对数字档案进行备份，将重要的档案备份，可提高数字档案的安全性。利用软件对水利工程档案进行管理，还能及时的对档案信息进行分析、改正和更新，从而确保档案信息的完整性和准确性。比如，企业在施工过程中，可将施工进度表制作成电子档案，如利用ERP管理系统，则在施工过程可随时对进度表的内容进行调整，使其与实际的施工情况相符。在施工结束后，将施工进度表归档，其就能够真实、客观的反映工程的实际施工进度。如果需要查询工程的施工进度，只要从软件中提取出来即可，能够使档案的检索更加便捷。

3 结束语

综上所述，在我国水利工程项目不断增多的情况下，对现代水利工程档案进行管理时，要强化企业的档案管理意识，注重现代化发展，才能使每位员工都能参与到档案管理工作中。同时，要建立完善的档案管理制度，充分利用信息化技术，以保障水利工程档案管理工作的顺利进行。而提高档案信息化管理水平，则能提升档案管理效率，并确保水利工程档案信息的准确性和完整性，最终保证档案管理工作质量。