加强大数据时代人事档案管理工作的探讨

当前我国企业人事档案工作的基本模式和内容一般都是以收集、分类、保管共同组成，并不是真正意义上的大数据时代的管理方式。当前科技发达，在人事档案管理上采用大数据如何进行统一化管理，是我们目前所需要解决的一个大问题。

1 企业人事档案管理工作中的问题

企业人事档案工作在完整性和真实性这两方面上始终存在着不足。在大数据时代中，对数据的需求量和管理量的要求变得很高，最主要的还是关于研究数据的完整性和真实性。

1.1 原则问题导致当事人无法及时核对信息和对信息进行修改补充

人事档案是企业的核心机密文件，这项工作一般都是由专门的人员进行对档案进行收集、整理、分类、保存，档案的所有人没有自行申请资格，对于一些密保级别较高的人事资料，甚至连档案所有人在自己申请查看这一方面都没有资格。由于这些原因，档案的所有人并不能及时的了解自己档案的情况，不能及时的纠正里面的错误和补充信息。

1.2 档案当事人对档案的重视程度不够

一个人的所有经历历程、在各个方面上所拥有过的成就、个人基本信息都被记录在人事档案里面，这些信息的汇总需要专业的档案管理人员进行记录和整理，非专业管理人员不能意识到档案的重要性，更不会清楚档案中的哪些信息比较重要。企业对利益的重视比较大，在市场和科研上投入大量的资金、人力和物资，却忽视了对个人档案的整理、改修和完善工作。

1.3 人事档案收集次数不够，导致信息有所丢失

我国对人事档案的收集一般是一年一次，主要原因是因为在我国的考察工作成果的工作中，一般采取年终总结汇报方式，对这个员工在这一年内的表现进行总结性的考察，并且将必要的奖罚证明放入到个人的人事档案中。但是由于时间之久，很多重要的资料都在时间的消磨中变得不那么重要，失去了重要价值，甚至有的资料还存在保管不当，造成材料丢失，关于所需记载的档案信息也就消失了，这些问题都是人事档案信息丢失的原因所在。

1.4 企业人事档案信息归档存在的问题

对于人事档案信息的归档需要遵守“优先归档重要信息，其次归档比较重要信息，对于一些无用的消息则不进行归档”的原则，在进行归档前必须要经历严格的审核。在归档工作中，需要由具有专业的判断能力人员进行对档案信息的判断工作，而这些人的生活习惯、专业知识、学术见解等方面都会多多少少对归档信息的评估产生一定的影响，造成在归档过程中一些失误，比如对重要信息的判断失误造成信息丢失，或对无用信息进行了误判将其储存起来等。重要档案的丢失轻则说会导致信息不够完善，重则说会导致企业的长期发展战略的制定和人才计划实施受到影响。

目前人事档案管理部门在企业人事档案管理工作上一般采用条目式或者概要性的归档方式进行工作，对事情的发生地点、时间、经过和造成的结果进行详细的记载。而详细内容是由当事人自己保管，如果是一些比较重要的东西比如专利或者成果可以保存在相关的部门中。如果在对具体信息进行调取时，如果当事人的信息无法满足要求，则可以通过其他部门进行对信息的补充和资料的完善。由此可知，人事档案信息归档是目前人事档案管理工作要解决的主要问题之一。

2 人事档案管理制度中存在问题的改进方法

2.1 案例完善的人事档案信息库

2.1.1 人事档案的保密形式

人事档案在信息收集过程中，由当事人自己填写个人信息、科学成就和相关经历，这部分采取开放式处理方式，是档案所有人能随时进行查看纠正或者补充，确保信息的全面性和完整性，而对于其他重要信息例如公司对其评价则将进行保密。

2.1.2 加大宣传力度，提高员工档案意识

企业人事档案管理部门要对员工进行宣传，让他们认识到档案重要性，做到自我对档案补充和完善。

2.1.3 创建人事档案实时更新平台

大数据时代看重的是档案的真实性和全面性，企业的人事管理部门需要对人事档案信息进行及时的更新，将错误的信息及时修改，将缺少的信息及时纳入，达到大数据时代所要求的数据的真实性和完整性。

2.2 建立大数据模型，掌握人事档案信息

对人事档案信息建立一个大数据模型，将其所有的信息进行高技术的分析和整理，对档案进行有效的管理，促进企业的生产发展。建立大数据模型是包含在人事档案管理工作中的，是需要专业的人员去对庞大的人事档案信息量进行合理化管理，建立信息完全的信息数据库，才能达到对企业人事档案管理的加强的目的。预测和应用是大数据的核心思想，通过核心思想将人事档案信息做到数据化额若不是数字化，为企业寻找有才能的人。通过大数据模型对企业整理数据能力进行增强，提高对人事档案的整理能力，掌握人事档案信息。

3 结语

综上所述，可以看出在时代的发展下，大数据在人事档案管理工作中的应用将是必不可少的。采用大数据对人事档案进行管理，提高人事档案的全面性和真实性，以真实准确为工作中重心，开拓创新，进行对人事档案管理工作的全方面提升。在当前管理理念盛行的时代，档案管理工作要抓住大数据时代的契机，建立一套崭新的、合理的管理方案，加大对档案的管理和保存。

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