标准化科研项目管理系统分析与设计思路

王艳青 张鹏

（1沈阳师范大学，沈阳，110034；2中国航天标准化研究所，北京，100071）

在如今的社会，从生活到工作，从学习到生产，处处离不开信息技术 （Information Techno1ogy，IT）的应用，信息技术业已经渗透到我们生活的方方面面。伴随着信息的产生速度不断增加和计算机技术的飞速进步，为了提高管理水平、提升管理效率，国内外企业均通过建立各种系统处理单位内部事务和信息，并且随着商业智能、数据挖掘等概念的提出，使得信息技术在企业管理领域发挥着越来越重要的作用。

在某些国防军工领域的研究单位，由于体制、保密等多方面的限制，在信息化建设方面仍较为落后，在项目管理中仍有很多工作采用传统的输入方式和人工管理模式，这在面对科研类型的多样化、科研项目不断增长的新形势下，已经显得力不从心。如某传统研究所，其管理方式上，虽然已有一些无纸化办公系统，也采用了WORD、EXCEL等办公软件，但是在科研项目管理上仍未能实现更为现代化的信息管理系统，在科研项目中的立项申报、计划批复、节点检查、项目验收等过程，仍需要大量的纸质材料进行流转，通过人工记录的方式进行进度、成果等方面的管理。这是一项工作量巨大而且细碎繁杂的事情。这种管理模式不仅效率低，也耗费了大量人员精力，使得一线的科研人员不仅要完成日常的科研任务，还要完成大量的文件流转、经费测算等工作，无形之间增加了大量负担。运用已成熟的信息化手段，研制新型科研项目管理系统也就势在必行。

以标准为主要研究对象的标准化科研项目，以标准制修订和标准化研究的软课题为主。其特点是：研究过程中资料的收集整理较多，协调调研工作量大，会议研讨多，成果主要以各类标准文本及研究报告为主。标准化科研项目更适合采用信息技术进行管理。一方面，标准主要以文字为载体，也可以看作是一种技术信息或技术资源，其制定的过程也以汇集和协调多方的技术信息为主，因此IT技术非常适用于标准的产生和应用。另一方面，随着国家越来越重视标准化工作，标准科研项目的规模也逐步扩大，数量急剧增加。能够处理大量数据也是信息技术较之于传统的人工管理方式的最大优势，尤其是数据量越大时，采用信息技术将获得更高的效率提升和更好的经济效益。

对标准化科研项目管理系统开展分析与设计，建立一套科学、有效的科研项目管理信息系统非常有必要，不但能解决研究单位面临的科研任务不断增长的压力，也可以规范管理流程、加强监督、减轻一线科研人员的负担，使之将更多的精力投入到科研之中，提高研究效率，具有非常重要的意义。

1 标准化科研项目管理特点与流程

1.1 标准化科研管理特点

标准化科研项目主要包括标准制修订、标准预先研究、标准应用实施研究等。标准化科研项目涉及单位较多、需要协调的技术内容较多，与一般的工程项目管理相比，其项目的管理还具有以下特点。

a）项目前期论证具有一定难度。在项目可行性和立项论证阶段，重点是对项目的先进性、可行性、经济和社会效益等进行论述。标准化项目是一项需要大量协调的科研项目，在前期仍有需要探索的问题，对项目先进性的论述难以全面分析，同时也存在一些项目负责人贪大求全、主观夸大项目预期目标等问题。因此，项目前期论证及立项评估需要保留多方的意见，综合形成论证报告。

b）项目研究过程存在一定偏差。标准化科研项目有大量需要相关单位协调一致的技术指标，与一般科研项目追求先进性不同，标准化科研项目往往选择的是优化、成熟的技术线路。在实际编制标准时，部分技术指标与技术线路会与前期论证存在偏差，甚至有时无法完成预定的技术指标。也有些项目在协调过程中，因为新的发现或条件的改变，需要重新变更标准化对象等。因此，标准化项目在时间进度、技术指标实现等方面，都存在未知因素，存在一定的风险。

c）项目在成果的评估上存在不确定性。标准化项目的成果，一般是通过专家评审的方式来进行评估。对于硬性约束，主要看是否在预定的计划时间和预算成本内完成。对于科研项目的成果质量，主要依赖于专家的个人知识水平和能力，存在较大的人为因素。此外，标准化的效益主要来源于技术协调一致带来的成本节约与效率提升。在实际测算中具有不易量化的特点，实际数据也较难取得。因此科研项目在最终成果的考核上存在较大的不确定性。

1.2 一般流程

在国内科研项目的管理流程方面，根据 《国家科技计划项目管理暂行办法》、 《国家标准管理办法》、 《中华人民共和国标准化法》和 《国防科技工业标准化工作管理办法》等文件的规定，一般情况下，可将全过程周期的标准化科研项目的管理流程分为以下几个步骤。

a）项目申报：每年国家有关主管部门发布项目论证指南或者论证要点。根据项目申报用户指南或要点的有关说明，按照相关管理制度要求和规定的格式模版，填写项目建议书或论证报告，提交给主管部门。

b）项目评审/评估：主管部门根据要求，一般先对项目进行形式审查，之后召集有关专业领域专家，对申报项目进行统一评审/评估。

c）项目立项：主管部门根据评估意见，比较筛选出较为可行、效益较好、符合论证要点的项目立项批复。

d）下达计划/任务书或合同签订：主管部门根据项目建议书，编制有关项目计划或任务书，明确项目主要研究内容、研究周期、项目经费等，向申报单位下达科研任务书或签订科研合同。

e）计划实施：在计划实施阶段，标准制修订项目与一般科研项目略有不同。标准制修订项目实施主要分为5个阶段：①征求意见阶段——编制标准征求意见稿，并向有关单位、行业征求意见；②预审阶段——根据征求的意见和预审会的意见，完善标准内容，组织专家对于修改后的标准文本进行审查；③送审阶段——对意见进行研究分析和采纳，并对未予采纳的作出说明，编制标准送审稿，完成后提交有关标准化技术委员会审查；④报批阶段——审查通过后，修改完善标准稿件，形成标准报批稿，送有关部门批准发布；⑤发布阶段——印刷实施，将标准印刷后出版，并予以贯彻实施。

f）项目验收：在规定验收时间内，项目承担单位完成了所有科研工作，即可按计划向管理部门提出项目验收申请，管理部门组织专家对项目的研究情况、任务完成情况、经费使用情况等进行审查，评审合格后通过验收。

国内标准化科研项目在管理流程上虽然大体类似，但是各管理部门没有统一的管理平台，各研究单位仍需要根据不同项目渠道要求来进行项目申报和管理。

1.3 流程的优化与整合

各渠道标准化科研项目有各自的特点和要求，在建立管理信息系统时，需要将流程进行梳理，对项目需求进行规范化处理，保证数据的标准化，这样才能使各类项目通过统一的数据交换和管理平台完成信息化建设。在流程和项目信息数据的优化上，主要遵循以下几个原则。

a）在项目管理的全周期内，应将项目从立项申请到实施验收的各个流程都包括在内。但考虑到项目管理全流程较长，各阶段流程相近。因此在流程优化上，将各个阶段统一化，使用简单的 “编写—校对—审核—复查”单线流程，各阶段重复使用这一质量审核流程，避免各个阶段的审核流程不同带来多个审批工作流。

b）数据保留最大集合，即尽可能多的保留项目审查信息和专家意见。标准化项目不同于一般科研项目，在项目进行过程中需要召开多次的研讨会议，对项目进行分析和研究。因此，专家的审议意见非常重要，在项目流转过程中要尽可能保留专家意见。

c）对于一个项目的基础输入，根据标准化科研项目特点，主要是项目合同和项目任务书。在项目管理的各项流程上，均以合同和任务书作为项目的硬性约束条件。

2 建立标准化科研项目管理信息系统

根据标准化科研管理特点，结合标准化科研项目流程的优化与整合，分析项目管理系统各层次方面的需求，按照功能需求建立各功能模块。

2.1 需求分析

根据对使用需求的调研，项目管理系统主要有3个层次方面的需求。

a）领导决策层，主要需求是了解项目进展情况及项目风险。通过分析，此方面的需求主要包括：了解项目各类数据，希望系统能够实现对项目各类数据的初步统计和分析，对项目执行进度和质量风险有初步自动化预警功能。此部分功能可以通过项目统计与分析功能模块完成大部分需求，在项目计划管理中也可以增加各类节点完成情况的查询等功能，以实现此部分需求。

b）项目计划管理层，主要是根据项目约束编制计划，按照领导层的要求督促计划的完成，检查项目完成质量。此部分功能需求主要为项目计划和质量管理。其中，需要通过工作流引擎实现大量的审批流转功能。同时，此部分功能也是系统需求的重点。项目计划编制与节点考核应根据研究单位目前的管理流程进行划分，结合目前研究单位实际情况制定相关的管理流程，实现里程碑节点和成果的线上提交、审核。

c）项目具体执行层，即项目负责人和具体实施项目的一般科研人员在项目内部沟通和管理功能上的需求，包括任务分配和管理、成果线上提交、项目内部沟通和交流等。从功能上来说，主要也是集中在项目计划和质量管理中。但是项目内部人员和任务分配相对独立，将此部分功能独立为一个模块，便于功能的权限控制和使用。

2.2 主要功能模块的分析和设计思路

2.2.1 申报/立项管理功能设计

该功能模块主要针对标准项目立项的有关工作，能够实现单位或部门的标准项目需求的申报、审核等功能。申报和立项的功能需求中，主要针对来自上级和不同甲方单位的科研需求，对项目进行立项论证，按要求完成项目有关申报材料的编制。模块应能够按照不同渠道，提供有关立项报告模板及填写要求，便于用户填写需求。因为申请书是专家评审时的唯一依据，填写申请书质量的好坏直接影响项目能否申报成功，重要性可以达到50%～80%。因此，模块应具备审核、审批流程，充分发挥专家把关作用，能够对申请立项项目的主要内容、重点、难点等进行审核和审批流转，并记录各级审核人员、各级专家对项目立项的建议，确保研究线路正确、研究价值较高的项目能够上报。模块应具备汇总及导入导出功能，能够实现项目信息汇总表及建议书的导出。同时，为了方便科研人员，模块也应能够实现历史申报项目的查询、导入导出。

2.2.2 项目计划 （执行）管理功能设计

根据研究单位实际情况，项目管理主要通过对项目设立多个关键里程碑节点，并对节点完成情况进行跟踪考核，以此判断项目风险和完成进度。项目计划管理是标准化科研项目管理的核心内容之一，能否按要求完成项目，需要依靠项目计划管理的各节点里程碑完成数据进行判断。项目计划管理中重点是两大部分内容：①项目计划的编制，即里程碑节点的设置和更改；②计划监控，即节点完成情况的审核和比对。因此，该模块的主要功能分为计划制定和计划监控。

“计划制定”根据计划管理流程，主要是计划制定审批和计划变更等需求。按照研究单位计划管理有关文件，对此部分的功能设置为计划制定、计划审批、计划变更、里程碑节点设置等功能，应能够实现：①年度、季度、月度等计划的录入和修改；②实现计划多级流转审批；③计划变更审批；④灵活的里程碑节点设置等功能。计划制定是项目管理部分的核心内容，计划制定的流程一般为：计划管理部门根据任务书/合同提出里程碑节点和计划草案→项目负责人完善计划草案→计划管理部门审核后提交领导审批→领导根据情况审定计划。由于计划制定和计划审批情况较为复杂，审批过程可能会有多次往复。因此，采用工作流引擎来实现计划审批流程，实现复杂流程的管控与审核。

“计划监控”是对计划完成情况进行审核和比对，主要功能需求包括对计划完成情况的查询统计、对计划里程碑完成成果的网络流转审批等。项目计划监控的目的在于对项目研究进展程度、项目目标实现情况等进行阶段评估与考核，在项目研究过程中及时发现问题，督促项目组解决问题，以保证项目研究的有效实施。同计划管理一样，计划监控也是项目管理系统的核心内容。计划监控功能模块必须能够完成计划节点的监控和审核，同样采用工作流引擎实现较为复杂的审批流程。在计划监控模块中，主要的功能是能够支持计划完成情况的审批流转，能够记录各级审批对计划完成成果的意见。因此，里程碑节点中成果提交和成果审批是主要功能，能够将成果通过系统按要求上传至服务器中，并由系统进行初步判断，记录计划管理流程的各个时间节点和审核情况数据。

为了能够识别出项目的初步风险，该模块还要能够对计划完成情况进行统计分析。可按单位、渠道、项目类型等多种方式对计划执行情况进行统计；可按月/季度/年等列出项目整体进展计划，跟踪计划的完成与变更情况；支持甘特图等分析图表的生成。同时，能直观地查看项目所对应的里程碑、大事及项目成果信息。能够规划项目的各个里程碑 （阶段），还可以查看选中里程碑对应的基线、任务和发生的大事记等，里程碑支持节点成果的编辑与审核。这些查询功能便于各级管理部门及项目负责人及时察觉到项目计划完成的风险和了解项目进展动态。

2.2.3 验收管理功能设计

项目验收是项目完成后，有由上级部门或甲方单位对项目进行成果的验收和考核。由于项目验收工作往往由甲方单位进行组织，一般采用会议评审的方式进行，很难采用网络方式进行评审。因此，系统中没有对验收成果进行线上验收的功能，不能通过线上评审功能进行验收评审。此部分的功能主要是根据目前实际验收工作情况，完成：项目验收申请的填报、审批和输出；将线下验收结果 （主要包括会议评审结论和甲方意见）录入系统中，实现系统对验收项目的记录和评价，方便项目人员查看和处理；能够梳理有关电子材料并归档保存，具备导入导出功能。

2.2.4 质量管理功能设计

质量管理功能与计划管理紧密结合，标准制修订项目的质量管理体现在标准制修订过程的质量管理和标准本身的质量评价方面。标准制修订过程的质量管理主要是指对各个阶段标准文本及其他相关材料进行质量审核。标准本身的质量评价主要包括评审结果的记录和管理。该功能模块包括两部分功能：成果评审和评审管理。

“成果评审”应能够对计划成果进行质量评审和考核。由于标准化科研项目软成果较多，因此对成果的审核应实现网络流转审核。该模块应支持课题研究报告或标准各阶段稿件及有关材料的流转，用户可以通过该模块，提交项目有关成果，并流转至有关负责人进行审核。系统应能够记录项目流转过程中，各级审核意见、审核时间等情况。当项目质量存在问题未通过时，有关意见情况能够在计划管理模块中显示。该模块应能够支持多级人员审核，支持多项目的质量情况统计分析，支持审核情况数据的导入导出。质量人员能够跟踪有关项目的会议评审记录、审计各类输出、监控项目关键过程。

“项目评审管理”包括项目评审/研讨会议申请、评审会议记录、评审结果记录等功能。项目能够实现会议申请的网络流转，实现各级审批并可记录意见，能够记录会议纪要及评审结果，对评审结果进行记录，并体现到有关项目的计划管理模块、质量管理模块中。

2.3 数据关系简要设计

数据库设计步骤是根据功能需求，梳理分析出所需各类数据实体，再分析实体之间属性的关系，之后再设计出具体数据表。在设计过程中，遵循的数据库设计主要原则有：①一致性，保证在系统的任意阶段数据一致，对于有出入的数据应能够及时发现；②完整性，对于关键数据，要防止用户输入不合法的数据，影响数据结构，主要通过输入规则来对用户输入进行审查；③拓展性，除满足目前需求外，还应留有一定的拓展接口，便于后续开发。

本系统模块中应包括人员、项目、计划等多个实体。本文以其中最主要的项目管理模块为例，对数据关系进行分析。数据实体主要包括以下几类。经过分析，大致的数据关系如文末附图所示。

a）用户类 （人员信息）：主要包括系统用户的各类信息。系统中所有的角色，包括项目负责人、科技部计划管理人、评审专家、领导以及系统管理员等，都是属于用户类。

b）单位类：主要包括了用户的单位信息。单位与用户是一对多关系。

c）项目类：包括了项目的基本信息。项目类与项目负责人、项目类与单位类 （主承研单位）均是多对一关系。项目类与附件类是多对多关系。 “项目类”与 “意见与建议类”是一对多关系。

d）项目立项信息类：是在项目申报阶段的基本信息，与最终项目获得立项的信息会有差异。项目立项信息类与项目类是一对一关系。

e）项目计划类：项目计划类包括了项目里程碑节点的信息。项目类与项目计划类是一对多关系。

f）意见与建议类：包括了线上评审、线下评审等提出的各类评审结论、质量意见以及修改建议。质量问题也属于意见与建议类。 “意见与建议类”与 “项目类”是多对一关系。

本文通过对现状的调研，结合实际工作需求，有针对性的提出了科研管理系统的架构，系统主要包括团队管理、项目管理、质量管理以及查询分析等模块。每个模块包括了若干相应的功能，基本满足目前研究单位科研项目管理的各项需求。不仅仅能够实现科研项目的全生命周期管理，也为管理人员提供了一个科研数据收集分析平台，为科研发展、管理经营和决策提供了有效的信息支撑，可获得巨大的收益。