提高企业行政管理效率的途径分析

文/王慧，湖南常德市德源投资开发有限公司

1 引言

企业的行政管理工作有概念上广义与狭义的区分，就工作本质上而言，企业行政管理工作需要由具备高素质的人和具有提高工作效率特点的软件来实现整体效率的提高；另一方面就工作大体来说，企业行政管理工作需要人员和工作流程等尽可能向无纸化、智能化靠拢，依靠时代的科技进步来提速企业办公效率。

2 行政管理工作的概念

2.1 企业内行政管理工作内容概述

企业内的行政管理工作总的来说就是利用行政学的管理，包括行政事务管理与办公事务管理这两个方面。而在企业实际运营过程中，行政管理工作主要还是由行政部门主要承担。

2.2 企业内行政管理工作涵盖的具体内容

具体来说，企业内的行政管理工作涵盖范围较为复杂，可以分为以下几个方面，即办公室的管理（文书、档案、会议、事务等的管理）、信访工作（“倾听群众心声、接受群众监督、处理人民内部矛盾、密切与群众间的联系”）、保密工作（利用行政、技术等将秘密控制在需要范围内）、接待工作（与来访宾客相关的接站、住宿安排、会谈活动的组织等）、组织协调工作等。

2.3 行政管理工作对企业的重要性

行政管理工作的存在目的是让专业岗位从事务性工作之中脱离出来，得到人力资和物资的最大化利用。行政工作开展较好的企业可以让以规章制度为基础的部门与部门间、企业与企业间的联系通过员工的人工能力来取得最大化效果，让企业得到运营过程中的最大发展高速化与运转稳定化。

3 企业行政管理工作内现存问题

企业行政管理工作开展难度较大，而因此在开展过程中，时常会出现容易疏忽的点，而这些也基本是现阶段大多数企业容易忽略的方面，本文对现存问题进行分析后，得到以下几个主要方面存在的问题。

3.1 行政管理体制不健全

行政管理体制的不健全主要是由于企业决策层对其重视度不够，继而导致行政层的政策不能与时代共同进步，实行各项指标与新工具、新理念接轨的行政管理制度与对应理念等问题的出现，极大程度影响了行政管理工作效率的提高。

3.2 行政管理人员配置不合理

行政管理工作对其工作人员水平能力要求较高，尤其其所具有的分布广泛和工作需求量大的特点导致对工作岗位的划分困难，导致一个岗位需要承担“杂七杂八”的工作，但却没有对应的责任到位的制度，严重限制了行政管理工作开展效果。在很多企业中，即便有相对而言健全的体制存在，却没有对应的岗位配置，依旧会呈现开展效果不佳的状态。

3.3 行政管理队伍整体素质水平不够

体制和配置是工作基础，而后期的执行力与开展效果则需要行政管理队伍整体的素质来进行体现。没有好的工作人员，好的体制与配置也发挥不出应有效果。但现在很多企业内，普遍具有“混日子”的人员过多，导致普遍人员水平不高，影响了企业行政管理工作发挥其应有的作用。

3.4 行政管理方法与手段不够创新

现阶段许多办公软件更新频出，比如阿里巴巴旗下的钉钉或腾讯旗下的企业微信等，都是十分好用的软件，利用这些软件进行行政管理部门为核心的各工作的辐射与联系会让工作效率得到事半功倍的效果。但较为遗憾的是现在，有些企业还停留在较为落后的行政管理方式上，而有些企业即便使用了较为新型的工作软件也没有得到全面化的开发，严重影响了其开展效率。

4 提高企业行政管理效率的具体措施

针对上述问题，本文提出以下针对性意见。

4.1 健全行政管理工作体制

健全工作体制虽然是老生常谈的话题，但真正做到十全十美的企业却很少，要么在决策层给予的权利过少导致行政管理上发现的问题无法实践，要么过于庞杂的任务却被分配了不适合的权利与薪资导致工作人员丧失积极性。本文建议企业进行行政管理部门的自查，收集基层的建议，将有想法的体制意见进行付诸于实践。在优化工作体制过程中，尤其要注意行政管理工作人员的权限与工作分配，确保权利到位、职责到位。

4.2 优化行政管理部门岗位

本文提议对于存在有职位冗余的部门，进行一次人员迁移的优化。对行政管理部门开展一次整体的整顿创新，促进各部门的联系与协调，针对已存在的人员冗余问题，则需要管理层优化部门人员结构，设置科学的管理体系以及对应的管理结构。

4.3 加强培训，提高人员工作水平与素质

本文提议企业加大对行政管理人员的培训，尤其是强化其管理学与行政学知识，强化其从企业发展战略视角来进行工作规划的能力。培训方式也可以多样化，通过知识竞赛（比如思考企业发展的主观题等）或者慕课等，强化员工对应方面的知识掌握，确保员工工作水平能成为支撑企业提高行政管理效率的一大保障。

4.4 加强行政工作智能化、信息化建设

除了体制、岗位以及人员工作水平的优化工作之外，企业还需要对行政管理工作加以互联网视角的审视。本文提议企业加大对办公自动化软件的统一利用；促进落实线上会议活动以及线上电子图书馆等员工线上活动方式的创新等，以加大企业的行政管理工作实施过程中的创新化、智能化与信息化。

5 结束语

综上，本文通过对企业内行政管理工作的简要概述、主要具体内容以及对企业发展的重要性这三方面进行论述，并针对企业内现存行政管理工作问题进行讨论，得到体制不健全等问题点。针对存在的问题，本文提出了健全行政管理工作体制、加强信息化建设等措施，旨在进一步促进企业优化行政管理工作，提高其工作效率。