浅谈事业单位档案管理工作的问题与对策

文/朱晓玫，文山市城乡居民社会养老保险局

随着我国人口和经济不断发展，事业单位的人员也在不断增加。事业单位的规模、管理方式和理念都随着时代的进步而发生变化。作为事业单位工作人员中的一员，我们不但要看到事情的表面，更加明白其中的内在动力。我国的各项制度在不断增加、不断完善，每个人员的信息量也会随之增加。我们如何对这庞大的信息进行整理，从而在需要时以便快速的定位到所需位置。这是一个复杂而庞大的工程，如果在档案管理方面想要做好，就要解决这个问题。

1 在事业单位的档案管理中，存在不少问题，这些问题都需要我们去解决。目前来说在事业单位档案管理存在以下问题

1.1 不够重视档案管理的工作。档案是一个人最基本的信息和在日常工作中的表现，这样一来档案工作管理的任务非常繁重，相关工作人员的责任也非常重大。由于档案与各个部门都有着密切的联系，甚至是起到中流砥柱的作用。因此档案管理人员要对这份工作重视起来，按照要求整理好档案。由于现在计算机使用非常普及，工作人员可以采用储存到电脑里。但是储存到电脑里应该做好备份工作，以防信息丢失。

1.2 档案管理制度存在问题。没有规矩不成方圆，档案管理也是如此。如果制度不健全以及适合的管理方法，这样事业单位的档案工作就不能正常运行，耽误工作。很多单位对档案管理是没有明确的责任和要求，这就造成了档案管理规范不统一，管理形式五花八门。而且，档案管理这份工作具有复杂性、多样性，同时很多单位的同事甚至是领导不理解档案管理的重要性。而且很多地方对档案管理没有引起重视，也会造成档案丢失。

1.3 档案管理设备存在问题。传统的档案管理是手写、纸质版的材料，虽然有很多特点，但是不利于存储信息，真是很多情况下会把纸质信息丢失。但是现代由于科技发展和社会进步，已经出现电子档案管理。但是有很多地方由于财政情况不好所以没有电子档案设备，这样就停留在传统档案管理阶段，不利于档案管理。甚至在有设备的地方也存在问题，设备落后、陈旧，跟不上时代的步伐。

1.4 管理人员缺乏专业性。上文提到过事业单位档案管理是一项庞杂的工作，对于工作人员的要求也是非常高的。如果工作人员是非专业人士，可能会对于工作不熟悉，甚至是不能系统的把档案归于管理。即使是专业人士，如果没有学习锻炼的过程，直接上岗也是很难适应这份工作。而且这项工作的人员经常更换，有时候交接工作不好会造成后面的很多问题。对待这份工作的态度也没有端正，所以很多单位的档案处于混乱状态。

2 解决问题的对策

以上几点就是本文认为档案管理存在的问题，有问题就要解决。为了解决这几个问题，笔者特提出以下几点建议：

2.1 提高对档案管理的认识。在档案管理工作的过程中，相关管理人员、领导、同事都要提起对档案的重视，管理人员的专业性关系到很多人的前途。管理人员要意识到自身工作的重要职责，提高对工作的重视程度。参与与相关部门的规章制度的制定，有利于自身的工作。其他人要积极配合，首先领导层面对此提起重视，明白档案问题的重要性。其次，同时积极反应，对于档案管理人员的工作要给与尊重。同时，可以让工作人员出去参加培训，提高技术的同时也提高了意识。

2.2 建立完善的体制。体制制度是一个单位重要的评价标准和机制，没有制度工作就没有好的标准，没有制度就不能促进员工的工作积极性和主动性。档案管理也是如此，很多工作人员感受到这份工作乏味，没有意思，因此工作会懈怠。建立合理的奖惩制度，适当的提高工作人员的积极性与主动性。但是如果有相应的完善的机制，在出现此类情况时就可以采用标准来要求他们。

2.3 加大对档案管理部门的财政投入。经济基础决定上层建筑，财力决定一个人、一个单位、一个部门的发展前景。上文提到过档案管理的工作绝非易事，但是由于现在是现代化社会，其中重要的标志之一就是信息化、科技化，档案管理部门也可以引进高级设备，便与档案管理。采用先进设备后，能科学的分类，在使用时还能迅速找到。在引进设备后还要引进管理部门使用的软件，这种软件可以大大的减少人力工作同时还能提高工作效率，极大的发挥档案的作用。

2.4 加强管理人员的素质。管理人员的素质主要包括基本知识素质和能力素质。首先，具备基本的档案管理知识，这是入门的要求。明确自己的工作内容，明白自己所在位置的重要性。同时还要加强对档案管理的宣传，让更多的人了解档案。其次，具备实践能力，做到理论与实践相结合。档案管理的工作过程非常复杂，步骤也非常多。尤其涉及到分类、更改信息等，如果没有提前实践对以后的工作会非常不利。至在参加工作后要定期出去参加培训，学习到新的方法和观念应用到档案管理工作中。

3 总结

事业单位是重要的部分，因此各个部门都非常重要。档案管理部门在其中会起到中枢的作用，必须加强对档案管理工作的重视。以上的几点建议和意见是笔者根据自身的经历与经验所感受到的信息信息，不一样适合所有状况，一定要根据自身的情况来判定。