试论信息技术在事业单位档案管理中的应用

孙 青

（南充市中心医院，四川 南充 637000）

随着信息化时代的到来，信息技术被广泛应用到各行各业之中，为行业的发展带来了极大的便利，从而促进社会的快速发展。在事业单位的档案管理工作中，科学合理的运用信息技术，极大地提高了档案管理工作的质量以及工作效率，是促进事业单位稳步发展的关键环节。因此，有效地将信息技术融入到事业单位的档案管理中，构建信息化档案管理模式，可以促进事业单位档案管理工作的落实，提高管理水平。

一、事业单位档案管理的内涵

档案管理工作是事业单位的重要工作部分，随着社会的不断进步，事业单位的档案管理工作必须更加规范清晰。档案管理工作主要包括以下几个方面的管理：合同材料、单位内部上下级之间的文件往来、单位相关建设项目的证明材料、财务部门的单据与报表、研究性报告、单位决策以及单位工作人员的调动资料等。档案管理人员对于这些材料必须进行专业的归档管理与保存。档案的管理工作上不仅要对档案进行规范整理与保存，同时要确保调用灵活准确等特点。

二、信息技术应用于事业单位档案管理中的意义

事业单位主要是指从事于教育、科技、卫生、文化、生产的社会服务组织，其主要目的是为社会提供各类服务，担负重要的社会职能，促进社会的发展。随着新时期事业单位的体制改革不断的深入，在事业单位中所涉及到的业务活动与经济活动更加广泛，在实际生产经营中产生的数据也越来越多。因此，在事业单位中的档案管理工作内容更加复杂，难度随之增加。通过信息技术的有效利用，为档案管理工作提供了极大的便利。在传统的档案管理中，由于纸质的文件在存放过程中极易受到破坏，一旦损坏，则难以恢复，因此档案管理工作过程中，需要在装订、防潮等方面投入大量的人力物力及财力。信息化管理则有效地解决了传统管理模式中存在的问题，通过对文件档案进行数字化收集、管理、整合、利用，不仅可以有效地保存文件档案，避免文件损害及丢失的情况，同时降低了档案管理过程中耗费的成本[1]。因此，信息技术对于事业单位的档案管理具有十分重要的意义。

三、信息技术在事业档案管理中的应用

随着信息化技术的不断进步，在档案管理工作中的应用越来越广泛，并且在实践中已经证明了信息技术的有效应用可以促进事业单位档案管理工作的顺利落实。目前，信息技术在档案管理中的应用主要包括以下几个方面。

1.管理系统方面。通过信息技术的合理应用，可以有效地将档案管理系统划分为多个模块，包括整理与分类模块、用户管理模块、网页查询模块以及搜集模块等，通过对管理系统的细分，使得管理系统更加清晰明确。

2.内容管理方面。事业单位在生产运营过程中产生了大量的重要文件，档案管理内容也相对较多，通过信息技术的应用，可以对其进行文件的统计、汇总、存储、共享等多项功能，从而使得对档案的管理操作更加简单方便。

3.档案资料的存储与保护方面。通过信息技术可以实现对档案资料的永久保存，利用互联网技术及云技术等将档案资料上传到固定的云端之中，并对其加以密码保护，从而实现对档案资料的科学管理[2]。

四、信息技术在事业单位档案管理中应用存在的问题

虽然信息技术在事业单位的档案管理中得到了有效的应用，并且对档案管理工作起到了一定的改善。然而，在实际应用的过程中，同样出现一部分问题影响档案管理工作的效果。此时，需要事业单位相关管理人员对其进行解决。目前，普遍存在的问题包括以下几个方面。

1.缺乏正确的观念。由于信息化技术的发展速度较快，档案管理工作中应用信息技术的实践并没有太长，因此，在事业单位中的档案管理部门缺乏正确的观念，不能积极地使用先进的信息技术。由于事业单位中的档案管理人员年龄相对较大，对于新鲜事物的接受能力较弱，对于信息技术的理解并不到位，部分管理人员会误以为信息技术的普遍传播会对档案文件的安全性带来威胁，从而难以有效地落实相关制度。除此之外，由于相关领导人员对信息技术的重视程度不够，也无法充分发挥出信息技术的重要作用，降低档案管理工作的质量[3]。

2.缺乏专业人才。在实际工作中，事业单位对于专业信息技术人才的培养及引进并不重视，从而缺少高素养的人才队伍。事业单位中档案管理工作中，通常不会对档案管理人员进行及时的更新，并且缺少完善的管理制度，在人员的招聘中，也缺少严格的录用标准，从而导致专业人才的严重缺乏，信息技术的发展受到极大的影响。

3.信息技术水平偏低。虽然信息技术的应用逐渐深入，但是在实际应用过程中，由于没有对信息技术的使用进行一定的创新，仅仅是照着模式生搬硬套。在这种情况下，也难以有效地实现信息资源的共享，并没有真正地将信息技术的作用及价值发挥出来，降低信息技术在档案管理工作中的使用效果。

五、强化信息技术应用于事业单位档案管理中的措施

1.建设高素质人才队伍。事业单位相关管理部门必须要重视高素质人才队伍的培养及引进，在招聘过程中，对应聘人员在专业知识及技能上进行严格的审核与测评，保证其专业技术到达标准，从而确保其在信息技术的应用时能够科学合理地运用到档案管理工作之中。对于现有的档案管理人员，必须要定期进行主业知识与技能的培训，与时俱进，及时更新信息技术的使用，提升信息化档案管理的专业能力，建设高素质的人才队伍。

2.有效落实管理制度。对于档案管理的相关制度必须及时进行完善，通过相关制度帮助档案管理人员树立正确的观念，从而确保档案管理人员能够科学合理地应用信息技术，规范信息化档案管理，对于工作中遇到的问题做到及时发现、及时解决。与此同时，必须要加强对档案管理工作的监督力度，保证档案管理制度的有效落实[4]。

3.提高信息技术的应用水平。由于信息技术的合理使用，使得档案管理工作更加方便快捷，更加现代化与智能化，因此必须提高信息技术的应用水平适应新时期不断发展的档案管理工作水平。学习并掌握信息技术的应用方法，从而使得档案管理团队的技术得以提高，培养出高水平的档案管理团队，促进信息技术在档案管理中的有效应用与发展。

六、结语

事业单位的档案管理工作是确保单位顺利发展的重要部分，通过信息技术在档案管理工作中的合理应用，极大地提高了档案管理工作的效率以及质量，从而促进事业单位的发展。与此同时，面对信息技术应用过程中出现的问题，事业单位必须结合实际情况找到有效的解决措施，保证信息技术在档案管理工作中的有效落实。