事业单位档案管理信息化建设探讨

杨小兰

摘要：近年来，随着我国信息技术的高速发展，信息技术已经渗透到各行各业的生产和管理当中，事业单位的档案管理中也逐渐从传统的档案管理的模式逐渐的发展为信息化管理模式。在事业单位的日常管理中档案管理是非常重要的工作内容，能够影响到事业单位工作的顺利开展。档案管理信息化管理可以使得档案管理变得更加的高效、便捷，也更加能够适应现代社会发展的需求。本文主要对事业单位档案管理信息化建设进行了分析和探讨。

关键词：事业单位 档案管理 信息化建设

随着我国事业单位管理现代化建设的不断发展，在事业单位的日常工作和管理中也逐步的实现了现代化、信息化的管理。档案管理是事业单位管理工作非常重要的组成部分，但是目前很多的事业单位的档案管理现代化建设却非常的不乐观，尤其是信息化建设还相对落后，这也使得事业单位的档案管理无法适应现代社会发展的要求，不利于事业单位领导的管理，对于事业单位的正常工作的开展也具有一定的影响。因此，加强对事业单位档案管理信息化建设的研究是非常具有现实意义的。

一、事业单位档案管理信息建设的重要性

（一）优化档案管理的环境

事业单位传统的档案管理的模式，大多以纸质档案管理为主，由于受到自身条件的限制，很多的纸质档案在保存在过程中容易受到环境的影响造成损坏，这也就使得档案无法进行长期的保存，使得档案的安全性和完整性都受到了严重的影响，并且还需要耗费大量的人力和物力来进行档案管理工作[1]。档案管理信息化建设，可以将档案已电子形式进行保存，这样一来就可以有效的避免传统纸质档案管理中不易保存等缺点，同时也增强了档案的安全性和完整性。此外，电子档案也方便档案管理人员对档案进行查阅和保存，极大的节省了档案管理的人力，优化了档案管理的环境。

（二）促进事业单位信息化建设

事业单位档案管理信息化建设不仅可以使得档案管理更加的高效、便捷，还能够使得在档案管理信息建设的过程中，计算机信息技术的大量使用，也可以有效的促进事业单位信息化建设的进一步发展，保障了事业单位档案资源的安全性，同时也提高了事业单位的工作和管理的水平，推动了事业单位的现代化发展。

（三）档案管理更加的便捷

事业单位传统的档案管理的流程较多，档案的分类、整理和储存工作量庞大且复杂，这也加大了档案管理人员的管理难度。此外，在查阅和借阅档案时也需要非常复杂的流程，并且档案管理人员需要耗费大量的时间查询档案和归还档案，严重加大了档案管理人员的工作量。档案信息化建设就可以有效的解决这些问题，档案管理信息化之后在可以快速的查阅档案，优化了档案管理的环节，节省了档案管理的时间，极大的提高了档案管理的工作效率，同时也保障了档案的完整性。

二、事业单位档案管理信息建设的具体措施

（一）认识到事业单位档案管理信息化建设的重要性

事业单位档案管理的信息化建设，首先需要让事业单位的全体人员意识到档案管理信息化建设的重要性，这样才能够确保档案管理信息建设顺利的开展。事业单位的领导需要加强对档案管理信息建设的重视，关注档案管理工作。档案管理人员也应当要转变传统的档案管理的思维模式，积极配合档案管理信息建设的相关工作[2]。此外，还需要对档案管理人员进行相关的信息化管理的培训，增强档案管理人员的信息技术的应用水平，这样档案管理人员才能够更好的运用信息化技术对档案进行管理，提高档案管理的信息化水平。同时还需要对档案管理人员进行专业技能的培训如：鉴定评估的能力以及信息获取的能力等，这些都是信息化档案管理中管理人员必须要具备的能力。

（二）加大设备支持

事业单位档案管理信息化建设离不开相应的硬件和軟件等设备的支持，因此，在事业单位档案管理信息化建设的过程中，必须要加强对其的设备支持，配备相应的设备如：计算机、打印机、扫描仪、复印机以及光盘刻录机等先关的硬件设备，还有档案管理操作系统等相关的软件等，只有这样才能够使得档案资料长期有效的保存。事业单位领导还需要提高对档案信息化建设的重视程度，充分的意识到档案管理信息建设的重要性，加大对档案信息化建设的资金投入，积极的引进现代化管理设备和技术，不断的加大电子档案的存储量，并按照档案法对档案管理人员进行相应的培训，让他们能够在工作的过程中履行相应的职责，这样才能够使得这些设备的功能被充分的发挥出来。此外，还需要对现有的设备进行维护和保养，确保硬件设施的稳定性，避免出现故障，这样才能够确保档案管理信息化的安全性。

（三）加强对档案管理信息化管理平台的建设

在事业单位档案管理信息化建设过程中，信息技术是非常关键的，对于事业单位档案管理效率的提高具有非常重要的促进作用。构建信息化管理平台是事业单位档案管理信息化的重点内容，这是档案管理的主要载体。档案管理工作中的录入、检索和保存都离不开信息化管理平台的支持。另外，档案信息化管理平台的建立也可以增强事业单位内的信息交流和资源共享，同时也能够更好的满足单位人员对于档案方面的需求。档案管理信息管理平台主要包括以下几个主要功能：以网页的形式为档案管理人员提供档案信息服务、网上档案查询、下载和整理电子档案以及设置各级权限等。另外，事业单位还需要不断的提高档案信息系统的建设功能，实现档案信息的共享，这样才能够使得事业单位的档案管理更加的适应新时代下档案管理的发展趋势[3]。此外，事业单位还应当要积极的引进国内外先进的硬、软件技术，和实力较强的信息技术公司合作，为事业单位量身打造一套能够完全适应事业单位发展的档案管理操作系统，从而有效的提高档案信息更新换代的频率，提高事业单位对数据信息管理的水平。

（四）明确档案管理信息化的标准和规范

在事业单位档案管理信息化建设的过程中，要想充分的发挥出档案管理的作用，那么就必须要先明确档案管理信息化的标准和规范，只有这样才能够更好的推动档案管理信息化建设工作的有序开展。运用计算机信息技术进行档案管理工作，才能够使得事业档案的档案管理更加的使用未来社会发展的趋势，更能够更加高效的完成档案管理的工作，提高事业单位的管理工作的效率和水平，推动事业单位的不断发展，同时这对于社会的发展也具有非常重要的促进作用。因此，事业单位应当要结合自身的实际情况，制度相应的内部管理的标准体系。在建立事业单位档案目录数据库的时候，需符合国家的相关标准，并且还需要便于实际的操作。另外，在档案的内容、数据库的结构和格式以及著录项目都需要制定统一的标准，同时还需要对档案数据的文档格式以及数据指标进行规范，这样才能够更好的实现数据信息的共享。此外，事业单位还需要使用统一的档案管理的软件，这样一来可以有效的避免的管理的工作中数据无法转换等问题，确保档案数据的正常读取。

（五）建立完善的档案管理制度

只有科学的管理制度才能够确保事业单位档案管理信息化建设的顺利开展。因此，事业单位必须要结合自身的实际情况，建立科学、完善的档案管理制度，这样才能够使得档案管理工作变得更加的科学化、规范化和信息化，从而促进事业单位的进一步发展。对于档案管理人员来说，只有健全的制度，才能够更好的指导和监督他们的工作，让他们认真的做好档案的收集、整理、归档、保存和查阅等相关的档案管理的工作[5]。另外，还需要完善对档案管理人员的绩效考核制度、奖惩制度。责任追究制度等，提高档案管理人员对于档案管理工作的重视程度，激发员工的工作热情，提高档案管理的工作效率，从而使得档案管理能够在事业单位的日常运行中充分的发挥出其应有的价值和作用，为事业单位今后的发展奠定良好的基础。

（六）将档案管理系统和办公自动化系统的相结合

在事业单位档案管理信息化建设中，将档案管理系统和办公自动化系统相结合是非常重要的，将这二者进行有效的结合可以将办公自动化过程中所产生的电子文件和信息直接转化为电子档案，这样一来可以大幅度的提升档案管理的工作效率，并且还可以实现文件的集成以及纸质文件和电子文件同步管理等功能。事业单位内部可以通过档案管理软件来对各个部分的信息进行收集、整理、分类、储存、检索等，并且还可以利用计算机来对不同格式和不同来源的电子档案进行标准化处理，从而实现档案管理系统和办公自动化系统的有效结合，进一步提高事业单位工作和管理的效率。

三、結语

综上所述，随着我国社会经济的发展和科学技术的不但进步，对于事业单位的档案管理工作也提出了更高的要求，档案管理信息化建设可以有效的提高事业单位档案管理的水平，优化事业单位的档案管理的环境，提高档案的安全性和完整性使，得事业单位的档案管理更加适应社会的发展。因此，在事业单位的档案管理中应当要加强档案管理信息化建设，明确档案管理信息化的标准和规范，结合现代信息化技术，构建科学的信息化管理平台，从而促进事业单位档案管理信息化的建设。

参考文献：

[1]宋桂荣.事业单位档案管理信息化建设探讨[J].现代商贸工业，2014，（22）：167-167.

[2]郅永红.事业单位档案管理信息化建设探讨[J].城建档案，2017，（07）：28-29.

[3]冯维茜.事业单位档案管理信息化建设探讨[J].东方企业文化，2015，（15）：90-91.

[4]陈军.事业单位档案管理信息化建设探讨[J].卷宗，2017，（16）：56-57.

（作者单位：广灵县企业养老保险管理中心）