巧用常用软件实现快速数据统计

姚丽娜(无锡市惠山区统计局 江苏 无锡 214174)

1 EpiData软件实现数据录入

EpiData是一款采用Pascal开发，既可以用于创建数据结构文档，也可以用于数据定量分析一组应用工具的集合，包括调查表设计、数据录入和管理、数据调查等主要功能。因其“简单易学、数据录入功能实用”等特点，在数据管理领域被广泛使用。

EpiData的基本使用方法是基于文本编辑窗口下，先书写一些简单的文本行，并使它自动转换成数据数据格式命令，然后再添加数据输入控制功能，即可实现问卷输入界面的编程。该录入软件可处理简单的表格或相关系统优化文档，以及识别错误。例如双录入核查，在几个文档中的ID号的列表，数据统计表格概述，加日期备份和加密程序。

1．1下载软件:压缩包文件，进行默认安装即可

1．2软件界面:简洁友好，基本工作流程主要分为六个步骤

(1)制作调查表描述文件:建立数据录入源程序(．qes)，主要包括:确定变量、内容提示、确定录入格式等;

(2)生成数据文件(．rec):由数据描述文件自动生成数据文件，从而可使用本文件进行数据录入;

(3)建立数据质量控制文件:编写检验程序，从而实现自动审核、过程控制等功能;

(4)数据输入:利用上面自动生成的数据文件进行数据录入;

(5)浏览数据及统计资料;

(6)输出及转换数据:可将录入的数据转换成各种软件能够使用的数据文件(如 SPAA、SAS、EXCEL 等)

1．3编辑录入表，打开EpiData软件，根据纸质调查问卷，生成调查文件(QES文件)。其中#:代表一个字符。

评议表表号 ####

评价意见:满意1基本满意2不满意3不了解4弃权5废票6

评价意见(只能填1－6)

01区委办公室 #

02人大办公室 #

03政府办公室 #

1．4建立CHK文件，根据每个字段的要求，设置文本框属性，如字段名、可输入范围、是否必须输入。在这个案例中，因总票数为1470张，因此主要用到可输入范围这个属性:Range，Legal(限制在1－1470，)

1．5数据录入，选择“EpiData文件 1．rec”文件，其中ae栏录入表号(系统设置表号范围1－1470，录入其他数据跳错)，评价意见录入1－6(系统设置评价意见范围1－6，录入其他数据跳错)。

1．6数据处理——一致性检验(对调查表双录入后的对比)，保存两个文件，输入两遍，确保前后输入有核对功能，建好双录入文件，数据录入时选择EpiData文件1_dbl，即可实现两编录入校对

1．7文件导出，该软件能导出多种格式文件，如DBF、XLS、DAT等方便后期运算、处理。为了后续处理简单，我们导出．xls格式，利用大家常用的EXCEL软件进行数据分析。

2 EXCEL软件实现数据统计

根据统计要求，需要得出编号为1－60的部门中满意、基本满意、不满意、不了解、弃权、废票各有多少张?分别代表1－6不同身份的人对1－60的部门的具体评价等第情况。

数据导出EXCEL格式文件，该表格是一个1471行*61列的较大表格。EXCEL2013电子表格软件具有强大的数据处理和数据分析功能，完全可满足各类调查统计表的生成。

2．1利用Countif函数，统计每个部门各个等第的具体票数。在对表格的ae列做升序排序操作后，利用Countif函数，统计每个部门各个等第的具体票数。Countif函数的功能是对指定区域中符合指定条件的单元格计数。

Countif函数的语法为:COUNTIF(range，criteria)，其中Range参数:是为需要计算其中满足条件的单元格数目的单元格区域，Criteria参数:为确定哪些单元格将被计算在内的条件，其形式可以为数字、表达式或文本。

得出每个部门的具体票数后，再根据编号的范围，分别统计得出身份给出的具体票数。

2．2利用SUMPRODUCT函数，统计每个部门的最满意票数。函数名词解释:返回相应的数组或区域乘积的和，SUMPRODUCT函数语法为:SUMPRODUCT(array1，array2，array3，．．．)

2．3利用数据透视表，实现函数功能。数据透视表数据透视表是一种交互式的表，可以进行某些计算，如求和与计数等。可以动态地改变它们的版面布置，按照不同方式分析数据，也可以重新安排行号、列标和页字段。每一次改变版面布置时，数据透视表会立即按照新的布置重新计算数据。另外，如果原始数据发生更改，则可以更新数据透视表。

3 结束语

统计工作千头万绪，如何利用现有的知识结构，丰富的网络资源，较为成熟的常用工具软件，实现数据统计分析工作，是每个统计人应该研究和学习的。

没有好的软件，只有适合的软件。希望在统计道路上行走的统计人，能摸索到适合自己的软件，为统计工作带来便利。