在Excel中如何保证记录数据的唯一性

张安庆(太谷县职工学校 山西 太谷 030800)

在实际使用中主要分两种情况，一种是在空白表录入数据之前进行设置，防止录入重复数据;另一种情况是从表里清除已有的重复数据。下面就结合实例进行叙述:

1 在录入数据之前，对需要防止重复的字段列进行设置

1．1运用数据“有效性”功能。如下图一，选中姓名一列，打开菜单:数据→有效性→设置→允许→自定义→公式:输入公式:=COUNTIF($A:$A，A1)＜2(有的excel版本不能防止身份证号或者银行卡号重复，就改用下面公式:=MATCH(A1，A:A，0)=ROW(A1)，单击确定按钮，提示公式出错，继续单击确定，可以正常使用)。

输入重复时的警示:数据→有效性→出错警告:⑴中止:不允许录入重复的数据;⑵警告:允许录入重复数据;⑶信息:只是提醒，并且可以录入重复数据。上述情况均可自定义警示信息。

实际结果如图一所示。

注意:在设置了防止重复的列中，只能输入数据，不可以使用粘贴。

1．2运用“条件格式”功能。如图二，选中身份证号一列，选择菜单:格式→条件格式→新建规则→仅对唯一值或重复值设置格式→重复→格式→填充→橙色→确定→条件格式管理器→如果为真则停止(设置警示方式:勾选则为禁止重复，不勾选则为警告)→确定。结果如图二。

在Excel2007中，“条件格式管理器”被单独列出，菜单位置:格式→条件格式管理器。

2 清除现有数据表中的重复记录

2．1使用“高级筛选”功能。如下图三，首先选择需要去除重复数据的列，可以是任意个，这里选中A列和C列。然后打开菜单:数据→筛选→高级筛选:“列表区域”为A1:D6，“条件区域”空着，勾选“选择不重复的记录”。如图三所示:

上表中A列和C列均重复的有第5行与第3行，单击确定按钮以后，第5行被隐藏，将此清单复制到别处即可得到无重复记录的数据清单。

如果选择了全部字段列，即是要删除完全相同的记录行，这时也可以勾选“将筛选结果复制到其它位置”，将在指定位置得到无重复的数据清单。

注:此法只保留重复记录行中的第一行。

2．2使用“删除重复项”功能。将活动单元格定位在数据清单中，打开菜单:数据→删除重复项，如图四。

可以勾选任意个字段，图四中姓名和录取专业均重复的有第3行和第5行，单击确定按钮以后，将删除第5行，就得到删除重复行之后的数据清单。

注:此法只保留重复记录行中的第一行;本功能适用于Excel2007及其以后版本。

2．3使用“统计函数”功能。首先将需要去重的字段合并为一个(如果只对一列去重，就不需要合并，直接对此列运算即可)，例如:将A1B1C1三格合并至D1，在D1单元格中输入公式:=A1＆B1＆C1，然后向下复制填充，将每条记录中三个字段内容合并在各自相应的单元格中。然后在E2单元格中输入函数:=COUNTIF(D2:D$7，D2)，在此特别强调函数中绝对引用符号$的使用位置。将公式向下复制填充，得到图五所示的结果:

请注意上面公式中的D$7，在向下复制公式时，它是固定不变的，它定义了COUNTIF函数的查找区域为本单元格及其以下的各个单元格。因此在第3行，会找到3条与“白琪女工商管理”相同的记录，而在第5行只找到2条与之重的记录，在第7行的重复数为1。这样在E列的运算结果中大于等于2的记录都是重复行，用E列排序，即可将重复行删除。

3 结语

由于Excel版本的不同，其菜单的多少有所不同，个别菜单的形式也略有变化。但这并不影响使用，我们只需选择其中一种适合自己的方法即可实现目标。