干部人事档案管理的现状及策略研究

杨生俊

【摘要】人事档案在人力资源管理中发挥着极其重要的作用，尤其是全国组织人社系统开展干部人事档案专项审核工作以来，干部人事档案的重要性日益凸显。本文旨在结合工作实际，分析当前档案整理和专项审核及数字化建设现状，并提出相应管理策略。

【关键词】干部人事档案管理；现状；策略

干部人事档案是组织人社部门按照人事管理政策，在干部录用、培养、选拔使用及日常管理工作中形成的记载干部个人学习工作经历、录用审批、工资晋升、职称评聘、考核培训等方面的内容资料，是历史地、全面地考察了解和正确选拔使用干部的重要依据，是国家档案工作的重要组成部分。

一、干部人事档案的重要性

干部人事档案是人力资源管理的基础。人力资源管理起始于人事档案，以档案记载为基础。同时人力资源管理中的招聘与配置、培训与开发、绩效、薪酬、劳动关系等各环节又记录在人事档案中，因此人事档案管理与人力资源管理工作密不可分。人事档案是记录一个人从高中到大学期间的学习成长及各种社会实践活动，是高校毕业生就业及各单位选拔录用的主要依据。在个人录用审批、转正定级、工作调动、职称申报、办理养老保险以及考研深造时，都需要使用人事档案。因此人事档案工作是人力资源管理工作的基础性工作。

干部人事档案是干部身份信息的原始凭证。干部人事档案能够历史、全面、真实地反映干部本人的基本情况和成长历程，其材料的历史性、严肃性决定了它具有很强的参考价值，当干部本人对其个人信息提出异议时，可通过向组织提交申请，对存疑材料进行核实，而历史遗留问题可参考的最有力证据就是人事档案。

干部人事档案是规范监督干部的有效工具。党的十八大以来，中央八项规定颁布实施，对许多违纪的领导干部依法依纪惩处。凡是涉嫌违纪进行调查取证之前，首要环节就要查阅本人的人事档案，从人事档案中获取三龄一历等必要的信息，以明确当事人身份及工作经历，并方便办案人员核准取证信息，因此干部人事档案也是规范监督管理干部的有效工具。

二、当前干部人事档案管理中存在的问题

近年來，干部人事档案管理整体工作水平有了很大提升，尤其是2015年全国人事档案专项审核开展以来，人事档案工作步入规范化建设轨道，档案造假现象得到有效遏制。但在专项审核的工作实践中，仍存在着一些不容忽视的问题：

（一）档案工作人员队伍力量薄弱。人事档案工作数量大，做起来耗时费精力。相比人力资源管理其它工作，人事档案工作枯燥、单纯，需要特别细心，耐得住寂寞，因此很多人不太愿意干这项工作。以陇西县为例，全县52万人口，机关事业单位工作人员12500人，人社局管理的副科级以下干部职工档案就有11000份，按“千卷一人”的标准配备工作人员的话，就需要11名专职工作人员开展日常整理管理工作。但是受编制等因素限制，人社局机关全部工作人员仅有30人。要安排11名专职人员开展档案工作显然是不现实的，档案管理人员只能身兼数职，导致对档案工作精力投入不足。为了开展档案专项审核及日常管理，只能从有关乡镇或其它单位借调干部。但借调的人员毕竟由于人事关系和身份特殊，人员流动快，难以静下心来安心工作，工作效率和工作积极性得不到持续提高。根据调查了解，这种现象较为普遍，在其它很多县市区的组织部、人社局不同程度存在档案工作人员不足的问题。

（二）人事档案材料分类归档不及时。人事档案涉及干部人数多，类别多，面广量大、情况复杂，加之档案工作人员有限，各单位集中交来的工资晋升表、考核表、聘用合同等因数量多而来不及入档，未能及时进档只能以散材料形式堆放。收集了的应归档材料不全面、不准确。一些单位交来的应归档的材料还存在内容不完整，日期、签字缺失，笔误导致的涂改，印章不清晰等现象，不符合《干部人事档案材料收集归档规定》要求，不能入档。

（三）档案信息化管理水平有待提高。随着信息技术的不断发展，人事档案信息管理系统已得到普遍采用，但由于受经费及技术、人员等方面因素的制约，干部人事档案管理只是把个人的基础信息输入了Excel表格，资料检索、调阅档案等仍用手工操作，无纸化、信息化管理基本没有实现。干部人事档案数字化建设要求对专项审核完成后的档案进行数字化信息采集，包括整理编码、档案扫描、原始图像制作、数据初审、高清图像制作、数据复审，同时建设光盘离线备份和在线备份系统，有条件的县区和单位建设智能化的档案库房。要实现这样的目标，还得大幅度投入人力、物力、财力，提高技术及管理水平。

三、完善干部人事档案管理的途径

（一）把人事档案工作摆在人力资源管理和干部管理的首要位置。人力资源管理过程中，人事档案管理是重中之重，因为人力资源管理工作中的所有业务活动都是围绕人事档案信息来展开的，所以人事档案管理工作应得到高度的重视。领导重视是做好人事档案管理工作的前提条件，通过加大宣传力度、普及档案法律法规，以增强单位领导及各部门档案管理意识、明确各自在档案管理中的职责，并将人事档案管理纳入日常管理工作范围，定期对人事档案管理工作进行检查、指导、监督，及时发现问题解决问题。人事档案管理不到位将对人力资源管理与开发起到阻碍作用。虚假的档案材料会掩盖其真实性，如果没有了真实性，人事档案也就失去了利用价值，导致人事管理混乱重重，出现许多不必要的麻烦。不对称的档案信息对未来人力资源配置的预测造成重大的影响，并将使组织失去更多的人才。因此人事档案管理工作是人力资源管理的基础，提高人事档案管理水平是维护组织人力资源管理、促进人力资源可持续发展的重要保障，人力资源管理者应当把人事档案工作摆在首要位置。

（二）按要求配备档案工作人员，为档案人员的晋升开辟绿色通道。配置专职人事档案管理人员，档案工作涉及的单位多、材料多，整理工作繁琐，制度规定和上级要求严格，达标任务重，如同时开展其它岗位上的工作，就会分散精力。因此，应该按照“千卷一人”人数要求配备专职档案工作人员，使她们一心扑在档案工作上，这样能减少差错的发生。将档案工作人员纳入专业技术人员管理，按照事业单位岗位比例要求设置足够的高级和中级专业技术岗位，为档案工作人员畅通专业技术职务评聘和行政职务晋升的通道，让档案工作人员树立工作的自信心，培养档案工作人员的职业荣誉感，切实做到爱岗敬业。

（三）开展档案业务工作人员培训，提升档案人员工作水平和效率。人事档案管理人员良好的业务素质是促进档案工作规范化管理的首要环节和根本保证，人事档案管理人员要有较高的政治素质、严格的组织纪律性和良好的职业道德，必须加强人事档案管理人员队伍的思想建设和业务水平，拓宽档案管理人员的知识领域，使其能够适应新的、更高要求的档案管理工作。切实抓好档案管理人员的业务技能培训，为其开展各种有关档案的法律法规、规章制度、行业标准等规范性文件的培训，档案管理各环节的实际操作技能培训。引导档案管理人员努力学习现代化的档案管理知识，以适应新的、更高的档案管理要求。同时，增强档案管理人员的服务意识，积极主动地与各部门沟通、协作，从而能够及时有效地获得各种信息，更好地为人力资源管理和为高层的决策提供服务。

（四）创新管理模式，提高干部人事档案信息化水平。运用现代化管理手段来制定档案工作发展规划，不断创新管理模式，逐步实现干部人事档案管理工作的现代化、信息化。加快人事档案数字化建设进程，尽快建立干部人事档案数据库系统，使干部档案在查阅、借阅、归档、统计等日常工作方面实行微机化操作，实现干部人事档案信息化、智能化管理，切实提高档案工作效率和查阅利用效率、转递速度。

（五）建立材料收集的长效机制，加强平时的材料收集。按照《干部档案收集归档办法》明确各种档案材料的归档时限和要求，严把材料入口关。管档人员必须将职工年度考核、学历变化、职称聘任、职务晋升等各种材料及时收集齐，并对送达的档案材料逐一进行甄别、审核，认真审核材料是否齐全完整，手续是否完備，印章是否清晰，签字、日期是否齐全。对不符合要求的资料表册，应退回资料形成部门，待整改、补充完整后再进行归档，从源头上杜绝不合格材料的产生，以免误导查阅人员对信息准确度的把握，影响档案的参考价值。遇有职称评聘、职务晋升需要查档、调档时要将抽出的材料及时归回原位，并按档案工作有关规定，实行全国统一标准整理装订，形成档案资料收集整理的常态化、规范化。档案材料是多部门各单位形成的原始资料，要全面完整正确地收集到应该归档材料，必须部门联动共同协作，在相关会议上做好档案管理工作的宣讲，让相关部门单位了解到档案管理工作的重要性、严肃性和真实性，能够将成套的、准确的、手续完备的材料及时转交档案管理人员。对私自涂改档案的现象，报送虚假材料的，要追究本人及单位主要负责人的责任，确保档案工作的真实性和严肃性。

（六）让制度从墙上走下来，落实到行动上，加强档案规范化管理。建立完善档案收集、鉴别、归档、整理、保管保密、查阅、借阅、转递等各项档案管理制度，通过制度来管理档案人员，深知档案的严肃性、保密性，也通过制度来规范档案收集、鉴别、入档程序和时限要求，从而提高工作效率。不仅要将制度明示在墙上，更要将制度落实在行动上，严格按制度执行查阅登记制。

总之，干部人事档案长期以来都有着极其重要的作用，是党的组织工作、人力资源管理工作不可或缺的重要参考依据。加强档案管理人员自身素养、业务能力的同时，还需注重组织领导、完善制度，确保干部人事档案能够历史、真实、全面地反映个人成长历程，从而成为最有价值的原始资料，发挥其应有的利用价值。