试论报社新闻档案管理中存在的问题与对策

郑世民

【摘要】本文将对报社新闻档案管理中存在的问题进行分析，并提出针对性的解决措施，希望可以提高新闻档案管理的水平，从而促进报社档案工作健康发展。

【关键词】报社 新闻档案 信息化

一、报社新闻档案管理中存在的问题

（一）缺乏健全的管理机制

在实际的工作中，部分报社并没有认识到档案管理的重要性，这就使得档案管理工作缺乏健全管理机制的保障，不利于管理水平的提高。同时，一些报社为了获得更大的经济效益，经常对报纸发行数量与版面进行不合理扩展，大大降低了新闻档案管理的质量，严重阻碍着管理工作的顺利进行。

（二）档案内容处理不合理

目前，报社在对新闻内容进行分类归档时，并没有相应的标准，甚至很多工作人员仅仅是将收集到的新闻材料以原本的样子保存起来，这使得新闻档案无法发挥出其价值。同时，归档流程与标准的缺乏，也给人们进行档案查询工作带来了很大的困难。

（三）管理方法落后

现今很多报社仍然使用传统的方法对新闻档案进行管理，而这不仅加大了管理人员的工作量，不利于工作效率的提高，还无法满足当前社会发展的实际需要，不利于报社档案管理工作的更好发展。同时，基础设施的缺乏也严重阻碍着报社新闻档案管理信息化建設的步伐。

（四）管理人员综合素质不高

目前，很多报社中的档案管理工作并不是由专业人员进行的，而这也就导致管理人员并不重视档案管理工作，同时还缺乏专业的知识与能力，不利于报社新闻档案管理工作质量与水平的提高。

二、加强报社新闻档案管理工作的措施

（一）建立健全档案管理机制

为了加强对新闻档案的有效管理，报社还应该结合实际工作情况，积极建立起健全的档案管理机制。一方面，报社人员应该提高档案管理意识。首先，报社领导要正确认识新闻档案管理，并加大对档案管理工作的重视，制定出科学、合理的档案管理制度，从而使管理工作可以有序进行。其次，相关领导要通过适当的措施与活动，使报社全体人员树立起科学的档案管理意识，让其认识到自身工作的重要性，并自觉做好档案收集、整理以及管理等工作，有效提高新闻档案管理的水平。另一方面，报社应该严格遵守相关法律法规，并在此基础上建立起健全的新闻档案管理机制。同时，在实际管理工作中，报社还应该根据具体工作状况，不断完善相应制度，以此来为档案收集、整理、存放以及查阅等工作的有序进行提供有力保障。另外，相应的管理部门还要定期对报社档案管理工作进行检查，及时发现其中存在的问题，并通过有效指导解决相关问题，从而有效提高报社新闻档案管理工作的水平。

（二）合理编研整理新闻档案

在当今社会，随着传播的途径增多，人们对信息内容也有了多样化的要求，而由于报纸具有服务性的特点，因此，报社必须对新闻档案进行合理地整理与编研，从而满足人们个性化的需求。相关工作人员应该通过问卷、采访等调研方式，了解到时代的潮流与读者的实际需求，并从多样化的层次与角度对材料信息进行收集，丰富新闻档案的内容。之后，工作人员要根据一定的逻辑与相关标准，完成新闻材料的分类和归档工作，这样既可以突出档案中的重点内容，还有利于新闻档案全面性的提高。报社人员还应该对新闻档案的价值进行深入挖掘，并通过科学、合理的编研，将其展示给读者，吸引入们的注意力，为报社的发展奠定良好基础。

（三）加强对先进信息技术的使用

进入新时代后，各种先进技术逐渐应用到了各个领域，因此，报社还可以通过加强使用先进技术这一方法来提高新闻档案管理的水平。一方面，报社要加强基础设施建设。首先，报社应该加大对基础设施建设的资金投入，给档案管理部门配备相关的配套设施，如计算机、扫描器以及打印机等，让管理人员可以通过这些基础设备对新闻档案资料进行有效收集与整理，促进管理质量的提升。其次，报社要做好日常的维护工作，定期对基础设备进行检查，及时发现其存在的问题并解决，使其可以发挥出自身作用，以此来为新闻档案管理工作的顺利进行提供有效保障。最后，报社还要建立起专门的安全防护系统，对档案信息进行有效管理，保证新闻档案的完整性与安全性。另一方面，随着科学技术的发展，档案逐渐由传统的纸质发展成了电子档案，因此，为了有效提高档案管理水平，报社必须利用先进技术，建立起健全的信息共享平台。在资源共享的情况下，报社人员不仅可以丰富新闻档案的内容，还可以提高档案管理工作的效率。同时，人们也可以根据自己的需要，在共享平台中找到需要的档案信息，有利于报社档案工作的进一步发展。

（四）提高管理人员综合素质

作为主要的实施者，档案管理人员的综合素质起着非常重要的作用，因此，报社只有不断提高工作人员的专业能力以及综合素质，才能对新闻档案进行更好的管理。具体可以从以下三方面进行：首先，报社要加强对档案管理人员的培训，通过定期的培训，加强其专业知识储备，使其掌握先进的管理理念与管理方法，促进档案管理人员专业能力的提升。同时，档案管理人员还应该加强对先进信息技术的学习，提高自身新闻档案收集和整理能力，并做好内容归档工作，以便后续查阅工作的顺利进行，从而有效提高管理的质量与效率。报社还要通过一定的职业道德教育，提高档案管理人员的责任意识与职业素养，促进其综合素质的提升，为新闻档案管理工作水平的提高奠定良好基础。另外，报社还应该建立起相应的责任制度，将责任落实到每一个档案管理人员身上，并规范其作行为，以此来使新闻档案管理工作达到理想的效果。其次，报社还要积极开展各种与档案管理、信息技术以及计算机技术相关的活动，让档案管理人员在实践活动中，通过互相的交流、探讨，提高自己实际管理水平，并通过对其他人员成功经验的借鉴，有效解决在具体管理过程中遇到的困难，从而保证新闻档案管理工作的顺利进行。最后，报社还应该建立起相应的考核制度与奖惩制度，定期对档案管理人员进行考核，把其利益与考核结果挂钩，并通过一定的奖励措施，充分调动起档案管理人员的工作热情与积极性，使其主动投入到工作之中。同时，还要通过适当的惩罚，让档案管理人员认识到自身工作的重要性，并在日常的档案管理过程中改正不良工作态度，从而有效提高新闻档案管理工作的质量与水平。

三、结论

进入新时代后，加强管理新闻档案已经成为了报社的一项重要工作。因此，必须通过建立健全档案管理机制、合理编研整理新闻档案、加强对先进信息技术的使用以及提高管理人员综合素质等措施，提高新闻档案管理的质量，从而促进报社档案管理工作更好更快的发展。