医院公文管理中存在的问题及对策——以泰州市人民医院为例

文/泰州市人民医院 高琴

医院公文代表着医院的形象，无论是下发院内的公文还是呈送上级机关单位的公文，都不容许有一丝瑕疵，而且医院公文管理也是医院管理的一项重要内容，公文处理的效率直接影响着医院行政部门工作的运行效率，因此公文管理的重要性不言而喻。由于医院机构性质及管理等方面的原因，我院公文管理中存在着一些亟待解决的问题，为了有效解决这些问题，笔者从人员、制度、管理、方法等方面全方位提出解决对策，以期提升我院公文管理水平，同时也期望能为其他存在相同问题的医院提供可复制、借鉴之处。

一、存在的问题

（一）公文处理缺乏专业性。1.办文人员非专业性。一方面我院行政人员组成主要是临床医生、护士转岗，近5年来招了一些专业的管理人员，但是并没有招聘或者未招到专业的文秘人员；另一方面，对于现行的办文人员，医院并没有给他们提供公文处理方面的学习培训机会，因此，现行办文人员都不具备系统化、专业化的公文处理知识。2.经验性办文。我院公文处理工作，一直都是由原办文人员经验性传教，一批批传承下来的办文知识和处理模式，并没有经过系统专业的培训，因此一直以来我院都是经验性办文。由于办文工作没有专业化的人员指导，没有专业的评判标准，也没有与时俱进，而仅凭传承的经验办文，公文处理工作中势必会存在“不为人知”的不规范性，甚至错误。

（二）公文管理制度不健全。我院现行公文管理方面的文件只有简单流程图和文件收发员职责这2个文件，这2个文件对实际并没有有效的指导意义。没有医院层面对公文处理工作指导性、规范性的文件，没有对文公处理流程中的人员或处室相应要求、追责、考核及奖惩机制，没有密级公文处理、公文撤销、废止、更改等相关规定，总之缺少公文处理工作规范性文件。

（三）领导不重视。医院的主要职责就是治病救人，保卫百姓健康，不是专业的行政机关，因此医院领导的工作重心和管理重点都放在医疗业务上，对于公文管理不太“感冒”。再加上医院的中层管理者（包括院办主任）和最高决策层原先几乎都是医疗、护理专业的医生和护士，并不具备公文方面的知识，也不了解公文运作的要求和规范，何谈公文管理呢？

（四）公文处理不严肃。1.形式主义。发文流程中公文审核人员只是签字了事，并不对公文的具体内容进行把关，只对事情做个知晓即推往下个环节，公文格式及内容的文字、语法错误全部依赖最后那一个环节中的院办办文人员。这样既加重了院办办文人员的审核负担，而且由于院办办文人员对于各部门的工作并不熟知，容易导致公文内容中的实质性差误审不出来。2.规范性差。各部门送至院办的公文，没有依照《公文格式规范》进行编排即送往院办公室办文人员，全部依赖院办的办文人员进行编排。对于各部门收到医院层面的公文或上级机关下发需办理的公文，并没有进行规范化的保管，以致文件遗失，后期无法追溯。3.时效性差。由于医院公文没有借助现代化的电子手段，文件的请示汇报仍然是最原始的手工签批，文件的保存也是最原始的纸质归档，对于上级来文领导批示也不明确，因此文件办理经常滞后。4.随意性强。由于缺乏医院层面的规章制度，导致医院公文的拟制、撤销、废止、更改随意性强。

（五）公文处理方式落伍。现在是信息化的时代，各行各业对于公文的处理都已积极应用电子化的手段，以此提高公文处理的质量和效率，全国各级医院尤其是三甲医院也不例外。那些领先型的三甲综合性医院，比如中日友好医院、省人医、苏北人民医院、华西医院、北京协和医院等等，它们早就将公文管理工作电子化，大大提高了公文处理质量和效率。作为三甲综合性医院之一，我院是后起之秀，与领先型三甲医院相比，仍有一定的差距，但是我院的规模和威望在当地也是首屈一指的。就公文管理而言，我院还延用传统公文处理模式，没有与时俱进，与大势不符，与我院的综合实力不匹配。

二、建议与对策

（一）提高办文人员的专业性。1.引进专业性人员。既然我院缺乏专业性的文秘人员，首先考虑的就是招聘这方面的人才，从人力成本出发，可以考虑招聘劳务派遣性质的文员，这样性价比高。2.培训办文人员。通过“请进来、送出去”的方式培训医院现行办文人员。（1）请进来。可以通过邀请院外专家、教授开展讲座，培训办文人员，使他们能够接受系统化、专业化的训练；（2）送出去。可以通过进修、继续教育、机关单位办公室借用等方式送出去培训学习，让办文人员在实践中汲取专业知识，提高他们理论联系实际的能力及实际业务水平。（3）固定化、常态化。对办文培训方式固定化、常态化，以保证办文人员学习的知识系统化、专业化、最新化。

（二）完善办文制度。1.制定我院“关于行政公文发文办理流程的规定”。我院现行公文处理流程的文件，就是一个简单的流程图，指导性意义不大。建议建立制定公文处理流程的规定，对收发文流程进一步规范，明确各个环节经办人的职责，规范公文处理的流程。2.制定我院“公文处理办法”。对公文种类和形式、公文格式、行文规则、发文收文办理、公文归档、公文管理等进行严格、详细的要求，并详细附上各类公文板式的样式，使得该公文处理办法具备较强的实践操作性，促进公文管理工作的规范化和科学化。3.制定我院“办文人员或科室责任考核机制”。对办文过程中各环节涉及的经办人或科室提出严格要求，保证公文运作的严谨性和规范性。由院办进行考核，对于公文办理过程出现的差错、推诿、拖沓、糊弄、保管不力，追责到人，并与人员及科室年度考核挂钩。

（三）增强医院公文管理的意识。医院既作为行政部门也作为公共服务窗口，承担的任务较为艰巨，做好医院日常公文的管理工作，既能提高医院的办公效率，简化内部办公流程，也能节约最大的医疗资源为广大患者服务。因此，医院要加强对办公室公文管理工作的重视，从领导到普通人员都应该树立公文管理的意识，把公文管理当成一个重要的工作来做，真正提高医院办公室公文管理的水平，最终服务于整个医院系统。

（四）推行公文管理方式信息化。1.信息化的好处。（1）便捷高效。医院启用办公自动化系统（OA）公文管理模块办文效率明显提高，如“表1”所示。效率不仅仅是时间的缩短，还体现在对文件的查询、追踪和督办上，在办公自动系统中，流程中各环节处理者只要输入公文关键要素进行搜索，便可准确、快捷查询公文当前处理情况。（2）节约成本。以电子公文形式为介质，可实现公文管理的无纸化办公，节约了纸、墨资源，告别、手工劳动方式，节省了人力和时间，降低了办公成本，与绿色办公、低碳环保政策相契合。（3）实现公文电子归档。在OA系统公文管理模块中，点击“公文归档”即可瞬间完成电子归档，填补了传统公文管理电子档案的空白，为日后查询、统计等工作提供了很大便利。2.信息化的可行性。目前我院OA系统也有公文管理模块，但是并没有启用，如果我院将公文管理工作信息化，不需要再大量投入资金，只需结合我院办文实际，对OA系统的公文管理模块稍加整改，即可投入使用。对于办文人员而言，只需更新他们的观念、改变习惯、稍加培训即可对OA系统办文上手。

表1 启用OA公文管理模块前后公文办理时间对比表

现在是信息化时代，面对公文管理信息化的诸多好处，以及我院公文管理信息化拥有OA系统平台这个坚实的基础，在不加大医院经济负担的基础上，医院急需转变观念、习惯，将公文管理方式信息化，以期提高我院公文管理质量和效率。