新时期电力企业档案管理及其创新策略

周莉

摘 要：文章分析了电力企业档案管理的重要性以及当前电力企业在进行档案管理工作时存在的问题，并提出新时期电力企业加强档案管理的创新策略。

关键词：电力企业 档案管理 创新

1 引言

电力企业是我国重要的支柱型企业，在发展过程中出现巨量的电力档案，而这是反映电力工程建设的基础，也是进行工程建设和验收必不可少的内容。进行电力企业档案的管理，具有十分重要的现实意义，因此电力企业需要加以重视，解决档案管理中存在的问题，对档案管理进行创新，提高档案管理的效率。

2 电力企业档案管理的重要性

电力企业的档案管理是企业日常工作的一部分，对于电力企业是否能在激烈的市场竞争中站稳脚跟有着十分重要的意义。电力企业的档案内容主要是企业在运行过程中对于生产经营活动的原始记录，不仅能够真实地反映出企业的发展历程，也包含着大量的科技和知识信息资源，能够促进企业的快速发展。而且对于档案的再利用，还能为电力企业项目的运行维护、管理、改建等提供依据，也方便追究问题出现时各个责任人的责任。因此电力企业档案的存在对于电力企业的发展具有十分重要的意义。

3 当前电力企业档案管理中存在的问题

3.1管理形式不统一

鉴于电力企业档案管理的重要性，电力企业档案管理已受到多方面的重视，但在实际工作开展中，并没有取得预期的效果。最为明显的问题就是没有统一的管理形式，管理工作的规范性和标准化不强。部分电力企业做到了档案管理的标准化建设，并能按照这个标准开展管理工作，严格按照《档案法》和相关规章制度进行管理。但有的电力企业或者一些细节方面，还存在着不规范、不统一的情况。比如档案管理人员的个人习惯不同，在记录时有不同的记载方法，导致档案记录规范十分不统一，增加了管理难度；目录设定不统一，降低了检索效率。

3.2管理的专业性不强

传统的档案管理模式是利用纸质档案进行管理，但这样档案的丢失和损坏可能大大增加，天气湿润会造成档案发潮，天气干燥则有可能引发火灾，这些会造成纸质档案不可挽回的损坏，给档案管理增加了难度。而现在随着信息技术的发展，电子档案逐渐代替纸质档案成为档案管理的主要形式。但很多电力企业对于信息技术的应用还不广泛，专业性不强，对于档案只重视技术数据和资料的保存，忽视了对声像档案的保存，包括电力企业建设过程中的一些影响、图片、录音等，没有进行管理和存档。这就影响了企业档案的完整性，导致档案内容混乱、模糊、不准确，长期以往出现档案丢失、损毁等问题，影像档案的管理和使用。

3.3管理方式落后

现有的档案管理方式并没有全部落实，而且由于技术、财力等因素的影响，部分电力企业开展档案管理的方式比较落后，信息化水平不足，硬件和软件设施不到位，或比较滞后，更新换代缓慢，跟不上企业的发展，容易出现档案信息丢失的情况。另外电子档案还涉及到档案网络安全的问题，因为很多文件没有特殊的字迹或签名方式，录入电脑后都是统一格式，因此容易被篡改，也存在泄漏的危险。对于档案管理有的企业还处于单机运行和条目是管理状态，只是用电脑仿造传统纸质档案的管理方式，没有真正意义上打破传统档案管理的限制。

4 新时期电力企业档案管理的创新策略

4.1健全档案管理制度和标准

新时期对于电力企业档案的管理，首先就是要根据时代发展的特点，以及电力企业档案的特点，完善档案管理制度和标准，严格按照相关制度进行管理，比如《电力科技档案管理手册》等。电力企业要根据工作内容，制定详细的档案管理制度，划定明确的档案管理標准，确定电力企业档案管理的改革方向和优化策略；开展档案管理的法治化和标准化建设，完善档案管理相关的法律法规，确定电力企业档案管理部门的管理职责和范围，将责任明确到个人和岗位，方便在出现问题后追责。其次要建立严格的管理标准，电力企业档案管理应朝向科学化、制度化、标准化和规范化方向发展，因此要制定科学的管理方式，适用严格的管理标准。比如对于档案的收集、归档、信息整理和储存、运用、档案转交等，都建立严格的标准和规范，按照档案类别、内容、载体等的不同，制定不同的保管期限和归档位置等。再输入计算机和数据库时，要规划好目录形式并进行标注，还要注意反复核对信息，保证录入的准确性。

4.2加强信息化建设

在新时期要借助信息技术和互联网技术，在档案室配备先进的计算机和硬软件设备，建立电力企业电子档案管理系统，一方面实现对现在电力企业项目和工作人员档案的电子化管理，结合本单位实际邀请高水平的研发公司针对本企业研发档案管理软件，提高档案管理信息化的适用性，同时要做好软件的更新工作，使其跟得上企业和电子设备的发展；另一方面，实现对企业过去发展阶段留存的纸质档案的转化，转换成电子档案，对内容进行整理和备份，防止资料丢失、损毁等。还要加强对于档案搜索的信息化建设，提高档案资料的检索速度和查询速度，加快档案管理效率。建立电力企业内部网络，实现档案资料共享，推动电力企业的发展。

4.3强化档案的编研工作

电力企业档案管理部门在进行档案的收集、整理和归纳时，还要围绕企业的工作重心，手机企业内外部信息，对档案资源进行编研和利用。档案编研就是选择、整理、加工和整合档案资源中有较大价值的部分，这对于电力企业的发展有重要意义。所以电力企业要重视档案编研，深入挖掘档案价值，为企业的下一步发展和决策提供参考依据。在进行档案编研时，要根据本企业的发展历程、重大事件等，选择一些有较大借鉴意义的档案资源设置专题，将相关历史完整、真实的反映出来，提高档案管理的知识化发展。还要加大对档案利用的宣传力度，让员工意识到档案的价值和作用，从而提供更详细的档案信息。另外，还可以建立档案知识化管理系统，为有需求的员工提供市场形势分析、主题材料、数据分析等帮助，提高工作效率和质量。

5 结语

电力企业档案管理对于企业工作的顺利开展具有十分重要的意义，因此在信息化水平稳步上升的新时期，电力企业要结合信息技术，实现电力企业档案的信息化、规范化、标准化管理，确保电力企业档案管理工作的有效性。

参考文献：

[1] 于芝芬.电力企业档案管理及其创新研究[J].现代国企研究，2016，（8）：26.