略论企业档案管理规范化与标准化体系生产管理

岳菊

【摘要】在企业发展中，档案属于重要信息资源，是企业发展中的宝贵财富，记录了企业的成长历程，因此，在企业发展中档案管理发挥着十分重要的作用。生产管理与档案管理两者间是相辅相成、相互协作，采取何种措施确保两项工作开展的标准化与规范化成为企业发展的核心问题，本文首先分析了标准化体系生产管理概述，同时阐述了企业档案管理规范化，最后总结了企业档案管理规范化与标准化体系生产管理策略，旨在为推动企业得到更好的发展提供有效参考意见。

【关键词】企业；档案管理；规范化；标准化体系；生产管理；策略

通过深入分析能够发现，部分企业领导并未重视企业生产管理与档案管理工作，即便是开展了这两项工作，也未能树立正确的认知，难以做到档案资源的高效利用。企业只有确保档案管理的规范化，才可保障生产管理的标准化，为企业的可持续发展奠定基础。

一、标准化体系生产管理概述

标准化体系指的是在企业生产管理基础上，制定制定方针、发展目标、职责范围等，在相关程序、体系的基础上，注重质量控制，结合企业发展战略，合理改进生产管理措施。生产管理制度化是标准化的重要基础，只有完善各项制度、确保有据可依、有章可循，才能够打破传统的生产管理模式，制定最高的企业管理目标。

二、企业档案管理规范化

企业档案管理指的是在各项生产与经营活动开展中，将具有保存价值的档案总和在一起。在企业管理工作中，档案管理属于核心点，可反映企业的生产历程，保存商业秘密，为企业高层决策提供保障。总而言之，档案管理属于企业文化的活标本，在企业生产经营、管理工作中发挥着十分重要的作用。

三、企业档案管理规范化与标准化体系生产管理策略

规范化的档案管理是企业开展标准生产管理的重要基础，而标准化的生产管理是企业档案管理规范化的重要前提。在企业的日常管理工作中，两者呈正比关系，只有管理体系越标准，才可促使管理工作越规范，形成的各种记录才真实有效。两者之间只有相辅相成、相互促进，才可发挥其该有的作用，推动企业得到更好的发展。

（一）规范数据据记录格式

就企业生产管理工作而言，存在着数据记录杂乱无章的现象，企业应当选取持有证书的标准化体系内审员，采取有效措施，促使数据记录格式规范。为实现所有表格格式的统一性，标准化体系内审员应当严格按照各项标准文件，制定具体的作业文件要求，强化各个部门的协商，在意见一致的基础上，为生产管理提供便捷性。针对数据内容与现实不符的情况，应当及时将其删除，针对内容缺陷的表格，应当及时完善，按照相关要求对表格进行编号。在表格使用过程中，要做到一表多用，减少印刷版面，为后期的档案管理提供便捷性。随着经济全球化发展，企业全面推行标准化体系刻不容缓，企业应当顺应时代发展需求，确保生产管理、档案管理工作的有序开展。

（二）建设三高企业档案室

为避免档案资源浪费，企业应当成立三高档案室，配备专门的档案密集库房，配备电脑、打印机、碎纸机、扫描仪等专用设备。引进“高起点、高要求、高标准”的软件，要求各个部门与档案管理部门形成密切配合，为档案管理工作开展提供支持。企业应当从自身战略发展出发，参照未来发展趋势，制定《档案管理标准》、《档案室管理制度》等体系，配备各类日常管理文件。以笔者所在的公司为例，截至2017年底，成功接收的项目档案为600册，文书档案共计2500册，销售档案共计700份。财务档案共计500册，行政档案共训600册，人事档案共计2800份。由此可见，三高档案室能够充分发挥出档案管理的作用，为企业生产管理工作保驾护航，拖动企业得到更好的发展。

（三）坚持人文管理方针

人员属于企业发展的重要资源，在职人员是企业发展的动力，离职退休人员是企业的奠定人，就企业发展做出了很大的贡献。员工与企业之间有着千丝万缕的关系，其思想、行为、情绪对企业有着很大的影响。企业应当始终坚持人文管理理念。比如：患病员工，企业应当表示慰问；家庭纠纷员工，企业应当及时访谈，杜绝员工的后顾之忧，促使员工可全身心的投入到工作中；思想波动员工，企业应当及时进行谈话，消除员工的疑虑，逐步增强员工的归属感。同时，企业还应当做到“三个到位”，针对各类突发性事件（火灾、地震等），企业应当第一时间进行帮扶与救助，切实解决员工的困难。解决员工生活中的问题，比如：重大疾病、意外伤害等。离职员工诉求，解决员工就医、住房、养老等问题，强化员工的亲情帮扶。针对在职员工，企业应当解决孩子读书问题、住宿问题，注重优秀人才培养，不断完善企业人力资源结构，以此推动企业得到更好的发展。企业在生产管理与档案管理工作开展中，只有员工产生良好的归属感，才可积极配合企业档案管理、生产管理工作的有序開展。

（四）积极开展多彩文化活动

定期开展各类娱乐活动，逐步增强员工的归属感。如何聚拢员工的心，促使员工将单位视作家，成为当前企业发展中的主要问题。通过实践证明，只有员工对企业萌生归属感，才能够以积极的心态去面对生活，以此确保生产管理工作的有序开展。企业应当结合不同使其的特点，针对性的开展活动，比如：运动会、歌唱大赛等，展示企业员工良好的精神风采。

通过开展各类丰富多彩的活动，能够促使员工感受到企业的人性化管理，逐步增强员工的自豪感、归属感。同时，还应当注重离职员工文化活动的开展，促使离职员工了解社会发展方向，明确当前的政治形式，关注企业的变化。

（五）创新发展管理服务工作

企业不仅需要加大在职人员的关怀力度，针对退休人员，同样需要落实管理服务工作，只有不断研究市场发展形式，配备与之对应的任务，才可满足新时代发展需求。企业在管理体系制定中，应当结合市场实际情况，更好的契合实际，不断整合与优化管理服务要素，选取最佳的管理服务途径，为企业在职员工提供文化养老氛围。就企业发展而言，企业在职员工管理服务工作属于企业文化的软实力，可引领企业文化风尚，推动企业得到更好的发展。同时，企业应当借助微博、微信等手段，为员工搭建良好的交流平台，不断开拓档案访问途径。在不断探索与实践中，创新档案管理、生产管理服务途径，促使企业生产管理、档案管理工作开展的科学化与规范化。

四、结束语

综上所述厂企业在日常经营工作中，只有积极调动全体员工的参与，才可保障标准化体系的有效落实，确保档案管理的科学化与规范化，将各项政策与方针落到实处，推动企业的健康发展，促使企业经济的稳定增长。只有如此，才可为企业的可持续发展奠定基础，完成“经久不衰、百年传承”的发展目标。

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