高职院校办公自动化应用现状及改进措施

党剑波 田娜

摘要：在互联网快速发展的时代，各种各样的网络信息技术层出不穷，办公系统的出现和应用为高职院校的建设做出了突出的贡献，提高了办公的效率和质量。本人是高职学院办公系统建设的主要建设者和参与者，该文主要通过对当前高职院校办公系统的应用现状的分析，提出一些合理化建议和改进措施，以便给后来的办公系统建设者提供一些参考。

关键词：办公系统；信息；高职院校

中图分类号：TP393 文献标识码：A 文章编号：1009-3044（2018）24-0083-02

信息化建设是高职院校建设的重要部分，是一项基础性、长期性和经常性的工作，其建设水平是高职院校整体办学水平、学院形象和地位的重要标志。随着互联网不断发展，国内许多高职院校纷纷将校园信息化建设列入了学院的重点工作来抓紧实施，建成了比较完善的校园信息化基础设施，积累了相当丰富的校园信息网络资源。而办公自动化的建设是信息化建设的一部分，为学院提供一个协同的、集成的办公环境，能使所有的工作人员在统一的虚拟办公环境中进行工作，摆脱时间和地域的限制，真正实现所有人员的协同办公，进一步提升学院内部高效的无纸化办公。本文主要通过分析高职院校办公自动化建设中的现状和问题，提出一些合理化的改进措施，以期给后来高职院校办公自动化建设者提供一些参考。

1 高职院校办公自动化应用现状

高职院校办公自动化建设已经很多年，但是与企业相比还是比较落后和迟缓的，在应用中存在很多问题。例如办公自动化系统功能很多，但是真正让教师参与的功能少而且很复杂，办公系统的资源共享性不高等，都是目前高职院校办公自动化的现状，具体情况如下：

1.1办公自动化效益不明显

目前高职院校的办公自动化系统都还停留在信息管理层面，不能够对领导决策提供辅助帮助功能，因此工作效率没有明显提高。系统的设计很难使教师参与到学校的管理当中，而且部门与部门之间的共享资源缺乏协作性管理，这样只能使学院的信息管理效率低下，整体配合工作效率降低。大多数高职院校办公模式还停留在纸质文件的传递基础上，从而也降低了工作效率。

1.2 办公自动化的使用率不高

办公自动化只有行政和教辅坐班教师使用，上课的教师很少使用，因为专任教师到学校上完课后，就离开学校回家，而办公系统到家里不能使用，导致使用率大大下降。另外学院的多数领导年龄偏大还是习惯以前的办公模式，比较喜欢纸质文件，特别是遇到一些重要的申请、项目、批文，领导还是认为纸质签名更有效力和实质性；这样领导越重视纸质文件就导致多数教职工认为办公系统是可有可无的，那么使用这个系统用户就更少。

1.3 办公自动化的使用不方便

一个系统的好或者不好在很大程度上与该系统的操作是否方便有很大關系，如果一个系统操作很不方便，肯定会遭到大家的唾弃。目前为止，很多高职院校办公自动化系统只能在校内进行访问，在校外不能进行访问，在这方面就大大降低他的方便性。系统首页多数功能菜单其实与教职工经常使用的功能无关，教师经常使用的菜单需要不断地寻找才能发现，这样会给教师一种使用办公系统很不方便，大大降低教师的体验。如果办公系统能和其他系统联合开发手机客户端或者开发校外登录接口，我相信教职工更愿意去应用系统，系统的使用会更加便捷，即便领导不在学校，通过办公自动化系统，就可以查看需要处理的文件，办事效率大大提高。

1.4办公自动化兼容性不高

如果从一个教师角度来评价办公系统好坏，我认为可以从系统的兼容性来进行评价。目前大多数高职院校的办公系统只能使用IE浏览器进行访问，还必须下载一些插件，兼容性就比较差，这给用户带来很大的麻烦。如果用户没有安装IE浏览器，那么要想登录办公系统还必须要安装IE浏览器，完全改变用户的使用习惯；但是如果是一个兼容性比较好的系统，是不需要改变用户的使用习惯的，使用什么样的浏览器都能进行访问，这样就会大大提高教师的使用体验。

2 高职院校办公自动化应用现状分析

造成目前高职院校办公自动化应用效果不佳的原因分析如下：

2.1制度建设方面

目前大多数高职院校没有进行制定整体的信息化发展规划，没有指明信息化发展的目标，更没有制定相关的规章制度来保障办公自动化的建设和应用，如果学院没有科学合理的规章制度，就不能保证办公自动化得到高效率的应用，这就导致办公自动化可有可无的局面。另一方面，受到以前办公习惯和旧的管理体制的影响，很多教师对办公系统的使用还只是停留在简单的收文发文、表格处理、信息交流等基本的上传下达层面，虽然学院已经有办公自动化系统，但是很多具体的办公流程，办公自动化系统不能完成还是必须采取半手工半自动的模式。另外，多数学院没有成立信息化领导小组，在建设过程中各个部门没有很好地进行协同合作，各个部门分工职责不明确，导致经常出现各个部门之间相互推诿现象，严重阻碍学院的信息化建设和发展。要改变这种局面，我们就必须从制度建设上进行改革创新，转变工作人员工作作风，建立完善的规章制度，促进部门之间全力合作，只有这样高职院校的办公自动化建设才会是先进的和高效的。

2.2经费投入方面

高职院校的信息化建设的最大问题之一，就是资金的投入。很多领导认为信息化建设投入与产出严重失衡，信息化建设的投入与目前的使用情况严重不协调。因此，学院给信息化建设的资金就比较少，因而使信息化建设因资金紧张而停滞不前。办公自动化的建设，是需要软件和硬件两方面的投入。在硬件方面，办公自动化的建设需要所有的网络能够快速访问、能够快速传输大量文件，但是以前的硬件设备不能满足大量电子文件的传输速度和信息量大的要求，因此必须要更换硬件设备。在软件方面，办公自动化的软件需要升级，以前办公系统功能单一、操作复杂、兼容性差给用户的使用带来很多不便，另外手机端移动办公的应用也需要进行投入资金。如果学院不能给信息化建设投入更多的资金，那学院的信息化只能处在停滞不前的局面。

2.3用户使用方面

领导对信息化的重视程度在很大程度上决定了学院的信息化建设水平，学院领导和各个部门的领导如果能起到带头主动使用办公自动化系统，组织下属教职工使用办公自动化系统，那么教职工也会更愿意去使用办公自动化系统；但是，目前多数领导都还是默认审批走传统的纸质流程，也就导致即便目前办公自动化系统早已实现这项功能，但大多数教职工还是“乐意”拿着纸质文件去审批。学院多数教授和领导，他们的年龄都是比较大，大部分文化层次也比较高；但是就因为年龄大已经习惯传统的办公模式，不习惯使用计算机来进行办公，更不习惯接受新生事物。比如，平时的一般审批程序，办公自动化系统已经设置好了，但是领导和年龄大教授碍于习惯，他们还是很少使用。

3 高职院校办公自动化改进措施

3.1建立完善的规章制度

信息化的建设需要一个建设标准，需要一个规范来指导，而不是随意的杂乱无章的开展信息化建设，因此建立一个完善的规章制度是必须的也是必要的。只有建立完善的规章制度和完善的管理机制才能达到信息化建设的预期目标，比如，严格规定公文的审批必须使用办公系统来进行处理不允许使用纸质文件，严格规定教职工的用户权限、责任和义务，对于不能及时处理的公文等使工作延误要给予一定的处罚，要建立一个学院信息化领导小组，具体负责各个部门之间的协调沟通、学院信息化发展的统一规划和建设标准的制定等。

3.2加强办公系统知识培训

首先要给学院领导和教职工讲解清楚办公自动化的优越性和先进性，提高教师和各级领导的办公自动化意识，从而使领导和教职工认识到办公自动化对学院信息化发展的重要性。然后，针对不同使用人员进行不同层次的培训，使院领导能达到会使用办公系统审批、查阅文件的技术水平，使一般教职工达到熟练使用办公系统的程度，使技术人员达到能及时处理和解决办公系统出现的各种问题；并且应将教职工的信息化水平作为教师职称评审考核内容之一。

3.3加强系统的安全性和兼容性建设

高职院校办公自动化建设给学院带来方便的同时，由于其升级换代和开放性带来系统的兼容性和安全性等问题。一旦安全问题出现问题，就可能给学院的发展规划、教师和学生信息、财务数据等信息泄露造成严重后果，影响学院的正常教学和科研活动。因此，强化办公系统安全性和兼容性建设，防止信息被泄露、修改和非法窃取，已经成为今后办公自动化建设急需解决的问题。在选择办公自动化系统时，应选用市场上成熟的社会化程度高的软件平台，要遵循兼容性原则，系统建设有足够的兼容性，可实现后期同构产品并平滑过渡，保护既有的投资的同时，注重系统的扩展性，保证系统平滑升级；同时要遵循安全可靠原则，在系统设计中，充分考虑系统的安全性和可靠性，采用多種安全防范技术和措施，保障系统的信息安全，保障系统长期稳定可靠运行。

参考文献：

[1]孙浩.办公自动化中的计算机技术应用[J].电子技术与软件工程，2017（2）：149.

[2]徐洁.论高校档案信息化建设存在问题及改进思路[J].办公室业务，2012（15）：39-40.

[3]梁广洪.高职院校建设办公自动化系统势在必行[J].考试周刊，2010（15）.

【通联编辑：王力】